Ændringshistorik

Indhold
1 Indledning
2 Hvem skal indberette?
3 Hvilke personer skal indberetningen omfatte?
4 Hvornår skal der indberettes?
5 Hvilke oplysninger skal indberettes?
6 Grundskoleforløb
6.1 Filindhold
6.2 CSV struktur
7 Fejlkvittering via mail

Indledning

Ifølge Vejledningsloven skal de kommunale ungeindsatser (KUI) opsøge og vejlede alle unge, der ikke er i gang med eller har gennemført en ungdomsuddannelse eller en videregående uddannelse, indtil de fylder 25 år.
Endvidere skal jobcentre ifølge kontanthjælpsreformen administrere, at unge under 30 år uden uddannelse skal have uddannelseshjælp i stedet for kontanthjælp.
Til dette formål har relevante uddannelsesinstitutioner pligt til at indberette oplysninger om unges uddannelsesforløb til Ungedatabasen (UDB), som drives af Styrelsen for It og Læring (STIL).
UDB videresender oplysningerne til KUI og jobcentre via Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR). Derudover anvender STIL oplysningerne til statistiske formål.
Indberetninger til UDB sker fra institutionernes studieadministrative systemer via filoverførsel eller webservices udstillet på STIL's integrationsplatform. Når der indberettes via webservice, formidler platformen også svar fra UDB vedrørende indberetningerne til de studieadministrative systemer. Såfremt institutionen skifter administrativt system eller fusionerer, skal dette meddeles til STIL.
Dette dokument beskriver strukturen for de oplysninger, som uddannelsesinstitutionerne på grundskoleniveau skal indberette til UDB, hvis der anvendes filoverførsel. Dokumentet 'Grænseflade til indberetning af hændelser fra forberedende aktiviteter til Ungedatabasen' beskriver indberetningen via webservice.

Hvem skal indberette?

Uddannelsesinstitutioner, som varetager undervisning på grundskoleniveau skal indberette, dvs. alle folkeskoler og frie privatskoler, der udbyder undervisning til og med 9. klassetrin. Indberetning af 10. klassetrin og følgende trin kan ligeledes indberettes, men skal, i det omfang det er muligt, indberette gennem grænsefladen til de forberedende forløb.
Skulle institutionen have afdelinger, så er det er den relevante institutionsafdeling, som skal forestå indberetningen via institutionsnummeret, som skal være oprettet i Undervisningsministeriets Institutionsregister. Hvis institutionen kun har et hovednummer (den juridiske institution), skal indberetningen foretages via dette hovednummer.

Hvilke personer skal indberetningen omfatte?

Denne grænseflade omfatter indberetning på grundskoleniveau.
Vejledningsloven omhandler alle unge fra 15 til og med 29 år, og det er således uddannelsesinstitutionernes pligt at indberette om ændring i disse unges uddannelsesforløb på grundskoleniveau.
Indberetningerne skal vedrøre forløb, som har en varighed på mindst 6 uger. Det betyder, at uddannelsesinstitutionen ikke skal indberette for fx brobygningselever (9-10. klasse elever i et kortvarigt brobygningsforløb på fx et gymnasium) eller for eksamenstilmeldte, som ikke er tilmeldt undervisning. Derimod skal uddannelsesinstitutionen indberette for selvstuderende, som er tilmeldt undervisning.

Hvornår skal der indberettes?

Der skal ske indberetning, når der er en ændring i den unges uddannelsesforløb. Dvs., når den unge bliver optaget, afbryder eller gennemfører aktiviteten. Disse ændringer betragtes som hændelser, der skal indberettes til UDB.
Indberetningerne skal foretages dagligt og uden unødig forsinkelse.
Ved optagelse ønskes hændelsen dog tidligst indberettet 3 måneder før påbegyndelse af uddannelsesforløb, såfremt kildeleverandøren har mulighed for at justere afsendelsen af indberetningen.

Hvilke oplysninger skal indberettes?

Indberetningen omfatter ændring i den unges uddannelsesforløb. Det gælder:

• Optagelse på en uddannelse (mellem 0. klassetrin og 9. klassetrin, forudsat den unge er fyldt 15 år). Der indberettes første gang, når den unge fylder 15 år.
• Afbrud af en uddannelse
• Gennemførelse af et skole- eller uddannelsesforløb
• I de tilfælde, hvor der er tale om risiko for frafald, inddrages UU direkte på initiativ af uddannelsesinstitutionen. Grundskolerne skal ikke indberette risiko for frafald, men i det omfang grænsefladen anvendes af forberedende forløb så som 10. kl., så skal der være mulighed for at indberette risiko for frafald. Der angives om risiko for frafald ved en markering i indberetningen, hvilket skal ses som et øjebliksbillede af den unges forhold. Dvs., at status for den unges uddannelsesforløb fortsat er Optaget.

