Generelt om Institutionsregisteret

Institutioner omfattet af institutionsregisteret

For enheder med elever gælder det, at en enhed kan blive oprettet i Institutionsregisteret, hvis enheden har uddannelse som det primære formål og uddannelsen er godkendt til at modtage offentligt tilskud eller er SU-, SVU- eller VEU-berettiget. Der skal indberettes elevaktivitet på afdelinger og enheder uden afdelinger.

Der skelnes i Institutionsregisteret mellem forskellige typer enheder: hovedskoler (enhedsart = 0 eller enhedsart = 1) og afdelinger (enhedsart = 2). I brugerhåndbogen benævnes disse en som hovedskoler, afdelinger eller enheder (både hovedskoler og afdelinger). En afdeling er knyttet til en hovedskole (juridisk enhed), og er et sted, hvor der indberettes elevaktivitet. En afdeling kan derfor have en anden adresse end adressen for hovedskolen, men vil altid være tilknyttet hovedskolen. En hovedskole kan have flere afdelinger, hvor der udbydes forskellig undervisning. Se afsnit "4.1. Hierarkisk Struktur" for beskrivelse af de forskellige enhedsarter.

Institutioner som ikke er omfattet af institutionsregisteret

Enheder oprettes ikke i Institutionsregisteret, hvis formålet med oprettelsen er at indgå i rabatordninger, låneordninger eller lignende arrangementer. Institutioner oprettes heller ikke for at fremvise uddannelser. Enheder, der i Institutionsregisteret er klassificeret som enheder med elever, nedlægges, hvis der ikke indberettes elevaktivitet. Endvidere er virksomhedsforlagt undervisning, praktik, driftsoverenskomst eller privatfinansieret kursusvirksomhed ikke tilstrækkeligt grundlag for oprettelse af en enhed i Institutionsregisteret. 

Oprettelse af institutioner

STYRELSEN FOR IT OG LÆRING varetager opgaven med at tildele de enkelte enheder institutionsnumre og dermed oprette dem i Institutionsregisteret. Enhederne oprettes på baggrund af konkrete henvendelser fra enten Undervisningsministeriet eller de kommuner/– regioner, der administrerer de enkelte enheder. For institutioner underlagt et andet ressort end Undervisningsministeriet oprettes institutionerne på baggrund af henvendelser fra de relevante ressortministerier.
Statslige, selvejende statslige eller selvejende private enheder (værdi 1, 4 og 5 i variablen ejerkode) oprettes alle kun, hvis oprettelsen er sket i henhold til enhedens vedtægter, og hvis denne er indberettet til Undervisningsministeriet. Når Undervisningsministeriet har modtaget henvendelsen, tager de kontakt til STYRELSEN FOR IT OG LÆRING, som så opretter enheden.
Kommunale, regionale, selvejende kommunale eller selvejende regionale enheder (værdi 2, 6, 7 og 8 i variablen ejerkode) oprettes alle på baggrund af henvendelser fra kommunen/regionen til STYRELSEN FOR IT OG LÆRING.
Hvis en enhed ønsker at blive oprettet, skal institutionen enten kontakte Undervisningsministeriet eller den administrerende kommune/region, som derefter kontakter STYRELSEN FOR IT OG LÆRING.
Enheder kan oprettes foreløbigt, indtil institutionen er endeligt godkendt af Undervisningsministeriet. Enheden får tildelt et midlertidigt institutionsnummer, som dog kun skal bruges i begrænset omfang, da enheden endnu ikke er endeligt godkendt. Enheden får endvidere koden ”9” i tællingsrelation.
Når enheden er godkendt til oprettelse, tildeles den et sekscifret institutionsnummer. Institutionsnummeret tildeles den nye enhed efter en gennemgang af allerede benyttede institutionsnumre (både aktive og nedlagte), idet nedlagte enheder bibeholdes i registeret af hensyn til historikken.
Det er vigtigt at pointere, at institutionsnummeret ikke er informationsbærende, men tildeles automatisk i fortløbende nummerserie.

