Ved omlægning af systemer og institutioner er der flere forhold at være opmærksomme på omkring institutionens indberetning til Elevdatabasen.
Elev-entiteter - identitet og nøgler
En elev-entitet i Elevdatabasen er identificeret ved nøglerne CPR-UUID (person) x Institutionsnummer (afdeling) x CØSA-formål (uddannelse). Den tekniske betegnelse for dette i Elevdatabasen er elev_institutionsforløb.
Et elev_institutionsforløb indeholder én eller flere elev_skoleperioder, som i praksis repræsenterer hver enkelt "periode" i elevens uddannelse. Alle ændringer i data om eleven afføder en ny elev_skoleperiode.
En indberetning af et elev_institutionsforløb rummer altid det fulde billede af elevens forløb på denne institution/uddannelse, med al historik (på samme institution/uddannelse). Hvis de indberettede data er ændret siden sidste indberetning, opretter Elevdatabasen en en ny version af et elev_institutionsforløb med alle underliggende elev_skoleperioder.
Oplysning om systemet, der indberetter, registreres i elev_institutionsforløbet, men har ikke umiddelbart nogen betydning for sammenhænge i data.
Udskiftning af systemleverandør
Nedenstående forhold gør sig gældende, hvis en institution skifter system/leverandør. Dette kan evt. være kombineret med organisatoriske ændringer.
Det er vigtigt, at alle oplysninger om elever, som tidligere er indberettet til Elevdatabasen, overføres til nyt system. Særlig opmærksomhed gælder for elevernes historik (tidligere elev_skoleperioder), fordi nye indberetninger af en elev skal omfatte den fulde historik for eleven (på denne institution/uddannelse).
Historik for den enkelte elev
Elevdatabasen opbevarer fuld historik for alle elever - og aktuelt (januar '24) er det SA-systemet, der har ansvar for, at dette medsendes ved hver indberetning af eleven.
STIL er i gang med at finde en model for afkortning af denne grænse, så systemet kan begrænse historikken, der skal indberettes.
Det tidligere system skal ophøre med at indberette elever inden det nye system foretager sin første indberetning. Der må således ikke være overlap i indberetninger fra de to systemer.
Ændringer til elevdata skal (som hidtil) indberettes inden for 24 timer efter ændringen er registreret. Dette gælder også i overgangsperioden mellem systemerne.
Hvis der ikke sker ændringer for en elev i overgangsperioden, kan det nye system vælge at indberette eleven igen, men det er ikke nødvendigt aht. Elevdatabasen.
Ændringer i institutionsstrukturen
Ved fusioner, opdeling eller lukning af institutioner og afdelinger er det vigtigt at være opmærksom på nedenstående omkring indberetning til Elevdatabasen.
Hovedinstitution og afdelinger
For hierarkiske institutioner (enhedsart 1 eller 2 i Institutionsregistret) skal elever altid indberettes på en afdeling (enhedsart 2). Indberetning på hovedinstitutionen (enhedsart 1) bliver afvist af Elevdatabasen.
Hvis en elev i forbindelse med omlægningen tilknyttes et nyt institutionsnummer, opstår i Elevdatabasen et nyt elev_institutionsforløb, der repræsenterer samme person (jf de beskrevne nøgler). I den forbindelse er det vigtigt at indberetningen sikrer korrekte data for begge elev_institutionsforløb, herunder start- og slutdato for elev_skoleperioder:
- Elev_institutionsforløb med tidligere institutionsnummer: Sidste elev_skoleperiode får slutdato = sidste dato med gammel struktur. Alle elev_skoleperioder skal have slutdato.
- Elev_institutionsforløb med nyt institutionsnummer: Første elev_skoleperiode indberettes med startdato = første dag med ny struktur. Historikken for det tidligere elev_institutionsforløb (på tidligere institutionsnummer) må ikke overføres til det nye elev_institutionsforløb (med nyt institutionsnummer).
Elever, som i forbindelse med omlægningen fortsætter på samme institution/afdeling (institutionsnummer) er upåvirket og skal ikke indberettes, med mindre der sker ændringer.
Omfatter ændringerne samtidig et leverandørskifte er det underordnet, hvordan indberetningerne fordeles mellem de to systemer. En mulighed kan være, at gamle elev_instituitonsforløb afsluttes i det tidligere system (med det tidligere institutionsnummer), mens nye elev_instituitonsforløb (med nyt institutionsnummer) oprettes af det nye system.
Hvis en institution/afdeling lukker, skal de indberettede elever på samme måde have afsluttet sidste elev_skoleperiode på den lukkede institution/afdeling (som pkt. 1 herover).
Ovenstående ændringer stemmer i praksis overens med håndtering af indberetning for en elev, der skifter institution (eller afdeling) i scenarierne beskrevet på viden.stil.dk https://viden.stil.dk/pages/viewpage.action?pageId=185471339.