Lærepladsen.dk | Vejledninger | Erhvervsskoler | Administration af lærepladsforhold

Ønskes uddannelsesforløbet oprettet før registrering af lærepladsforhold, fremsøg da eleven fra elevoversigten.

• Klilk på elevnavn 
• Klik på Vis elevoverblik
• Klik på Opret uddannelsessforløb

Udannelsesforløb oprettes ved at vælge:

• Uddannelse
• Speciale 
• Startdato

Slutdato er kun krævet ved oprettelse af uddannelsesforløb til kort uddannelsesaftale.

Klik Gem og uddannelsesforløbet er oprettet.

Hvis der registreres et tillæg med skift af speciale, vil specialet på uddannelsesforløbet automatisk skifte til det nye speciale, på den dato hvorfra ændringen er gældende fra.

Ved registrering af uddannelsesaftale, der er elevens første uddannelsesaftale efter den uforskyldt mistede aftale, markeres i tjekboks i trinnet skolens registrering at det er første aftale efter uforskyldt mistet aftale. 

Ved registrering af optag i skoleoplæring på baggrund af uforskyldt mistet uddannelsesaftale, markeres i tjekboks i trinnet til skolens registrering, at eleven er optaget efter uforskyldt mistet aftale.

Elevoverblikket samler elevens stamoplysninger, uddannelsesforløb, samt tilhørende lærepladsforhold. 

Uddannelsesforløbet viser data om uddannelsen, version og speciale, samt startdato og forventet udlært. Ligeledes vises den valgte elevtype, samt elevoplysninger (skoleophold, kvalifikationer og elevtyper), som indberettes fra de studieadministrative systemer. 

Under uddannelsesforløbet kan man se nuværende, tidligere og kommende lærepladsforhold inden for uddannelsen. Lærepladsforholdet viser data om selve lærepladsforholdet, virksomheden og info om sagsbehandling/registreringen. 

Redigering 

På elevoverblikket er der adgang til at redigere uddannelsesforløbet og de enkelte lærepladsforhold.

Følgende kan redigeres herfra:

• Opret uddannelsesforløb
• Vis/rediger dokumenter
• Opret lærepladsforhold 
• Opret tillæg/ændringer til lærepladsforhold
• Opret ophævelse
• Angiv afslutningsgrund

Skoleoplæring

Virksomhedsforlagt oplæring

Delaftale under skoleoplæring

AUB har behov for, at der registreres elevtyper på alle lærepladsforhold i Lærepladsen.dk, både igangværende og tidligere aftaler. Herunder også aftaler, som ikke omfatter skoleophold.
Alle aftaler indgår i beregning af Læreplads-AUB og Samlet Betaling, og elevtypen skal fremgå i hele aftaleperioden på alle aftaler for at indgå i disse ordninger.

Det primære er, at der er valgt elevtype med startdato tidligere eller senest samme dag, som uddannelsesaftalen starter. 
I så fald ses bort fra, at der eventuelt også er markeret i

• ”Ingen elevtype, Gældende fra uddannelsesforløbets start”
• efterfølgende elevtypeperioder, med samme elevtype som allerede valgt

Det betyder, at hvis elevtypen fra aftalens start, har en slutdato, ses der bort fra slutdatoen ind til der evt. kommer en ændring til en anden elevtype.

Hvis der er flere uddannelsesaftaler i samme uddannelsesforløb, skal det sikres, at der er valgt elevtype, som er gældende for alle aftalers startdato.

Der arbejdes på en forbedring af vinduet til valg af elevtyper.

Ved registrering af uddannelsesaftaler, er der i trinnet ”Skolens registrering” et felt til ”Uddannelsesvej” med mulighed for at vælge ”Oplæringsvej” eller ”Skolevej”.

Reglerne for valg af uddannelsesvej er uændret:

• Skolevej vælges, hvis grundforløb ikke er omfattet af aftaleperioden, fordi grundforløbet allerede er gennemført, eller hvis der er givet merit for grundforløbet.
• Oplæringsvej vælges, hvis grundforløbet, eller dele heraf, indgår i aftaleperioden.

Hvis eleven tidligere har haft en uddannelsesaftale på samme uddannelse og speciale, eksempelvis ved korte aftaler og restaftaler, skal uddannelsesvejen være den samme som på den tidligere aftale. Dette gælder også, selv om eleven måske i mellemtiden har gennemført grundforløbet.