Rettelser til institutionsoplysninger

Rettelser til enhedernes oplysninger sendes løbende til STYRELSEN FOR IT OG LÆRING, og rettelserne kan for kommunale, regionale, selvejende kommunale eller selvejende regionale (værdi 2, 6, 7 og 8 i variablen ejerkode) alle rettes uden videre godkendelse.
For statslige, selvejende statslige eller selvejende private enheder (værdi 1, 4 og 5 i variablen ejerkode) skal rettelser af institutionsnavn og alle adresseoplysninger altid være i overensstemmelse med enhedens vedtægter. STYRELSEN FOR IT OG LÆRING videresender ønsker til rettelser for selvejende private enheder (ejerkode 5) til godkendelse i Styrelsen for Undervisning og Kvalitet (STUK), Center for Institutionsdrift og Tilsyn (CIT). For statslige og selvejende statslige enheder (ejerkode 1 og 4) gælder tillige, at der til enhedens ønske om ændring af navn for hovedskolen/den juridiske enhed, skal medfølge en kopi af STUK’s meddelelse om ministerens godkendelse af nyt navn. Hvis ikke godkendelsen er med, foretages ændringen ikke og der rettes henvendelse til STUK/CIT (vedtaegter@stukuvm.dk). Der kræves ikke særlig godkendelse af navne på afdelinger.

De videregående uddannelser hører under Uddannelses- og Forskningsministeriet.

Herudover er enheden forpligtet til at sikre, at ændringer i navnet på enhedens leder, adresseoplysninger, CVR-nummer, P-nummer, samt e-mail, telefonnummer og web-adresse er opdateret. Dette sker ved at orientere UVM (mail: stuk.cit@stukuvm.dk) og STYRELSEN FOR IT OG LÆRING (se vejledningen: Indmeld ændringer til STILs support) om ændringen.
For ændringer til stamoplysninger på frie grundskoler, skal der tages kontakt til CIT på mail: friegrundskoler@stukuvm.dk. For ændringer til stamoplysninger på efterskoler og frie fagskoler (frie kostskoler), skal der tages kontakt til mail: friekostskoler@stukuvm.dk.

De relevante kontaktpersoner i Børne- og Undervisningsministeriet for de enkelte områder er vist nedenfor i forhold til variablen institutionstype 3. Uddybende kontaktoplysninger på kontaktpersonerne, findes bagerst i denne vejledning.

Vibeke B. Knudsen, Tannie Maria Andersen 1013 Friskoler og private grundskoler 1015 Specialskoler for børn 1016 Dagbehandlingstilbud og behandlingshjem 1062 Private gymnasier og Hf-kurser
Wanpen Christiansen: 1010 Efterskoler med særligt tilbud
1011 Efterskoler 1022 Folkehøjskoler 1023 Frie fagskoler
Kirsten Nielsen 1061 Gymnasier og Hf-kurser 1063 Studenterkurser
Kirsten Nielsen: 1053 Voksenuddannelsescentre
Gilda Daugaard: 1027 Institutioner for Forberedende Grunduddannelse (FGU)
Nicolai Ebsen, Uddannelses- og Forskningsministeriet 1085 Professionshøjskoler 1121 Centre for Videregående Uddannelser (CVU) 1122 Enkeltstående MVU-institutioner 1131 Universiteter 2022 Centre for undervisningsmidler
Kristian L. Ziegler: 1071 Erhvervsskoler
Irene Ziegler: 1072 Private udbydere af AMU og EUD
1026 Særlig tilrettelagt ungdomsuddannelse 2023 Studievalgscentre
Dorthe Ingvorsen: Spørgsmål vedr. navneændringer for statslige og selvejende statslige (1010, 1061, 1063, 1053, 1027):
Skal ikke tjekkes med UVM: 1021 Daghøjskoler

Rettelser foretages af de relevante kontaktpersoner i Børne- og Undervisningsministeriet, men skulle kontaktpersonen med rette-rettighederne ikke være til stede, og rettelsen har stor vigtighed, kan STYRELSEN FOR IT OG LÆRING kontaktes af en anden af brugerne og rettelsen udføres herfra.

