Produkt/system
Egu-Portalen
Dataansvarlig - Databehandler
Dataansvarlig myndighed
Institutionerne og kommunerne som anvender EGU-Portalen
Databehandler(e)
Styrelsen for IT og Læring
Hvor opbevares personoplysningerne?
☒ | Hos databehandler(e) |
☐ | Hos den dataansvarlige |
☐ | Begge ovenstående steder |
Er der indgået en databehandleraftale med STIL?
☐ | Ja |
☒ | Nej, se bemærkning |
Bemærkninger til Dataansvarlig - Databehandler
Behovet for databehandleraftale mellem institutionerne og styrelsen er afløftet via cirkulæreskrivelse, som definerer styrelsens opgaver som databehandler. STIL har indgået databehandleraftale med underdatabehandler
Databeskyttelsesrådgiveren (DPO)
Karsten Vest Nielsen, DPO@UVM.DK
Betegnelse og formål
Databehandlingens betegnelse og formål
Egu-portalen er et studieadministrativt system til elevadministration på erhvervsgrunduddannelsen (egu), hvor målgruppen er udsatte unge. Egu-portalen bruges af UU-centre, jobcentre og egu-vejledere på produktionsskoler til oprettelse og vedligehold af egu-elevernes uddannelsesplaner.
En erhvervsgrunduddannelse varer to år og indeholder meget praktik og forholdsvis lidt teori. Forløbet kan sammensættes af dele af uddannelser fra forskellige skoleformer. Uddannelsen er kommunalt forankret og giver ret til dagpenge efter gennemførelse.
Formålet med databehandlingen er at vedligeholde egu-elevernes uddannelsesplaner i forbindelse med tilrettelæggelse og gennemførelse af den enkelte elevs individuelle erhvervsgrunduddannelse. Desuden leverer STILs Center for Data og Analyse (CDA) årligt statistiske data til Danmarks Statistik. Siden februar 2017 har STIL ugentligt leveret data fra egu-portalen til Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag (AUB) v/ATP ifm. en egu-bonusordning til private virksomheder, der tager egu-elever i praktik.
Databehandlingens formålskategori
1. Administrative formål | ☐ |
2. Statistik | ☐ |
3. Begge dele/både 1 og 2 | ☒ |
Personer og oplysninger
Kategorier af registrerede
Der behandles oplysninger om følgende kategorier af personer:
- Elever
- Egu-vejleder (skoleansat eller tilknyttet UU-center, jobcenter eller kommunens egu-afdeling)
- Evt. kontakt og -type: Værge, Sagsbehandler, Indstiller, Visitator, UU-vejleder, Mentor
- Virksomhedskontaktoplysninger på praktiksted
Der registreres:
- Identifikationsoplysninger, herunder cpr-nummer
- Karakterer og bedømmelse
- Undervisningsdeltagelse med angivelse af indhold og perioder
- Oplysninger om fravær, herunder begrundelse, såfremt der ikke er tale om fravær på grund af sygdom,
fængselsstraf eller lignende
- Oplysninger om særlige undervisningsforanstaltninger og dispensationer fra undervisning, men ikke
begrundelsen herfor.
Omfatter databehandlingen følsomme eller almindelige personoplysninger?
Følsomme oplysninger:Racemæssig eller etnisk baggrund, Politisk overbevisning, Religiøs overbevisning, Filosofisk overbevisning, Fagforeningsmæssige tilhørsforhold, Helbredsforhold, herunder misbrug af medicin, narkotika, alkohol, sindssygdom, ordblindhed m.v., seksuelle forhold eller orientering. | ☐ |
Almindelige personoplysninger:Væsentlige sociale problemer, andre rent private forhold, økonomi, skat, gæld, sygedage, tjenstlige forhold, familieforhold, bolig, bil, eksamen, ansøgning, CV, ansættelsesdato, stilling, arbejdsområde, arbejdstelefon, navn, adresse, fødselsdato (identifikationsoplysning) | ☒ |
Bemærkninger i forhold til følsomme og almindelige personoplysninger
Målgruppen for egu-uddannelsen er bl.a. udsatte unge. Der findes fritekstfelter i egu-portalen, hvor den administrative bruger kan komme til at indtaste følsomme personoplysninger på eleven for at kunnet tilrettelægge det bedst mulige egu-forløb for elev.
