Hændelser
Når Ungedatabasen har modtaget og accepteret en indberetning uden (hård) fejl, bliver indberetningen til en hændelse. En hændelse er et udtryk for en aktivitet for en given ung. Det kan for eksempel være et optag på en ungdomsuddannelse eller et afbrudt aktivitetsforløb i jobcentret eller gennemført 10. kl.
For alle hændelser skal der være angivet en hændelsesdato.
På baggrund af en hændelse kan Ungedatabasen sender en notifikation til kommunen og jobcentre (via BM’s DFDG).
Det fremgår af Ungedatabasen, om notifikationen er blevet hentet og hvornår. Det vil sige, at kommunen har fået information om den pågældende hændelse/aktivitet.
Hændelsesnummer
Hver enkelt hændelse får et entydigt hændelsesnummer, der er oprettet af Ungedatabasen. Hændelsesnummeret sendes dels retur til den uddannelsesinstitutioner, som sender hændelser om den unge og dels til den kommune, som ønsker hændelser om den unge. Det afhænger af de enkelte brugerflader på studieadministrative- og vejledningssystemer, om hændelsesnummeret vises.
Registreringstid
Det tidspunkt hvor hændelsen registreres i det studieadministrative system.
Forløb
Ungedatabasen modtager forskellige data, hvor langt størstedelen opfattes som værende i et forløb. Der er defineret forskellige forløbstyper i Ungedatabasen, hvor den langt væsentligste er Uddannelsesforløb. Denne anvendes til aktivitet på diverse uddannelsestyper og en lang række andre aktiviteter som for eksempel aktiviteter i jobcentre og aktiviteter indberettet af kommunen.
Grundlæggende anses indberetninger at tilhører samme forløb, når følgende er ens:
- Uddannelseskode
- Indberettende institutionsnummers hovedinstitutionsnummer
- CPR-nummer
Efter gennemførelse eller afbrud af et forløb vil der være tale om et nyt forløb, hvis et nyt optag efterfølgende indberettes med samme uddannelseskode, institutionsnummer samt CPR-nummer.
Bopælskommune
Den kommune, hvor den unge er CPR-nummerregistreret med bopæl, betegner Ungedatabasen som bopælskommune.
Bopælskommunen har lov til at modtage alt data om den unge, det vil sige, alle hændelser om uddannelsesaktiviteter, information om blandt andet beskæftigelse, uddannelsespålæg. Ved afhentning af data via CPR opslag får bopælskommunen alt historik på den unge op til, at den unge fylder 25 år.
Skolekommune
Den kommunale ungeindsats kan imidlertid varetage vejledning op til og med 10. klassetrin for unge, som går i kommunens skoler, men uden at have bopæl i kommunen. I denne sammenhæng optræder kommunen som skolekommune. Ungedatabasen notificerer om hændelser til og med 10. klassetrin, herunder eud10, 20/20-ordningen, både til bopælskommunen og skolekommunen, hvis sidstnævnte er en anden kommune.
Skolekommunen kan dog ikke hente data på den unge via CPR-opslag og/eller få information om andre hændelser/aktiviteter, som den unge måtte have. Derudover er der en begrænsning i at skolekommunen ikke kan få oplysninger om aktiviteter på efterskoler (institutionstype ifølge Institutionsregisteret 3 = 1011, 1012), da disse som udgangspunkt selv varetager vejledningsopgaven.