Adgang til løsningen som regionsmedarbejder på Optagelse.dk

For at du kan tilgå værktøjerne der understøtter fordeling af ufordelte samt eftertilmeldere og tilgå data til brug for klagebehandling, skal du have rettigheden ”Optagelse: Regionsmedarbejder” på dit NemLog-in medarbejdersignatur. 

Er du i tvivl om, hvordan du får tildelt den korrekte rettighed, kan du læse vejledningen: Få adgang til Optagelse.dk med din medarbejdersignatur.

Når du har fået rettigheden, vil du have mulighed for at vælge siderne Fordeling af ufordelte ansøgere og Fordeling af eftertilmeldere og videresendte ansøgere samt at søge efter specifikke ansøgere/ansøgninger gennem siden Find ansøger inde på Optagelse.dk. 

Hvis du allerede har rettigheden, men stadig ikke kan finde de tre sider på Optagelse.dk, kan det være nødvendigt at opdatere din rettighed, eller fjerne den og tilføje den på ny. I begge tilfælde skal du kontakte din brugeradministrator.

Gennemgang af værktøjer

Til understøttelse af regionernes rolle i elevfordelingen findes tre primære værktøjer:

  • Overbliksvisninger til manuel fordeling af ufordelte og eftertilmeldere
  • Find ansøger - et søgeværktøj til fremsøgning af ansøgers oplysninger på Optagelse.dk
  • Forrangsbehandling – et værktøj til behandling af forrang, uddybes i denne artikel: (Behandling og vurdering af forrang for regioner)

Denne vejledning omhandler siderne til manuel fordeling og find ansøger.

Manuel fordeling: Behandlingsansvar

Ansøgere med adresseoplysninger skal fordeles af den region, de har bopælsadresse i.
Ansøgere uden adresseoplysninger (herunder sms-ansøgere) skal fordeles af den region, som ansøgers først prioriterede ansøgningsinstitution har adresse i.

Eksempel

Ansøger Bent er sms ansøger. Bent har søgt STX på Aarhus katedralskole på sin 1. prioritet. Da Bent har søgt efter ansøgningsfristen (i 2024: 1. marts), skal Bent fordeles manuelt. En medarbejder i Region Midtjylland vil kunne fordele Bent via IT-løsningen på Optagelse.dk.

Overbliksvisninger til manuel fordeling af ufordelte og eftertilmeldere

Når den centrale elevfordeling er kørt, vil der være en række ansøgere, som ikke vil have fået tildelt en plads – det er de ufordelte ansøgere. Disse ansøgere skal fordeles manuelt af regionsmedarbejderen inde på Optagelse.dk. 

Ansøgere, der har søgt en gymnasial uddannelse på 1. prioritet efter fristen (Eftertilmeldere), fordeles efter den centrale elevfordeling er gennemført og fordeling af ufordelte ansøgere har fundet sted. Eftertilmelderne fordeles dermed først efter at de ansøgere, der har været en del af den centrale elevfordeling, har fået besked om deres foreløbigt reserverede plads. Ansøgere, der efterfølgende videresendes til et gymnasialt udbud før optagelsesdatoen, skal også fordeles manuelt, inde på Optagelse.dk af regionsmedarbejderen. Når fristen for optagelse er passeret er det kun videresendte ansøgere, som ikke tidligere har været tildelt en plads, der kommer til manuel fordeling.

Til understøttelse af fordelingsopgaven findes følgende overbliksvisninger for ansøgere der afventer manuel fordeling som hhv. ufordelt og eftertilmelder.


Betegnelse for overbliksvisning

Kort beskrivelse


Ufordelte Ansøgere /
Ufordelte eftertilmeldere

På siderne findes en tabel hvoraf alle ansøgere, der afventer manuel fordeling (*), fremgår.


Udbudsoverblik

På siden findes en tabel med alle de udbud, som har ansøgere der afventer manuel fordeling(*). Derfor kan der i visse tilfælde være udbud der ligger udenfor regionsmedarbejderens region, såfremt regionen, som medarbejderen repræsenterer, har behandlingsansvaret for den pågældende ansøger.