I udvalgte felter kan der fremgå helbredsoplysninger, der har væsentlig betydning for praktikopholdet, såfremt eleven udtrykkeligt har givet sit samtykke.
STIL har for at forebygge dette udarbejdet en sikkerhedsinstruks om ’Registrering og behandling af personoplysninger i fritekstfelter og (uploadede) dokumenter i egu-portalen’ (Sagsnr. 16/04488).
Jf. denne sikkerhedsinstruks må brugeren angive de oven for beskrevne personoplysninger.
Datakilde(r) og datamodtagere
Hvor stammer oplysningerne fra?
Alle data i egu-portalen indlæses eller indtastes af en skoleansat på en produktionsskole eller ansat tilknyttet et UU-center, et jobcenter eller en kommunens egu-afdeling.
Data indtastes manuelt i systemet. Elevers stamdata (cpr-nummer, navn, adresse) kan indlæses på cpr-nummer via CPR-registeret (folkeregisteradresse) via en EASY-F-tabel. Der er direkte opslag/abonnementstegning ved nye og (for STILs systemer) ukendte elever.
CVR-data på virksomheder indlæses via Praktik+/EASY-P.
Nye arbejdssteder oprettes på baggrund af UVMs institutionsregisters data, dvs. kan kun oprettes, hvis de findes med sekscifret institutionskode i Institutionsregistret.
Hvem har adgang til at behandle persondata i produktet/systemet?
Alle data i egu-portalen hentes, indtastes eller redigeres af en skoleansat eller ansat tilknyttet et UU-center, et jobcenter eller en kommunens egu-afdeling. Adgang sker via UNI-Login med en særlig servicekode efterfulgt af initial brugergodkendelse i portalen ved en administrator. Data afsendt til Ungedatabasen kan ses af UU-centre m.v. på Tilbagemelding.dk
Modtagere
Modtagere af data fra egu-portalen er Ungedatabasen, Danmarks Statistik og siden februar 2017 Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag (AUB).
Danmarks Statistik modtager årligt oplysninger om egu-elever fra STILs Center for Data og Analyse (CDA), dvs. cpr-nr., start- og slutdato på uddannelsen, afbrudsårsagskode (herunder oplysning om gennemførelse), institution, EUD-fællesindgang/hovedområder m.v.
Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag (AUB) modtager ugentligt data om virksomheders CVR-nr., navn og adresse, elevers cpr-nr., uddannelsesstart- og slutdato, praktikperiode, praktikindgåelsesdato, praktikafslutningsdato, evt. praktikafbrudsdato samt egu-vejlederes navn, telefonnr., e-mail. Disse data danner grundlag for udbetaling af egu-bonus til private virksomheder.
Ungedatabasen modtager automatisk indberetning af elevers uddannelsesstatus, dvs. cpr-nr., start- og slutdato, elevstatus (I gang, Afbrudt, Gennemført) m.v.
Sikkerhedsforanstaltninger
STIL har som statslig myndighed pligt til at arbejde med it-sikkerhed og databeskyttelse efter ISO 27001 ledelsesstandarden for informationssikkerhed. Derudover anvendes ITIL som standardrammeværktøj af STIL til at understøtte stabil og sikker drift.
STIL arbejder som følge heraf med:
- Et it-sikkerhedsledelsessystem jf. ISO27001, herunder en it-sikkerhedspolitik, områdepolitikker samt relevante retningslinjer og procedurer og passende kontroller jf. ISO27002
- Pseudonomisering og kryptering i henhold til artikel 32 af GDPR hvor det vurderes relevant.
Styrelsen for IT og Læring