Behandling af data i ungedatabasen

Indberetninger, der bliver sendt til Ungedatabasen, behandles med følgende formål:

  • Sikre, at der ikke er fejl i indberetningen
  • Sikre, at indberetninger uden fejl bliver placeret i korrekt forløb som den unge persons indberetningen vedrører
  • Sikre, at den unge persons status er korrekt efter indberetningen er placeret i forløb
  • Sikre, at Kommunen (den Kommunale Unge Indsats (KUI) og/eller Jobcentre) modtager notifikation omkring indberetningen[1]

Et forløb defineres i Ungedatabasen som: En eller flere hændelser på en uddannelses- eller aktivitetskode på en institution[2] for samme person. En hændelse er her en indberetning (optag, afbrud, gennemført, risiko for frafald) på en uddannelses- eller aktivitetskode, der bl.a. angiver tidsstempler for, hvornår hændelsen er sket og hvornår den er registreret.

Indplacering af hændelser i forløb via tidsstempler

Når der modtages indberetninger til ungedatabasen behandles indberetningerne med henblik på at identificere, om der er tale om et nyt forløb for den unge eller om indberetningen er en del af et eksisterende forløb. Blandt andet bruges de to tidsstempler på indberetningen, hændelsesdato[3] og registreringstid[4].

Hvis en indberetning kommer ind som den første registrering af en hændelse på kombinationen af en uddannelseskode, institution og person, placeres denne altid i et nyt forløb.

Hvis der derimod er tale om en indberetning, hvor der allerede eksisterer forløb på kombinationen af uddannelseskoden, institutionen og person, anvendes Ungedatabasens regelmotor til at placere indberetningen.
Indberetninger om afbrud eller gennemført, hvor der angives en hændelsesdato der ligger fremme i tiden, baseret på det tidspunkt indberetningen sendes til Ungedatabasen, tillades ikke i databasen og vil blive afvist. Der sendes besked til afsenderen af indberetningen om årsagen til afvisningen.

Registreringstiden tillægges stor betydning i at fastslå hvordan en hændelse skal forstås og indplaceres i et forløb. Ungedatabasen opfatter dette som tidspunktet hvor den handling, der har affødt hændelsen er udført, f.eks. hvor en medarbejder har registreret en elev som Optaget. Ligeledes forudsættes det at dette sættes automatisk og ikke kan sættes eller ændres manuelt.

Hændelsesdatoen er derimod datoen hvor hændelsen finder sted. Hændelsesdatoen kan være det samme som registreringstidspunktet eller forskelligt fra dette. F.eks. kan der i oktober blive registreret et optag med virkning fra 1. januar. Registreringstidspunktet ligger her i oktober og hændelsesdatoen i januar.

I behandlingen af indberetninger i Ungedatabasen vil hændelser, der kommer ind med en registreringstid som er nyere end den eksisterende hændelse[5] blive opfattet som den mest korrekte hændelse.  F.eks. vil en hændelse, der kommer ind med hændelsesdato 1. januar og registeringstidspunkt 1. februar blive anset som værende korrekt, hvis der efterfølgende kommer en hændelse med hændelsesdato d. 15. januar men med registeringstidspunkt d. 1. januar.
Hændelser der har indflydelse på status for forløbene (f.eks. en gennemført hændelse, som anses som værende nyeste registrering) vil resultere i en statusændring af forløbet og, hvis relevant, statusændring for den unges uddannelsesniveau.

Hændelser med en registreringstid, som er før registreringstiden for den eksisterende hændelse vil blive opfattet som historiske. Det vil sige status på den eksisterende hændelse bevares. Det betyder også at hvis registreringstidspunktet sættes eller ændres manuelt kan det få betydning for hvordan ungedatabasen beregner den unges forløbsstatus.

Det har derfor stor betydning for forløbet og status for den pågældende person, at indberetningerne, der sendes til Ungedatabasen, skal sendes i den rækkefølge, de er registreret hos kilden og sendes umiddelbart efter registreringen er sket samt at registreringstidspunktet ikke kan sættes eller ændres manuelt.

Fejl i registreringen kan i sidste ende betyde at der er unge der ikke får hjælp og støtte som de har brug for og krav på. Det kan også betyde at der ikke kan beregnes korrekt svar på forespørgslers om henvisnings- eller udslusningstilskud.

Nedenstående figurer viser, hvordan de to tidsregistreringer påvirker forløbene for de unge i Ungedatabasen:

Figur 1

Figur 1 viser hvordan et forløb (grønne markering) startes med en optag hændelse og afsluttes med en afbrud eller gennemført hændelse. Figuren viser et scenarie, hvor hændelserne indberettes umiddelbart efter de er registeret hos institutionerne. Indberettes hændelserne i den angivne rækkefølge og med fortløbende registreringstid vil disse hændelser til sammen danne ét forløb, der er afsluttet (enten med afbrud eller med gennemførsel).

Figur 2

I Figur 2 er scenariet, at alle hændelser for den unge sendes ind på samme tid. Dette kan ske i forbindelse med opstart på nye systemer eller lignende, hvor der vil være en pulje af ikke indberettede hændelser til Ungedatabasen efter opstart. I disse scenarier har Ungedatabasen kun registreringstiden at gå ud fra når forløbene skal behandles.
Hvis registreringstiden for afbrud/gennemført hændelses ligger før optag hændelsens registreringstid, så vil forløbet (grønne markering) ikke blive set som afsluttet og dermed vil den unges status ikke blive opdateret.


I Figur 3 vises, hvordan en registreringstid på afbrud/gennemført hændelsen, der ligger før registreringstiden på optaget, også har indflydelse på forløbet selvom indberetningerne er sendt ind til Ungedatabasen i kronologisk rækkefølge i forhold til hændelsesdatoen.
I begge figurer vil Ungedatabasen ende ud med et aktivt forløb, idet afbruddet eller gennemførslen ikke anses som værende en korrekt hændelse, baseret på registreringstidspunktet. Den unge vil derfor stadig stå som aktiv på uddannelsen. 


Figur 3



[1] Notifikationer sendes kun til Kommunen, hvis flere kriterier er opfyldt. Disse kriterier beskrives ikke i dette dokument

[2] Institutionen ses som værende den samme på to indberetninger, hvis der er indberettet på samme institutionsnummer eller indberetningerne har samme hovedinstitution

[3] markering af, hvornår hændelsen er sket. F.eks. ved indberetning af optag, viser denne dato, hvornår den unge person starter på uddannelsen. Ved markering af risiko for frafald vil hændelsesdatoen angive, hvornår denne risiko er vurderet

[4] markering af, hvornår hændelsen er registreret. Denne dato vil i de fleste tilfælde kunne være lig den dato, hvor hændelsen sendes til Ungedatabasen

[5] Tidligere indkomne gældende hændelse for forløbet omtales som ”eksisterende hændelse”. Eksisterende hændelse er som regel seneste indkomne tidligere hændelse, hvis denne ikke er historik