Ansøgere til et udbud

På siden findes en tabel hvori der vises alle de ansøgere der afventer manuel fordeling (*), og har en ansøgning til det valgte udbud.


Fordelingsresultat

På siden findes to faner. I fanen ”Foreløbigt fordelt” fremgår alle de ansøgere, og deres ansøgning, som der er foretaget foreløbig fordeling til. Denne side tillader endelig fordeling af de foreløbigt fordelte ansøgere.

Visning af ansøgere og behandlingsansvar

Behandlingsansvar gør sig gældende for alle visninger af ansøgere der afventer manuel fordeling. En regionsmedarbejder i Region Midt ser kun de ansøgere, som regionen har behandlingsansvar for (regler for behandlingsansvar er beskrevet ovenfor ovenfor).
Menu-struktur i regionsløsningen


Overbliksvisning: Ufordelte ansøgere/Ufordelte eftertilmeldere

Ansøgere der afventer manuel fordeling, som henholdsvis ufordelt og eftertilmelder, fremgår af tabelvisningen. Ansøgere som allerede er foreløbigt fordelt, vil ikke fremgå i tabellen.
Øverst på siden fremgår en opsummering over, hvor mange der er ufordelte, foreløbigt fordelte samt antallet af ansøgere, der fremgår af den anvendte filtrering.

Filtreringen muliggør visningen af en delmængde af ansøgerne ud fra de valgte parametre. Det er desuden muligt at fremhæve ansøgere, der er kommet til siden en given dato.


Kolonnespecifikation

Kolonnenavn

Specifikation

Ansøger

Her vises ansøgerens navn, ansøger-id og postnummer. Ved at klikke på ansøger-id'et får man adgang til ansøgerens detaljer, og kan derfra foreløbig fordele en ansøger.

Rettidig

Om en ansøger har søgt rettidigt. Dette vises som Ja eller Nej.

Ansøger er rettidig hvis ansøger har underskrevet en ansøgning inden årets ansøgningsfrist. Det gælder også, når en ansøger, der er under 18 år, har underskrevet sin ansøgning inden fristen, og en forælder endnu ikke har gjort det. Så snart en ansøger har underskrevet en ansøgning inden årets ansøgningsfrist, så er ansøger rettidig. Rettidighed er en information, der bliver tilknyttet ansøger, ikke en specifik ansøgning.
Ansøger er ikke rettidig hvis hverken ansøger eller ansøgers forælder har underskrevet ansøgningerne inden fristen.

Dato

Dato der viser hvornår ansøger sidst har foretaget ændring i sine ansøgninger (herunder er registreret som ufordelt, blevet videresendt, mv.), som foranlediger at ansøger skal manuelt fordeles.

Uddannelse

Viser de(n) uddannelse(r) type(r) hvor ansøger har ansøgninger til. De er sorteret efter prioritet, som vil sige at 1. prioritet altid fremgår øverst, og de resterende prioriteter nedenunder.

OBS: Hvis ansøger fx har en prioritet 1 og 2 på samme uddannelse og en prioritet 3 på en anden, vil denne fremgå som nummer to på listen.

Transport-oplysninger

Angiver om der er beregnet en rute for mindst én af ansøgers ansøgninger.

Følgende udfaldsrum gør sig gældende:

·       Beregnet: Der findes en beregnet rejsetid på én af ansøgerens ansøgninger.

·       Afventer rejsetid: Der er ikke beregnet en rejsetid endnu.

·       Administrativ rejsetid: Det er ikke muligt at beregne transporttid for ansøgeren, eller de beregnede ruter opfylder ikke kriterierne for en gyldig rute.

·       Beregnes ikke: Der beregnes ikke rejsetid. Eks. sms ansøgere.

Antal prioriteringer

Antallet af ansøgers egne underskrevne ansøgninger (dvs. værdien indeholder ikke antallet af skyggeansøgninger).