Nedlæggelse af institutioner

Enheder må ikke nedlægges, hvis der indberettes elevaktivitet på enheden.
For statslige, selvejende statslige eller selvejende private enheder (værdi 1, 4 og 5 i variablen ejerkode) skal nedlæggelser godkendes i Undervisningsministeriet og være i overensstemmelse med enhedens vedtægter.
For de øvrige enheder nedlægges institutionen efter henvendelse fra enten enheden selv eller den administrerende kommune/region

Oprettelse af afdelinger

For statslige, selvejende statslige eller selvejende private enheder (værdi 1, 4 og 5 i variablen ejerkode) skal oprettelser af afdelinger godkendes i Undervisningsministeriet.

Særligt for folkeskoler

Skoler med såkaldt afdelingsstruktur er skoler med undervisning på forskellige, geografisk adskilte matrikler. En afdeling under en skole forstås som enhed, hvori der foregår undervisning i mere end blot et enkelt eller et par fag, og som er beliggende således, at der er en klar geografisk afstand til andre undervisningssteder ved skolen.  En afdeling kan dermed godt bestå af flere matrikler, såfremt disse ligger geografisk samlet. En svømme- eller idrætshal, der ligger afsondret fra øvrige undervisningssteder, anses således ikke som et særskilt undervisningssted. En geografisk samlet skole kan ikke opdeles i afdelinger.

Definitionen følger af forarbejdet til folkeskoleloven, lovforslag 'L 60 Forslag til lov om ændring af lov om folkeskolen, lov om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v., lov om institutioner for erhvervsrettet uddannelse og forskellige andre love.'

Særligt for institutioner omfattet af aftalen om elevfordeling

For institutioner omfattet af aftalen om elevfordeling forstås en afdeling som en geografisk lokation, hvor institutionen har tilskudsudløsende uddannelses- eller undervisningsaktiviteter. En sådan afdeling er geografisk placeret på en eller flere matrikler, der kan identificeres som én fysisk undervisningshelhed, dvs. en lokation og dertilhørende bygninger mv., som er nødvendige for at gennemføre undervisningen. Dertilhørende bygninger mv. dækker fx over lejede lokaler, hvor dele af enhedens undervisningsaktivitet gennemføres. En afdeling har én hovedadresse, der udgøres af den adresse, der fremgår af Institutionsregisteret.

Definitionen på afdelinger for disse institutioner følger af bemærkningerne til ’Lov om ændring af lov om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v., lov om institutioner for erhvervsrettet uddannelse, lov om private institutioner for gymnasiale uddannelser og lov om de gymnasiale uddannelser (Kapacitetsfastsættelse og elevfordeling på de gymnasiale ungdomsuddannelser)’, afsnit 3.1.2.4. Institutioner og afdelinger.

Nedlæggelse af afdelinger

For statslige, selvejende statslige eller selvejende private enheder (værdi 1, 4 og 5 i variablen ejerkode) skal nedlæggelser af afdelinger godkendes i Undervisningsministeriet.
For alle øvrige enheder nedlægges afdelinger efter henvendelser fra kommunen/regionen.
Der kan dog ikke være elevaktivitet tilknyttet en afdeling, der nedlægges.

Sammenlægning og fusioner blandt institutioner

Når to eller flere enheder enten fusioneres eller sammenlægges, er der flere mulige scenarier. Vedr. fusioner er der nedenfor skitseret de tre mulige scenarier:

1. To eller flere ”enkle” enheder (enhedsart = 0) fusionerer

Der oprettes en ny juridisk enhed (enhedsart = 1) - en hovedskole - som oprettes med de samme oplysninger som den af "enkle" enheder, der varetager administrationen for den nye fusionerede enhed. De gamle enheder bevarer deres oprindelige institutionsnumre og ændres til afdelinger (enhedsart = 2). Disse tilknyttes herefter den nye hovedskole som afdelinger. 

2. En eller flere ”enkle” enheder fusionerer med en enhed med afdelinger

Her er hovedreglen, at de ”enkle” enheder ændres til afdelinger (enhedsart = 2). Den juridiske enhed – hovedskolen – findes i forvejen og får de gamle enheder tilknyttet som afdelinger.