Registrering af uddannelsesvej på uddannelsesaftale der er færdigregistreret

Hvis en uddannelsesaftale er på Præmietrækkets fejlliste med fejlteksten: ”Uddannelsesvej mangler at blive angivet”, kan fejlen udbedres ved at:

1. Fjerne færdigregistrering fra aftalen
2. Vælge uddannelsesvej
3. Markere færdigregistrering igen og tryk "Gem ændringer"

Vær opmærksom på at registreringer i Lærepladsen.dk først afspejles i Præmietrækket dagen efter.

Langt de fleste lærepladsforhold fra EASY-P er importeret, så de kan redigeres i Lærepladsen.dk. Der udestår imidlertid lærepladsforhold, som STIL midlertidigt har blokeret for import, fordi det mistænkes, at de ikke vil blive indlæst korrekt i Lærepladsen.dk.

Årsager til blokering kan både skyldes registreringsfejl i EASY-P og systemfejl ved indlæsningen på Lærepladsen.dk. STIL arbejder på at alle lærepladsforhold bliver importeret.

Hvis skolen har et akut behov for at få importeret en elevs lærepladsforhold, fx fordi den manglende import har betydning for udbetaling af refusion fra AUB, vil skolen i nogle situationer, have mulighed for selv at importere en konkret elev.

Når en elev importeres i Lærepladsen.dk, betyder det, at alle elevens lærepladsforhold indlæses fra EASY-P. Vælger skolen at importere en elev, skal skolen efter import kontrollere, om de registreringer, der er i EASY-P afspejles korrekt i Lærepladsen.dk. Der er en hinttekst, der fortæller, hvor der er mistanke om fejl, som kan hjælpe skolen i kontrollen. Der kan være situationer, hvor skolen importerer en elev, fordi der er behov for at redigere en aktuel aftale i Lærepladsen.dk, som oprindeligt er registreret i EASY-P. Ved importen kan det vise sig, at årsagen til blokeringen er i et tidligere lærepladsforhold, som egen skole ikke har adgang til at redigere. I sådan situation skal skolen, der har importeret eleven, kontakte den relevante skole, med henblik på, at de retter registreringen. 

Der er forskellige årsager til, at elever er blokeret for import. Det er kun de årsager, hvor skoler har adgang til at rette op, at skolen har mulighed for at importere. Pt. er der bl.a. følgende årsager til blokering, som skolen har adgang til at importere. Hinttekster:

• "Eleven har tillæg, der ikke har fået påsat færdigregistreringsdatoen fra EASY-P"

STIL arbejder på en snarlig løsning, hvor denne påsættes automatisk.

Efter eleven er importeret, skal skolen kontrollere, om der er et tillæg i Lærepladsen.dk, som mangler dato for færdigregistrering.

Hvis det er tilfældet, skal den registrerende skole på tillægget, åbne tillægget i Lærepladsen.dk og markere det færdigregistreret. Tillægget vil få dags dato som færdigregistreret, og det har ingen konsekvenser

• "Der mangler muligvis en ændring til skoleoplæring fra EASY-P. Kontroller registreringerne i EASY-P og opret eventuelt manglende ændring i Lærepladsen.dk"

Efter eleven er importeret, skal skolen tjekke, om der i EASY-P er registreret ændring/tillæg til skoleoplæring, som ikke afspejles i Lærepladsen.dk. Ændringen kan være specialeskift, ændret periode, skoleskift m.m.

Hvis der mangler registreringer i Lærepladsen.dk, skal den registrerende skole for skoleoplæringen tilføje/oprette det direkte i Lærepladsen.dk. Registreringerne vil blive markeret med dags dato som færdigregistrering, og det har ingen konsekvenser. 

• "En registreringsfejl i EASY-P har forårsaget, at en restaftale ændres til at være en ordinær aftale via tillæg."

Efter eleven er importeret, er det ikke muligt for skolen at rette ændringen af aftaletypen i tillægget.

STIL arbejder på en snarlig løsning, hvor ændringen til at være en ordinær aftale via tillæg bliver rettet.

• "Der mangler et eller flere praktikforhold for eleven fra EASY-P. Kontroller registreringer i EASY-P og opret eventuelt manglende lærepladsforhold i Lærepladsen.dk"

Efter eleven er importeret, skal skolen tjekke, om der i EASY-P er registreret praktikforhold, som ikke afspejles i Lærepladsen.dk. Det kan være f.eks. en aftale, et tillæg, en skoleoplæring, m.m.

Hvis der mangler registreringer i Lærepladsen.dk, skal den registrerende skole for praktikforholdet tilføje/oprette det direkte i Lærepladsen.dk. Registreringerne vil blive markeret med dags dato som færdigregistrering, og det har ingen konsekvenser.

• "Der mangler en relation fra en delaftale til en skoleoplæring eller et FGU-eud forløb."