Skygge-
ansøgninger

Antallet af ansøgers skyggeansøgninger.


Overbliksvisning: Udbudsoverblik

Denne side indeholder en tabel, som har til hensigt at give et samlet billede af de tilgængelige uddannelsesudbud i den region, medarbejderen er tilknyttet. På denne side kan der også være udbud, som ikke er tilknyttet regionen. Disse udbud forekommer i tabellen fordi der er ansøgere med ansøgninger hertil, som afventer fordeling, og som regionen har behandlingsansvaret for. Det er kun dem, som ikke allerede er foreløbigt fordelt, som fremgår af visningen.

Kolonnespecifikation

Kolonnenavn

Specifikation

Beliggende i

Hvilken region institutionen hører under.

Postnummer

Postnummeret for den institution der udbyder udbuddet.

Institution

Institutionsnavnet. Ved at klikke på institutionsnavnet får man vist en liste over ansøgere der aktuelt er under behandling hos den pågældende institution. 

Type

Overordnet uddannelsesbetegnelse.

Antal ansøgere

Antal ansøgere der har en ansøgning til udbuddet.

Overbliksvisning: Ansøgere til et udbud

Du finder denne side ved at klikke på et institutionsnavn i udbudsoverblikket. Det giver et overblik over ansøgere der er under behandling af regionen ved det valgte udbud. Det er kun dem, som ikke allerede er foreløbigt fordelt, som fremgår af visningen.

Kolonnespecifikation

Kolonnenavn

Specifikation

Ansøger

Her vises ansøgerens navn, ansøger-id og postnummer. Ved at klikke på ansøger-id'et får man adgang til ansøgerens detaljer, og kan derfra foreløbig fordele en ansøger.

Prioritet

Ansøgeres prioritet på udbuddet.

Rettidig

Om ansøger har søgt rettidig på det specifikke udbud.

Transportoplysninger

Rejsetid fra og til institutionen, beregnet i minutter.

Videresendt

  • Til dette udbud – hvis ansøger er videresendt til det viste udbud
  • Til andet udbud – hvis ansøger er videresendt til et andet udbud
  • Ikke videresendt – hvis ansøger ikke er videresendt.

Fordelingsresultat

Under 'Fordelingsresultat' er der to faner.

Foreløbig fordeling

Når en eller flere ansøgere er foreløbig fordelt, bliver de gemt som et udkast under denne fane. Herfra kan ansøgere endeligt fordeles, enten enkeltvis, eller flere på en gang. Ansøgerne markeres med flueben, hvorefter der trykkes på knappen "Fordel endeligt".

Endelig fordeling

Her ses de ansøgninger der er blevet endeligt fordelt, i foreløbig fordelingsfanen til de respektive uddannelser, eller institutioner.

Find ansøger

Her kan ansøgere fremsøges på baggrund af enten personnummer, ansøgnings-id eller ansøger-id. Dette skal oplyses af ansøger ved henvendelse til regionen.

OBS: Det er kun muligt at søge efter ansøgere til gymnasiale uddannelser, Søgefunktionen ser på tværs af regioner.

Ved søgning af ansøger vises en detaljeside, som indeholder tilgængelige data om ansøgeren.

Ansøgerdetaljer-side

Der findes flere veje til ansøgerdetaljer-siden. Denne side kan både tilgås via ”Find ansøger” men også ved at klikke på ansøger id i overbliksvisningerne eller på siden Ansøgere til et udbud.

Ansøgerdetaljer-siden vil altid kun vise én ansøgers data. Ansøgers navn vil fremgå øverst, efterfulgt af en grå boks med ansøgers grundlæggende data, herunder personnummer, alder, kontaktoplysninger, forældredata mv.

Under den grå boks fremgår tre faner, som man kan bladre imellem afhængig af behovet. De tre faner Aktuelle ansøgninger, Data til klagebehandling og Pladstildelinger specificeres herunder.