3. To eller flere juridiske enheder (hovedskoler) med afdelinger fusioneres

To eller flere enheder med afdelinger (enhedsart = 1) kan fusionere ved at bevare den ene juridiske enhed og lade alle afdelinger pege på denne som den nye juridiske enhed. Den overflødige juridiske enhed nedlægges og får tilføjet en flyttekode, der peger på den nye juridiske enhed.

Vedr. sammenlægninger er der to mulige scenarier, der er skitseret nedenfor:

1. To eller flere enheder sammenlægges i en af de eksisterende enheder

To eller flere ”enkle” enheder sammenlægges til én enhed, svarende til en af de oprindelige enheder. De øvrige enheder nedlægges, og tilføjes flyttekode der peger til den sammenlagte enhed.

2. To eller flere enheder sammenlægges i en ny enhed

To eller flere ”enkle” enheder sammenlægges til en ny enhed (en enhed på en ny adresse). De oprindelige enheder nedlægges, og tilføjes en flyttekode, der peger på den nye enhed.
Alle oprettelser af fusioner og sammenlægninger foregår i overensstemmelse med de retningslinjer, der er stillet op i forhold til oprettelser af enheder.

Deling af institutioner

Der er flere mulige scenarier i forbindelse med deling af institutioner, heri blandt:

1. En ’enkel’ enhed opdeles i flere enheder uden afdelinger

Enhedens institutionsnummer videreføres til en af de fortsættende institutioner, mens nye institutionskoder oprettes for resten af institutionerne.

2. En juridisk enhed med afdelinger opdeles og flere hierarkiske institutioner opstår

Den juridiske enheds institutionsnummer videreføres til en af de fortsættende institutioner, mens nye institutionsnumre oprettes for de nye juridiske enheder. I det omfang det er nødvendigt, oprettes afdelinger, der peger på de juridiske enheder. Ellers fortsætter afdelingernes institutionsnumre med at have status af afdelinger, men pegende på de juridiske enheder, der passer til den nye situation.

Konsekvenser af ændringer i Institutionsregisteret

Ændringer i oplysningerne kan medføre ændringer i alle de systemer, som anvender data fra Institutionsregisteret. Særligt oprettelse, nedlæggelse og ændringer af tællingsrelation, ejerforhold, institutionstype, enhedsart og tilhørsforhold mellem afdelinger og hovedskoler har konsekvenser i forbindelse med brugen af oplysninger fra Institutionsregisteret.

Kontaktoplysninger

Institutionsnummer

Sekscifret unik kode relateret til én enhed. Tidligere refererede de første tre cifre til enhedens kommunale beliggenhed, dvs. hvor enheden fysisk var placeret, mens de sidste tre cifre var et fortløbende nummer.
Denne tildeling er ændret, således at de første tre cifre ikke længere nødvendigvis refererer til den kommunale inddeling, idet der ikke ændres institutionsnummer på enheder, som flytter kommune.
STYRELSEN FOR IT OG LÆRING er ansvarlig for tildeling af institutionsnumre til nye enheder og opretter kun enhederne, når de er godkendt af de administrerende kommuner/regioner eller Undervisningsministeriet. Fra og med årsskiftet 2009/2010 vil nye institutionsnumre blive tildelt fortløbende begyndende med 280001.

CVR-nummer

Enhedens CVR-nummer.
Alle virksomheder, herunder selvstændige institutioner, har et CVR-nummer. CVR-nummeret er et 8-cifret nummer, der er unikt for den enkelte virksomhed. CVR-nummeret er virksomhedens identifikationsnummer. Det er således CVR-nummeret, der skal bruges, når en virksomhed ønsker at identificere sig overfor myndigheder og private f.eks. i forbindelse med udstedelse af fakturaer mv.
For kommunale enheder vil CVR-nummeret være det samme som den administrerende kommunes. Selvejende enheder har selvstændigt CVR-nummer.
CVR-nummeret kan findes eller tjekkes ved at benytte hjemmesiden cvr.dk.