Efter eleven er importeret er det ikke muligt for skolen at oprette relationen til den rette skoleoplæring eller FGU-eud forløb, og det har ingen konsekvenser.

STIL arbejder på en snarlig løsning, hvor relationen til den korrekte skoleoplæring eller FGU-eud forløb bliver skabt. 

• "Der er mistanke om problemer i overførsel mellem EASY-P og Lærepladsen vedr. slutdatoen for et lærepladsforhold. Kontroller registreringer i EASY-P, og rette eventuelt forkert slutdato i Lærepladsen.dk"

Efter eleven er importeret, skal skolen tjekke, om der i EASY-P er registreret en slutdato for et praktikforhold, som ikke afspejles i Lærepladsen.dk.

Hvis der mangler en korrekt slutdato i Lærepladsen.dk, skal den registrerende skole for lærepladsforholdet rette slutdatoen direkte i Lærepladsen.dk. Registreringer vil blive markeret med dags dato som færdigregistrering, og det har ingen konsekvenser. 

• "Der er problematiske registreringer af praktikforhold i EASY-P, som endnu ikke er overført til Lærepladsen.dk. Kontroller registreringer i EASY-P og opret eventuelt manglende lærepladsforhold i Lærepladsen.dk"

Efter eleven er importeret, skal skolen tjekke, om der i EASY-P er registreret praktikforhold, som ikke afspejles i Lærepladsen.dk. Det kan være f.eks. en aftale, et tillæg, en skoleoplæring, m.m.

Hvis der mangler registreringer i Lærepladsen.dk, skal den registrerende skole for praktikforholdet tilføje/oprette det direkte i Lærepladsen.dk. Registreringerne vil blive markeret med dags dato som færdigregistrering, og det har ingen konsekvenser. 

• "Der er mistanke om problemer i overførsel mellem EASY-P og Lærepladsen.dk vedr. afslutningsgrund for et lærepladsforhold. Kontroller registreringer i EASY-P og oprette eventuelt manglende afslutningsgrund i Lærepladsen.dk"

Efter eleven er importeret, skal skolen tjekke, om der i EASY-P er registreret en afslutningsårsag for et praktikforhold, som ikke afspejles i Lærepladsen.dk.

Hvis der mangler en afslutningsgrund eller ophævelse i Lærepladsen.dk, skal den registrerende skole for lærepladsforholdet oprette afslutningsgrunden eller ophævelsen direkte i Lærepladsen.dk. Registreringer vil blive markeret med dags dato som færdigregistrering, og det har ingen konsekvenser. 

• "Der mistanke om at elevoverblikket ikke afspejler data i de tilhørende dokumenter."

Efter eleven er importeret, skal skolen tjekke, om elevoverblikket afspejler data i de tilhørende dokumenter.

Hvis der er forskel, skal der klikkes på "Gem og næste" på det aktuelle trin i dokumentet. Tjek herefter om elevoverblikket er opdateret korrekt.

Herefter er både registreringer og feltændringer, som hentes af de studieadministrative systemer m.fl., korrekte. 

Der er andre årsager til blokering for import, som skolen pt. ikke har adgang til at rette op på. STIL arbejder dels på selv at importere det udestående, og dels på at give skoler mulighed for at importere flere lærepladsforhold, der er blokeret af andre årsager.

Hvis elev er blokeret for import, fremgår det af blå infoboks på elevoverblikket. Der informeres kort om, hvad den mistænkte årsag til blokeringen er. Hvis skolen selv kan rette, vil der være knap med adgang til at importere. Hvis skolen ikke kan importere, vil knappen ikke vises.

Importer kun hvis der er akut behov

Muligheden for skolers import af enkelte elevers lærepladsforhold, er kun tiltænkt situationer, hvor den manglende import blokerer for skoles videre arbejde. STIL vil senere behandle import af de manglende lærepladsforhold. 

Registreres der et tillæg til en delaftale under skoleoplæring, som ændrer delaftalen til en kort aftale eller en restaftale, vises det på følgende måde i elevoverblikket.

Delaftalen og restaftalen er en og samme aftale, der blot skifter type.

I perioden hvor aftalen er en delaftale, vises aftalen som en delaftale under skoleoplæring.

Fra datoen for ”gældende fra” på tillægget, hvor aftalen ændres til at være en restaftale, vises aftalen direkte i uddannelsesforløbet uden for skoleoplæringen.

Hvis tillægget har en fremtidig dato for ”gældende fra”, informeres der i blå boks på elevoverblikket, om at der er kommende ændringer.

Hvis tillægget er trådt i kraft, fremgår det af aftalens feltændringer, at den er startet som en delaftale under skoleoplæring.