Indberetningen skal blandt andet indeholde følgende oplysninger:

• Personidentifikation
  • CPR-nummer
• Uddannelseskoder
  • Klassetrin
  • Elevtrin
  • Klassetype
  • Klassenavn
• Institutionsnummer

Grundskoleforløb

Indberetning af grundskoleforløb sker via filoverførsel fra grundskolernes administrative systemer til en sFTP server hos STIL. Læs mere om tilslutningen på viden.stil.dk på siderne for leverandører.
Filen skal leveres i tegnsepareret format efter retningslinjerne beskrevet i afsnittet 6.2 CSV struktur.
Hver enkelt record overføres til og gemmes i UDB, såfremt alle records i filen er formateret korrekt.
Der udføres efterfølgende en asynkron proces i UDB, hvor records – som er ændringer siden sidste indberetning – overføres som reelle indberetninger i UDB.

Filindhold

Filen indeholder nedenstående felter i hver record:

Note 1: Slutdato
Slutdatoen benyttes til at afgøre, om den unge har afsluttet eller afbrudt et forløb samt, om den unge har opfyldt undervisningspligten, da UDB vil opsamle denne oplysning i det omfang, det er muligt.
Om undervisningspligt:
"Undervisningspligten indtræder 1. august i det år, hvor barnet fylder 6 år, jf. folkeskolelovens[ § 34|https://www.retsinformation.dk/forms/R0710.aspx?id=176327#P60]. Undervisningspligten ophører 31. juli ved afslutningen af undervisningen på 9. klassetrin. Undervisningspligten ophører dog senest den 31. juli i det kalenderår, hvor barnet fylder 17 år, jf. folkeskolelovens § 34 stk. 1."
Der er derfor vigtigt, at slutdatoen sættes til den 31. juli, hvis den unge har gennemført forløbet. Dette gælder specielt for 9. klasse elever. Ellers vil det blive tolket som et afbrud.
Slutdatoen bør ikke angives i indberetningen tidligere, end slutdatoen indtræffer.
Note 2: KlasseTrin og Elevtrin
00 = niveau 0
01 = niveau 1
02 = niveau 2
03 = niveau 3
04 = niveau 4
05 = niveau 5
06 = niveau 6
07 = niveau 7
08 = niveau 8
09 = niveau 9
10 = niveau 10
11 = niveau 11
Note 3: Klassetype
40 = Normalklasse, fuld årgangsdelt (samme koder ved indberetning til DS)
41 = Normalklasse, ikke fuldt årgangsdelt
45 = EUD 10 – Erhvervsrettet 10. klasses forløb
46 = 20/20 – Kombineret 10.klasse og erhvervsskole
50 = Specialklasse
41 = Normalklasse, ikke fuldt årgangsdelt
55 = Klasse for ældre tosprogede elever
71 = Klasser for privatister/enkeltfagskursister
Note 4: Grundforløb
KUI'erne har ikke vejledningsansvar i forhold til grundskoleelever. Der skal derfor ikke indberettes 'Afbrudsaarsagskode' og 'Frafaldstruetmarkering' for unge, der er i gang med grundskolen. Det er muligt at indberette på disse felter for unge, som er tilknyttet 10. og 11. klassetrin.
Grundskoleforløb omfatter klassetrin til og med 9. klasse set i relation til undervisningspligten, som vejledningsforpligtelsen tager udgangspunkt i.
Note 5: AfbrudsaarsagsKode
De værdier, der kan modtages i UDB, er vist her: viden.stil.dk. Det inkluderer koder, som kan være tilegnet andre uddannelsesområder. I regnearket findes koderne under fanebladet AFBRUDSÅRSAGS_KODE.

CSV struktur

For CVS strukturen gælder, at:

• Tegnsættet i filen skal følge UTF-8 encoding
• Filen skal indeholde kolonneoverskrifter i første linje
• Hver række i filen skal afsluttes med carriage return og en line feed (karakterer 13 og 10).
• Kolonneseparator skal være semikolon (
• Hver række skal have samme antal kolonner. Dvs., at antallet af kolonneseparatorer skal være det samme i alle rækker.

Fejlkvittering via mail

Der sendes en mail til leverandøren, hvis filformatet ikke kan valideres.