P-nummer

Enhedens P-nummer.
Ud over et CVR-nummer får en virksomhed, herunder selvejende enheder, også tildelt ét såkaldt P-nummer (produktionsenhedsnummer) for hver fysisk beliggenhed, hvor virksomheden driver virksomhed fra. P-nummeret er et 10-cifret entydigt nummer. Da virksomheden tildeles et P-nummer for hver fysisk beliggenhed, hvorfra der drives virksomhed, kan der således være tilknyttet flere P-numre til samme CVR-nummer. En produktionsenhed er en adresse, der ejes af en virksomhed; en adresse, hvor virksomheden udfører aktiviteter.
"Hoved P-nr." hhv. "Hoved-P-enhed" er nummeret hhv. navnet på netop den p-enhed, der ligger på samme adresse som "modervirksomheden". Oftest har virksomheden kun én adresse, og derfor kun ét P-nr. (som så er hoved P-nr).
Kommunale enheder tildeles i henhold til ovenstående et selvstændigt P-nummer i forhold til deres administrationskommune, og dette nummer er unikt for den enkelte enhed.

Institutionsnavn

Enhedens fulde navn. Det maksimale antal karakterer for variablen er 128. Dog anbefales det, at navnet ikke overstiger 49 karakterer, da flere af de systemer, der trækker data fra Institutionsregisteret ikke kan håndtere navne med mere end 49 karakterer

Institutionens mellemlange navn

Til brug for systemer, der håndterer institutionsnavne af en længde på maksimalt 49 karakterer, skal det mellemlange navn angives.

Institutionens korte navn

Et forkortet navn for enheden. Det maksimale antal karakterer for variablen er 15. Det forkortede navn bruges kun til interne kørsler.

Deling af navn

Trecifret kode, der angiver, hvordan enhedens navn ønskes delt. Vedligeholdes ikke længere og indholdet kan ikke ændres.

Institutionsadressen

Institutionens adresse angives i to forskellige formater, da der i forbindelse med revisionen af institutionsregisteret i 2009 er indført en adressekodning efter OIO-standarden, samtidigt med at den hidtil anvendte institutionsadresse på kort tekstform (se nedenfor) fortsat indberettes til brug for flere systemer.
Den OIO-standardiserede adresse består af flere dele, heriblandt vejnavn, vejkode, hus-nummer-bogstav, etage, dørbetegnelse, lokalitet, stednavn, postnummer, postboks.
Af hensyn til Undervisningsministeriets edb-systemer indtastes der indtil videre også en institutionsadresse på kort tekstform som supplement til den OIO-baserede adresse.

Vejnavn

Det fastsatte navn på en vej, gade, plads, sti og lign. Vejnavnet angives som tekst. Det indgår som en del af adressen.

Vejkode

Entydig identifikation af en navngiven vej, gade, plads, sti og lign., indenfor den pågældende kommune. Vejkoden indhentes fra AWS.dk på baggrund af korrekte oplysninger om vejnavn, postnummer, etc.

Husnummer-bogstav

Nummerbetegnelse inkl. et evt. stort bogstav, som identificerer en bestemt adgang til en bygning, en grund eller et teknisk anlæg og lign. med udgangspunkt i den navngivne vej, som giver adgang hertil. Husnummer og bogstav indtastes derfor i samme felt.

Etage

Identifikation til beskrivelse af den etage, som en bestemt indgangsdør er beliggende på i den pågældende opgang.

Dørbetegnelse

Hvis der anvendes dørbetegnelse i adressen, skal denne angives.

Lokalitet

Lokaliteten kan være et gårdnavn, navn på ejendom, bygning eller bolig eller lign., som anvendes som supplerende postadressebetegnelse.

Stednavn

Stednavn er fastsat som en del af den officielle adressebetegnelse for en bestemt vej eller for nærmere dele af en vej (husnummerintervaller). Som bynavn kan anvendes et egentligt bynavn eller et andet lokalt stednavn.

Postnummer

Enhedens postnummer

Postdistrikt

Navn på postdistriktet, dannet ud fra postnummeret.

Postdistrikt/Bynavn

Bynavnet udledes automatisk af postnummeret og registerets stamtabel over postnumre.

Postboks

Eventuel postboks for institutionen angives her.

Geografisk breddegrad

Ud fra korrekte oplysninger om adressen ifølge OIO-standarden bestemmes den geografiske breddegrad.