Slet ansøgers ansøgninger

 Under ansøgerdetaljesiden er det muligt at slette en ansøgers ansøgninger. Dette kan for eksempel være nyttigt i tilfælde, hvor forældre har søgt på vegne af barn. Hvis ansøger afventer manuel fordeling og du har behandlingsansvar, vil knappen være synlig.

  • Medarbejderen bør kun gøre dette efter aftale med ansøgeren – ansøgeren modtager ikke besked af nogen art når der trykkes på OK.
  • Handlingen logges i Optagelse.
  • Handlingen kan ikke fortrydes.

Aktuelle ansøgninger

Her fremgår en tabel med ansøgers underskrevne ansøgninger. Disse ansøgninger er underskrevet af ansøger, og hvis ansøger er under 18 år vil disse også være underskrevet af minimum en forælder. Slettede ansøgninger fremgår ikke.

Afhængig af, om ansøger afventer manuel fordeling, vises flere oplysninger i tabellen. Hvis ansøger afventer manuel fordeling, er det muligt at foretage manuel fordeling af vedkommende via de ansøgninger, der fremgår af denne fane. I sådanne tilfælde vil der også kunne forekomme skyggeansøgninger i tabellen.

Kolonnespecifikation

Kolonnenavn

Beskrivelse

Hvis ansøger afventer manuel fordeling(*).

Prioritet

Prioriteten for ansøgningen.

NB: Det vises her, hvis ansøgningen er en skyggeansøgning. Skyggeansøgninger vises kun hvis, 1) ansøger tidligere har haft en pladsreservation på gældende skyggeansøgning, eller, 2) hvis ansøgeren er til manuel fordeling. Det fremgår her, hvis ansøgningen er en skyggeansøgning.

Hvis ansøger er til manuel fordeling pba. videresendelse til gymnasialt udbud (omvælgere), fremgår det i denne kolonne om ansøger er videresendt fra/til gældende ansøgning.

Ansøgnings id

Ansøgningens unikke id.

Ingen bemærkninger.

Type

Betegnelsen for det søgte udbud, f.eks. STX.

Hvis ansøger har søgt forrang, fremgår dette af denne kolonne.

Ingen bemærkninger.

Institution

Institutionen som ansøgningen er til.

Ingen bemærkninger.

Transportoplysninger

Fremgår kun, hvis ansøger er til manuel fordeling i gældende region. Transporttiden vises i minutter.

Hvis ansøger er SMS ansøger, vil de fremgå som 'Beregnes ikke'.

Kolonnen vises kun hvis ansøger afventer manuel fordeling.

Fordel

Her er det muligt at trykke på knappen ”Fordel foreløbigt”, og derved foreløbigt fordele ansøgeren til den pågældende ansøgning.

Fremgår kun hvis ansøger er til manuel fordeling i gældende region

Kolonnen vises kun hvis ansøger afventer manuel fordeling.

Find andet udbud baseret på ansøgers uddannelsesønsker

Såfremt ansøger afventer manuel fordeling, et er muligt at fremsøge et andet, men lignende udbud, end hvad ansøgere har søgt. Og efter aftale med ansøgeren kan ansøgeren foreløbigt fordeles til dette alternative udbud. 

Fordeling via denne funktion vil være uden transportoplysninger, og bero på medarbejderens lokalkendskab i området. Derfor vil optagelse.dk ikke kunne give transportoplysninger hertil, og vil heller ikke kunne give transportoplysninger for ansøgninger oprettet på denne måde, i en klagesituation.

Data til klagebehandling

Fanen ’Data til klagebehandling’ viser de oplysninger omkring ansøgeren der blev anvendt i den centrale elevfordeling. Det giver mulighed for at se, hvordan ansøgerens ansøgninger så ud da de var en del af elevfordelingen.

