Ændringshistorik

Indhold
1 Indledning
2 Hvem skal indberette?
3 Hvilke personer skal indberetningen omfatte?
4 Hvornår skal der indberettes?
5 Hvilke oplysninger skal indberettes?
6 Forløb fra Forsvaret
6.1 Filindhold
6.2 CSV struktur
7 Fejlkvittering via mail
8 Tilgængelighed
9 Yderligere teknisk information
10 Support

Indledning

Ifølge Vejledningsloven skal de kommunale uddannelsesvejledninger opsøge og vejlede alle unge, der ikke er i gang med eller har gennemført en ungdomsuddannelse eller en videregående uddannelse, indtil de fylder 25 år.
Endvidere skal jobcentre ifølge kontanthjælpsreformen sikre, at unge under 30 år uden uddannelse skal have uddannelseshjælp i stedet for kontanthjælp.
Til dette formål har relevante uddannelsesinstitutioner pligt til at indberette oplysninger om unges uddannelsesaktiviteter til Ungedatabasen (UDB), som drives af Styrelsen for It og Læring (STIL).
UDB videresender oplysningerne til UU og jobcentre via Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR). Derudover anvender STIL oplysningerne til statistiske formål.
Indberetninger til UDB fra forsvaret foregår via sFTP til Ungedatabasen.
Forsvaret sender fra sit SLS system, da HR systemet ikke må udveksle data af sikkerhedsmæssige årsager.

Hvem skal indberette?

Uddannelsesinstitutioner, som varetager undervisning indenfor Forsvaret skal indberette til Ungedatabasen. Der skal yderligere indberettes om militærnægtere.
Beredskabsstyrelsen skal indberette gennem forsvaret. Dette effektueres ultimo 2017.
Det er aftalt, at der kun benyttes et fast institutionsnummer til at angive hændelser fra forsvaret, da det ikke er tilladt præcist at vide, hvor tjenesten/uddannelsen udføres. Institutionsnummer 181403 benyttes.

Hvilke personer skal indberetningen omfatte?

Vejledningsloven omhandler alle unge fra 15 til og med 29 år, og det er således uddannelsesinstitutionernes pligt at indberette om ændring i disse unges uddannelsesaktiviteter, herunder også fra forsvaret.
Der skal indberettes om uddannelsesaktiviteter på mindst 3 måneders varighed.

Hvornår skal der indberettes?

Indberetningen skal ske, når der er sket en hændelse, dvs. når der sker en ændring i den unges uddannelses- eller aktivitetsforløb. Se nedenfor for hvilke oplysninger, der skal indberettes. Det er aftalt med Forsvaret, at der fortages månedlig indlæsning af sFTP filer til UDB.

Hvilke oplysninger skal indberettes?

Indberetningen omfatter skift i status på den unges uddannelsesaktivitet:

• Optagelse på en uddannelse/aktivitet (forudsat den unge er fyldt 15 år)
• Afbrud af en uddannelses- eller aktivitetsforløb
• Gennemførelse af uddannelses- eller aktivitetsforløb

Det er ikke muligt at indberette risiko for frafald fra forsvarets SLS system.
Indberetningen skal blandt andet indeholde følgende oplysninger:

• Personidentifikation
  • CPR-nummer
• Status, der udtrykkes som AKKO koder fra forsvaret
• Uddannelses- eller aktivitetsforløb
  • PKAT koder, der i Ungedatabasen vil blive opfattet som Etatkoder
• Institutionsnnummer

Forløb fra Forsvaret

Indberetning fra Forsvaret sker via filoverførsel fra Forsvarets SLS system til en sFTP server hos STIL.
Filen skal leveres i tegnsepareret format efter retningslinjerne beskrevet i afsnittet 6.2 CSV struktur.
Hver enkelt record overføres til og gemmes i UDB, såfremt alle records i filen er formateret korrekt.
Der udføres efterfølgende en asynkron proces i UDB, hvor records – som er ændringer siden sidste indberetning – overføres som reelle indberetninger i UDB.

Filindhold

Filen indeholder nedenstående felter i hver record:

Note 1:
Herunder ses UDBs statuskoder

Bemærk at ved status afbrud kan den unge have gennemført uddannelsesforløbet, hvilket ikke kan udledes af deres lønsystem. Det har begrænset betydning, da alle uddannelser fra forsvaret på nær en anses som forberedende forløb. Forberedende forløb ændrer ikke på den unges uddannelsesniveau. Det er kun officersuddannelsen, der anses for en videregående uddannelse.
Ved status gennemført har den unge gennemført uddannelsesforløb, og forsætter inden for forsvaret (i modsætningen til hvis de har gennemført med status afbrud og ikke fortsætter indenfor forsvaret).
Note 2:
PKAT koder i Forsvarets SLS systemet oversættes til Etatkoder inden indberetning.

Ungedatabasen tolker modtagelsestidspunktet som registreringstidspunkt, da Forsvaret ikke sender registreringstidspunkt.

CSV struktur

For CVS strukturen gælder, at:

• Tegnsættet i filen skal følge UTF-8 encoding
• Filen skal indeholde kolonneoverskrifter i første linje
• Hver række i filen skal afsluttes med carriage return og en line feed (karakterer 13 og 10).
• Kolonneseparator skal være semikolon (
• Hver række skal have samme antal kolonner. Dvs., at antallet af kolonneseparatorer skal være det samme i alle rækker.

Fejlkvittering via mail

Mailen vil enten indeholde besked om, at alle indberettede records er indlæst korrekt eller, den vil indeholde de records, der er fejlet samt en liste over de fejl, der er opstået for hver record. Dette vil senere blive uddybet nærmere.
Hele filen afvistes, hvis en af følgende fejl findes:

• '9901' (recorden har ikke det korrekte antal felter: <RECORD>)
• '9902' (En eller flere felter i recorden overholder ikke formatet)
• '9903' (En eller flere obligatoriske felter i recorden er ikke udfyldt)

Tilgængelighed

-

Yderligere teknisk information

Yderligere teknisk information om UDB findes på http://stil.dk. Det gælder for:

• Systemadgang og brugeradgang til UDBs services, som håndteres af Integrationsplatformen.
• Webservices (WSDL-filer)
• IP-adressen for sFTP-servicen
• Øvrige grænsefladebeskrivelser
• Vejledning

Support

STILs support kan kontaktes på:
E-mail: support@stil.dk Telefon: 3587 8881