Geografisk længdegrad

Ud fra korrekte oplysninger om adressen ifølge OIO-standarden bestemmes den geografiske længdegrad.

Institutionsadresse på lang tekstform

Enhedens adresse og/eller eventuelle postboksnummer på lang tekstform. Variablen skal udfyldes med husnummer.

Institutionsadresse på kort tekstform

Enhedens adresse og/eller eventuelle postboksnummer. Variablen skal udfyldes med husnummer. Variablen er påkrævet udfyldt for alle enheder. Af hensyn til benyttelsen i forskellige systemer, er Institutionsadresse på kort tekstform begrænset til 34 tegn.

Beliggenhedskommune

Kode, som angiver enhedens beliggenhedskommune. Christiansø er tilføjet beliggenhedskommunerne og har fået tildelt værdi 411.
I bilaget er vist koderne for beliggenhedskommune efter 1. januar 2007.

Beliggenhedsregion

Kode, som angiver enhedens beliggenhedsregion, dannet ud fra beliggenhedskommunen.

Gammel beliggenhedskommune

Trecifret kode, som angiver i hvilken kommune enheden var beliggende før 1. januar 2007. Variablen vedligeholdes ikke længere.

Administrationskommune/administrationsregion

Kode, som angiver enhedens administrationskommune eller administrerende region.
Tidligere har variablen indeholdt værdier fra 1-3 med oplysninger om institutionen var en statsskole, selvejende offentlig skole eller selvejende privat skole. I forbindelse med implementeringen af de nye kommuner i registeret, blev det besluttet at udelade koderne 1-3, da disse fremgår af variablen ejerkode.

I bilaget er vist koderne for administrationskommune efter 1. januar 2007.

Dato for kommuneskift

Dato for skift af beliggenhedskommune i forbindelse med kommunalreformen 1. januar 2007. Variablen vedligeholdes ikke længere.

Administrationskommune

Trecifret kode, som angiver enhedens administrationskommune. Institutioner, som er underlagt en region i stedet for en kommune, har ikke angivet en værdi.

Administrationsregion

Fire-cifret kode, som angiver enhedens administrationsregion, hvis institutionen hører under regionens ansvar.

Gammel administrationskommune

Trecifret kode, som angiver enhedens administrationskommune før 1. januar 2007. Variablen vedligeholdes ikke længere.

Institutionsleder

Enhedens øverste daglige leders fulde navn.
Lederens navn angives med fornavn efterfulgt af efternavn.. Er der behov for at tilføje en titel eller oplysning om lederen er konstitueret (forkortelsen ”konst.” benyttes), gøres dette efter et efterstillet komma efter navnet. Hvis lederens navn kun er angivet med forbogstav indsættes der punktum og mellemrum efterfølgende. Nedenfor er skitseret et par eksempler.
Eksempler: Hans Jensen Hans Jensen, skoleinspektør Hans Jensen, konst. H. Jensen H. K. Jensen

Hvis en stilling er ledig, har tidligere praksis været, at man skrev vakant i lederfeltet. Men denne praksis er nu ændret, således at en ledig lederstilling angives med et blankt felt.

Institutionsleder, kort navn

Til brug for systemer anvendes det korte navn på institutionslederen. Det er en tekst på 34 tegn.

E-mail-adresse

Enhedens officielle e-mail-adresse og ikke personlig, da vigtige meddelelser til enheden ellers kan gå tabt ved ferie, sygdom og andet fravær.

Web-adresse

Enhedens officielle web-adresse.

Telefonnummer

Enhedens officielle telefonnummer. Dette angives som xxxx xxxx (der skal indtastes et mellemrum).

