Opbevaringsregler

Her kan du finde informationer om de opbevaringskrav, der er til data fra EASY-A, og om reglerne for, hvornår data skal slettes. 

Data vedr. elever i de studieadministrative systemer er institutionerne forpligtet til at opbevare i henholdsvis 5, 10 og 30 år afhængig af hvilken lovgivning, opbevaringspligten knytter sig til. I nedenstående oversigt kan du se hvilken lovgivning, der ligger til grund for vurderingen af, hvor lang tid data skal opbevares.

OpbevaringskravLovgrundlagOpbevaringsperiode
Aktivitetsindberetninger og opkrævningerRegnskabsloven5 år
AUB-indberetningerLov om Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag10 år
Resultater (karakter m.m.) og SU-indberetningerKrav til opbevaring af eksamensbevis ifølge uddannelsesbekendtgørelser, SU-loven og SU-bekendtgørelsen.30 år


STIL har udarbejdet en vejledende, detaljeret liste over opbevaringskrav. Listen over opbevaringskrav, som den så ud i maj 2023, danner baggrund for ovenstående vurderinger. Listen kan være opdateret siden. Du kan finde den nuværende udgave af listen på nedenstående link:

https://www.stil.dk/administration-og-infrastruktur/studieadministrative-systemer/opbevaringskrav

I nedenstående skema kan du se, hvor lang tid data fra EASY-A skal opbevares med udgangspunkt i ovenstående opbevaringskrav på henholdsvis 5, 10 og 30 år. Data, der er grundlag for elevens resultater (karakter m.m.) og SU-indberetninger skal opbevares i 30 år, data, der er grundlag for AUB-indberetninger skal opbevares i 10 år, og data, der er grundlag for aktivitetsindberetninger og opkrævninger skal opbevares i 5 år. Når opbevaringsfristen er overskredet, skal data slettes.

De data, der er en forudsætning for, at oplysningerne kan gemmes (en karakter er eksempelvis alene meningsfuld, hvis den kan knyttes til en person, et fag og en uddannelse), ses i den lodrette kolonne i nedenstående skema. Krydserne i skemaet indikere, hvornår oplysninger kan slettes. Er data alene en forudsætning for aktivitetsindberetninger og opkrævninger (de grønne kasser), kan de slettes efter 5 år, mens de først kan slettes efter 30 år, hvis de er en forudsætning for resultater (de røde kasser). Efter 30 år vil alle personhenførbare oplysninger være slettet i databasen, og der vil alene være information om eksempelvis navnet på et fag.

Emneoversigt

← Tilbage til Dokumentation om data

Skema over hvilke oplysninger, der opbevares i hvor lang tid


Karakterer, merit og  godskrivning

Kvalifikation til hovedforløb

Eksamens-bevisKursusbevisBevisnoterSU-indberetningerAUB indberetninger refusionAUB indberetninger skolehjemAktivitets-indberetningerOpkrævninger
Uddannelsesaftaler for elev





xx

Elev på skolehjem






xx
Ekstern booking







x
Elev i skolepraktik







x
IV kursist på aktivitet








x
ÅU Kursist på fagx






xx
ÅU Kursist på kursusx






xx
AMU kursist på fag


x



xx
AMU Kursist på kursus


x



xx
Fravær for elev ugebaseret





x


Fravær for elev skemabaseret





x
x
Elev på fag på aktivitetx








Elev på aktivitetx






xx
Elev i skoleforløbx



xx
xx
Elevdelingx








Elevudlånx






x
Elevflytningx








Elev/kursistxxxxxxxxx
Personxxxxxxxxxx


Oprydningsregler

Med udgangspunkt i ovenstående skema har STIL lavet et oprydningsprogram, som udleveres til institutionerne sammen med data. Oprydningsprogrammet kan sættes til at afvikles automatisk, se Installationsvejledning. Oprydningsprogrammet sikrer, at data, som institutionerne ikke længere er forpligtet til at opbevare, slettes. Programmet rydder op i alle personhenførbare data.

STIL anbefaler, at oprydningsjobbet afvikles minimum én gang om måneden. Der er ikke fastsat en bestemt tidsramme i lovgivningen for, hvornår eller hvor ofte man skal slette personhenførbare data, når man ikke længere har hjemmel til at opbevare oplysningerne. Dog er vurderingen, at oplysninger, man ikke længere har hjemmel til at opbevare, skal slettes minimum én gang om året. Den enkelte institution skal have en fastlagt og beskrevet procedure for, hvornår personhenførbare oplysninger slettes, samt kunne dokumentere, at proceduren overholdes.

Hvordan beregningerne er lavet for, hvornår data skal slettes, kan ses i nedenstående skema.


Beregningsgrundlag
Aktivitetsindberetninger
  • Indberetninger opbevares som udgangspunkt i 5 år
  • Alle indberetninger i samme finansår får samme opbevaringsdato
  • Senest indsendte indberetning fastlægger opbevaringsdatoen
Opkrævninger
  • Opkrævninger opbevares som udgangspunkt i 5 år
  • Opbevaringsdatoen afhænger af opkrævningens indhold 
  • En opkrævning med alle dens opkrævningslinjer slettes samles
  • Hvis en opkrævning indeholder skolehjemsgebyr, der er indberettet til AUB, gemmes opkrævningen i 10 år 
  • Faktura og kreditnota slettes samtidig. Længstlevende bestemmer opbevaringsdatoen

Elever, AMU-kursister, IV-kursister og Skolehjemselever

  • Der beregnes opbevaringsdato for både Økonomi, AUB, SU og Resultater (karakterer mv.)
  • Udgangspunkt for opbevaringsdatoen er altid slutdato på elevens/kursistens uddannelse (eller sidste uddannelse, hvis der er tale om flere)
  • Slutdato for elevens/kursistens uddannelse beregnes på baggrund af den enkelte institutions data, ikke på tværs af institutioner
  • I tilfælde, hvor slutdato på uddannelse ikke kan beregnes i EASY-A, anvendes dato for skolens udtræden af EASY-A som slutdato
Personer
  • Resultater tilhørende et CPR-nr. gemmes indtil, de alle kan slettes samtidig

Udover den løbende oprydning laver STIL en indledende oprydning, inden data udleveres til institutionerne. Her fjernes alle de tabeller og de data, som institutionerne ikke er forpligtet til at opbevare. Den indledende oprydning skal alene køre én gang.