  • Fanen er kun beriget med data, hvis ansøgeren har været en del af elevfordelingen.
  • Hver ansøgning kan "foldes ud" (se nedenstående tabel) så det er muligt at se visualisering af den beregnede rute, og information om kapacitetsgruppe, samt lodtrækningsnummer.
Kolonnespecifikation

Kolonnenavn

Betegnelse

Fold ud

Ved at klikke på ”+” i denne kolonne vil en rubrik folde sig ud under rækken. I denne rubrik forekommer yderligere oplysninger for ansøgningen til brug for behandling af klager, herunder:

  • Kapacitetsgruppe.
  • Lodtrækningsnummer.
  • Evt. forrangsoplysninger.
  • Rutebeskrivelse, og visualisering for ansøgers rejse til institutionen der fremgår af ansøgningen. Mere om rutebeskrivelsen fremgår under tabellen.

Prioritet

Prioriteten for ansøgningen

NB: Hvis teksten ”Tildelt under elevfordeling” forekommer i denne kolonne betyder det, at ansøger blev tildelt denne ansøgning via algoritmen.

Ansøgnings-id

Ansøgningens unikke id.

Type

Betegnelsen for det søgte udbud, eksempelvis STX.

Institution

Institutionen, som ansøgningen er til.

Ændr endelig fordeling

Det er muligt at ændre den endelig fordeling af ansøgeren, og dette overskriver hvilken plads ansøgeren er tildelt.

Kolonnespecifikation

Rutebeskrivelse og -visualisering

For hver ansøgning visualiseres ruten fra det tidspunkt hvor ansøgningens rute blev beregnet.

Ruten kan vise følgende detaljer: 

  • Transporttid: Den samlede tid det tager at rejse fra start til slut.
  • Til adresse: Destinationen for rejsen.
  • Tidspunkt for afgang: Når rejsen begynder.
  • Tidspunkt for ankomst til institutionen: Når rejsen ender ved institutionen.
  • Ventetid inden ringetid: Den tid man skal vente ved ankomst til institutionen, indtil undervisningen starter. Angivet i minutter og klokkeslæt.

Ruteberegningen tager højde for forskellige transportmuligheder, som hver især er repræsenteret ved specifikke ikoner i visualiseringen:

  • Gå: Visuel repræsentation gennem et ikon af en person, der går.
  • Cykel: Et ikon der viser en cykel.
  • Bus: Et ikon af en bus sammen med angivelse af den specifikke busrute.
  • Metro: Et ikon af en metro samt angivelse af metroens rute.
  • Tog: Et ikon af et tog, inklusiv angivelse af linjen.

Pladstildelinger

Her fremgår en tabel, der specificerer ansøgers pladstildelingshistorik.

Har ansøger ikke en pladstildeling fremgår dette af en tekstbesked ved klik på fanen.

Kolonnespecifikation

Kolonnenavn

Betegnelse

Dato

Datoen for hvornår ansøger blev tildelt pladsen.

Ansøgnings id

Her fremgår ansøgningens unikke id.

Uddannelse

Betegnelsen for det søgte udbud, f.eks. STX.

Institution

Institutionen, som ansøgningen retter sig til.

Fordelt af

Her vises hvem der har fordelt ansøgningen.

Udfaldsrum:

  • Elevfordelingsalgoritmen.
  • Region Nordjylland.
  • Region Midtjylland.
  • Region Syddanmark.
  • Region Sjælland.
  • Region Hovedstaden.
  • Region x via klagebehandling.

Hvis ansøgeren har fået en pladsreservation fordi regionsmedarbejderen har fordelt ansøgningen via fanen Data til Klagebehandling, vil det fremgå med denne tekst, Region x gennem Klagebehandling, i Pladstildelinger fanen, under ansøgers detaljer.

NB: I det tilfælde hvor ansøger tidligere har haft plads på et udbud, og er videresendt til en ansøgning til et ikke gymnasialt udbud (eks. eud, 10. kl., lign.), vil det ikke ’udløse’ en pladstildeling. Derfor er den seneste pladstildeling ikke nødvendigvis et udtryk for, hvor ansøger ”befinder sig nu”.