Institutionstype

Institutionstype 3

En firecifret kodeopdeling af institutionstype og typenavn.
Variabeltypen institutionstype 3 er en moderniseret og forenklet variabel i forhold til institutionstype 2.
Institutionstypen følger den enkelte enhed, dvs. at hvis en enhed er en afdeling under en hovedskole af en anden type, skal den enkelte afdeling beholde sin ”egen” type, mens hovedskolen godt kan have en anden type.
Institutionstype 3 bruges bl.a. i Databanken og på Undervisningsministeriets hjemmeside.
Nedenfor er koderne for institutionstype 3 vist:

Institutionstype 2

En trecifret kodeopdeling af institutionstype og typenavn. Institutionstypen følger den enkelte enhed, dvs. at hvis en enhed er en afdeling under en enhed af en anden type, skal den enkelte enhed beholde sin ”egen” type, mens hovedskolen godt kan have en anden type. Variablen udfyldes i overensstemmelse med variablen institutionstype 3. De enkelte kategorier i institutionstype 2 bevares udelukkende af hensyn til historikken i diverse edb-systemer.
Det tilrådes, at variablen institutionstype 2 bør anvendes med forsigtighed, da der især blandt institutionskoderne 222-399 er en uklar afgrænsning. Variablen er påkrævet udfyldt for alle institutioner. I bilaget er koderne for institutionstype 2 vist.

Institutionstype 1

En tocifret kodeopdeling af visse institutionstyper samt typenavn. Institutionstype 1 bliver ikke længere opdateret.

Ressortministerier

Etcifret kode, som angiver enhedens ministerielle tilhørsforhold. Variablen er påkrævet udfyldt for alle enheder.
Nedenfor er koderne for ressortministerier vist:

Undervisningsniveau

Uddannelsesniveau/-trin på enheden angives som skolens højeste klassetrin. Denne variabel er kun relevant for institutioner med grundskoleundervisning (institutionstype 3 =1012, 1015, 1016, 1017, 1018 og 1019).
Undervisningsniveauet opdateres i forhold til klasse-hold-statistikken, som indsamles årligt. Hvis en enhed ikke indberetter til klasse-hold-statistikken, bibeholdes det undervisningsniveau, som var gældende for enheden.

Ejerforhold

En etcifret kode der angiver enhedens ejerforhold. Nedenfor er koderne for enhedens ejerforhold vist:

Hovedskoler og afdelinger

4.1 Hierarkisk struktur

For alle enheder skal følgende forhold være opfyldt, jf. definitionen af variablen enhedsart senere i denne vejledning.
Bemærk i øvrigt.
Der må ikke være navnesammenfald mellem afdelinger knyttet til den samme hovedskole.
Afdelinger er registreringsenheder for elevaktivitet. Afdelinger er ikke afregningsenheder for økonomi. Al afregning er tilknyttet hovedskolen for afdelingen.
Hvis der ikke indberettes elevaktivitet på en afdeling, nedlægges denne.
En afdeling skal referere til en hovedskole.

Hvornår skal hierarkisk struktur anvendes?

For statslige, selvejende statslige eller selvejende private enheder (værdi 1, 4 og 5 i variablen ejerkode) gælder det, at hvis det af en enheds vedtægter fremgår, at der er tilhørende afdelinger, skal denne eller disse enheder oprettes som afdeling(er). For folkeskoler, kommunale enheder og institutioner omfattet af aftalen om elevfordeling, jf. afsnit om oprettelse af afdelinger, har institutioner med kommunalt ejerforhold (værdi 2 i variablen ejerkode) pligt til at registrere alle deres afdelinger i Institutionsregisteret. Det forudsættes, at der er elevaktivitet (Danmarks Statistiks indsamlinger) tilknyttet afdelingen. Denne elevaktivitet skal registreres og indberettes på afdelingen. Endvidere gælder det, at hvis enheden har elevaktivitet på enheder beliggende i forskellige kommuner, skal enhederne oprettes som afdelinger.
For enheder som ikke er selvejende gælder det, at hvis enheden har elevaktivitet på enheder beliggende i forskellige kommuner, skal der oprettes afdelinger. Herudover kan afdelinger blive oprettet i Institutionsregisteret, hvis de har elevaktivitet.

Hvornår kan hierarkisk struktur anvendes?

