Alle videregående institutioner, der benytter Optagelse.dk til at oprette uddannelsesudbud, skal have mindst én Optagelse.dk brugeradministrator.

En Optagelse.dk brugeradministrators primære funktion er at vedligeholde hvilke kolleger, der har adgang til Optagelse.dk, samt styre hvilke rettigheder, hver medarbejder har.

Det anbefales at have flere brugeradministratorer på enhver institution i tilfælde af skift af medarbejdersignatur og længerevarende fravær.