Oprettelse af refusionsanmodning

Åbn siden ”Refusioner” som findes i sidemenuen under punktet "Udbetalinger".

Herefter åbner refusionsoversigten. I refusionsoversigten kan du se de bestillinger, der er gennemført samt deres status i forhold til refusion - altså om bestillingerne mangler refusion, afventer frigivelse eller er
frigivet, jf. skærmbilledet herunder.

På refusionsoversigten skal du finde den relevante bestilling og trykke på bestillingens ordrenummer. Herefter åbner refusionsdetaljesiden for den valgte bestilling.

På refusionsdetaljesiden kan du se følgende oplysninger:

• Ansøgningstitel samt relevante stamoplysninger for den elev/studerende, bestillingen omhandler.
• Hvilken bestilling der er foretaget samt antal enheder, pris og moms.
• Hvor meget der er bevilget af STUK, og hvad der allerede er sendt anmodning om til STUK eller
  eventuelt tidligere er hentet af refusion på bestillingen, jf. skærmbilledet herunder.

 

For at oprette en refusionsanmodning trykkes på knappen Opret refusion, der findes under overskriften Refusionsanmodning.

Et skærmbillede med overskriften Opret refusionsanmodning åbnes. For at oprette en refusionsanmodning på bestillingen, udfyldes felterne i skærmbilledet med den relevante information fra fakturaen/lønsedlen.

I skærmbilledet udfyldes følgende felter:

• Fakturanummer: Her skriver du det fakturanummer, som er angivet på fakturaen.
• Betalingsdato: Her skal du angive datoen for, hvornår fakturaen blev betalt.
• Beløb ekskl. moms: Her skal du angive det betalte beløb, der anmodes om refusion for. Du kan ikke angive et beløb, der overstiger det af STUK bevilgede beløb.
• Moms: Her ser du det beløb, momsen udgør. Hvis der ikke er moms på produktet, vil der stå ”0” i feltet. Momsen udregnes automatisk, og du kan derfor ikke redigere i feltet. Hvis der i feltet under overskriften ”Har moms” er angivet ”Måske”, skyldes det, at STUK på bevillingstidspunktet ikke har vidst, om der var moms på beløbet eller ej. I det tilfælde vil du i skærmbilledet herunder skulle markere via en slider, hvorvidt der er moms på produktet eller ej.
• Samlet beløb: Her ser du beløbet inkl. moms. Du kan ikke redigere i feltet.

Når alle felter er udfyldt, trykker du på knappen Opret. 

Når du har oprettet refusionsanmodningen, kan du se refusionsanmodningen i en liste under knappen Opret refusion, jf. skærmbilledet herunder.

Dernæst trykkes på knappen ”Gem ændringer”, som findes øverst i højre hjørne.

Du har nu oprettet refusionsanmodningen. Refusionsanmodningen afventer nu frigivelse af en anden institutionsmedarbejder hos jer. 

Det er ikke muligt at redigere en refusionsanmodning i SPSA.

Hvis der er fejl i en oprettet refusionsanmodning, skal refusionsanmodningen slettes, og du må oprette en ny. 
For at slette en oprettet refusionsanmodning fra listen, skal du markere boksen til venstre for det pågældende fakturanummer og trykke på skraldespandsikonet. Dette er kun muligt, hvis refusiosnanmodningen endnu ikke er frigivet. 

Du har nu slettet den valgte refusionsanmodning og kan oprette en ny refusionsanmodning for samme bestilling. 

Hvis du opdager, at der er sket en fejl i forbindelse med en refusionsanmodning, og dit uddannelsessted har fået udbetalt for meget refusion, skal du oprette en minusrefusion.

Du skal også oprette en minusrefusion, hvis du modtager en kreditnota fra en leverandør af SPS.

Det kan også ske, at du har søgt om refusion på en forkert bevilling og gerne vil rette fejlen. I dette tilfælde kan du oprette en minusrefusion, så beløbet bliver ført tilbage på bevillingen i SPSA. Hvis refusionen allerede er udbetalt, bliver beløbet fra minusrefusionen modregnet i den næste udbetaling fra ministeriet.

Se vejledning til at oprette en minusrefusion på spsu.dk.    

Hvis du modtager en faktura efter refusionsfristen i januar, som vedrører en bevilling fra det forrige finansår, kan du stadigvæk søge om refusion. 

Når du opretter refusionsanmodningen i SPSA, kommer der et kommentarfelt frem. I kommentarfeltet skal du beskrive årsagen til, at du anmoder om refusion uden for finansåret jf. billedet neden for. 

Refusionsanmodningen skal herefter godkendes af styrelsen.