I visse situationer kan der oprettes afdelinger, selvom dette ikke er et krav. Hierarkisk struktur kan anvendes, når undervisning foregår på flere adresser. Endvidere kan uddannelsesaktivitet indenfor flere uddannelsesområder defineret efter institutionstype 3 begrunde oprettelse af afdelinger. Selvom undervisning foregår på flere adresser eller indenfor flere uddannelsesområder, er oprettelse af afdelinger ikke et krav, med mindre undervisning foregår i flere kommuner eller afdelinger er specificeret i den selvejende institution. For folkeskoler, kommunale enheder og institutioner omfattet af aftalen om elevfordeling er dette dog ikke gældende jf. afsnittet ovenfor "Hvornår skal hierarkisk struktur anvendes?".

4.2 Enhedsart

Variablen enhedsart angiver, om enheden er en hovedskole, afdeling eller en enhed uden underliggende enheder.
Variablen enhedsart fungerer i et samspil med variablen hovedskole/institution, hvor der refereres til den overordnede hovedskole (juridiske enhed). Nedenfor følger definitioner af ovenstående begreber.

En enhed med elevaktivitet kan optages i Institutionsregisteret, hvis enheden har uddannelse som primære formål og uddannelserne er godkendt til at modtage tilskud eller er SU-, SVU- eller VU-berettiget.

4.3 Hovedskole/afdeling

Denne variabel skal ikke udfyldes, da den kodes automatisk, så den følger inddelingen fra variablen enhedsart.

4.4 Hovedskole/institution

Denne variabel udfyldes kun for afdelinger.
Variablen angiver det sekscifrede institutionsnummer, som afdelingen er underlagt (hovedskole/juridisk enhed).

Administrative oplysninger

5.1 Oprettet dato

Oprettelsesdato for institutionens oprettelse, angives således: ÅÅÅÅMM.
Når der oprettes juridiske institutioner oprettes disse med datoen for oprettelses-tidspunktet af den juridiske institution.

5.2 Nedlagt dato

Nedlæggelsesdato ved institutionens ophør, angives således: ÅÅÅÅMM.

5.3 Flyttekode

Flyttekoden refererer til, om institutionen er flyttet fra eller til et nyt institutions-nummer.
Koden benyttes hovedsageligt i forbindelse med sammenlægninger af skoler eller nedlæggelser af afdelinger under hovedskoler.
For sammenlægninger af enheder benyttes koden til at få den skole, der sammenlægges med en anden skole (og efterfølgende nedlægges), til at referere til den nye skole.
For nedlæggelser af afdelinger under en hovedskole benyttes variablen til at afdelingen, der nedlægges, refererer til hovedskolen.
Tidligere har koden været anvendt når en institution flyttede fra en kommune til en anden kommune. Dette medførte med de gamle institutionsnumre, der var knyttet til

den enkelte kommune, en ændring af institutionsnummeret, der betød, at den gamle institution og tilhørende institutionsnummer blev nedlagt.
I praksis bruges kun koden ”flyttet til”.
Nedenfor er koderne for flyttekode vist:

5.4 Flytteinstitution

Angivelse af institutionsnummer i forbindelse med flytninger af institutionsnumre, jf. ovenfor.

5.5 Skemarelation

Tocifret kode til styring af Danmarks Statistiks udsendelser af skemaer (statistik indsamling mv.) til institutionerne. Feltet vedligeholdes ikke længere og kan ikke ændres.

5.6 Tællingsrelation/Aktiv kode

Etcifret kode, der viser, hvilken aktivitetsstatus institutionen har:

Slettet reserveret kode anvendes i anledning af at en midlertidigt oprettet institution i Institutionsregisteret slettes uden at have været aktiv.

5.7 Indberetter/Ajourbruger

Indberetningsdato og brugernavn angiver, hvem der har indberettet eventuelle ændringer. Fremkommer automatisk ved opdatering af rettelser.
Viser hvor langt proceduren er med hensyn til opdatering af den aktuelle institution.

5.8 Ajourført/Godkendt dato

Ajourføringsdato og hvem der har ajourført institutionen, angives som: DD-MM-ÅÅÅÅ og brugernavn.
Variablen udfyldes automatisk.
CR-dato

5.9 Kommentar

Kommentar til den aktuelle rettelse.

Brugere og yderligere variable

Brugere/Systemadministratorer

Beliggenhedsregion

Beliggenhed- og administrationskommune

Institutionstype 2