Introduktion
Formålet med brugerscenarier er at beskrive de funktioner og scenarier for indberetning, Elevdatabasen håndterer, samt de betingelser og aktører, der er involveret heri. Dette dokument dækker scenarier for de gymnasiale uddannelser.
Aktører
Nedenstående tabel viser primære og sekundære aktører i Elevdatabasen.
| Primære | Sekundær |
|---|---|
|
|
Forudsætninger for hver indberetning
Følgende elementer skal være angivet for at sende en indberetning:
- CPR
- Hovedinstitution
- Afdeling
- Uddannelseskode
- Elevskoleperiode
- Skoleperiode
- Uddannelsesversion
- Startdato
Scenarier for indberetning af elever på gymnasiale uddannelser
Typiske scenarier for en gymnasieelev
Herunder er angivet de typiske scenarier, som skal indberettes for en gymnasieelev.
Eksempler på requests kan findes i Elevdatabasens grænsefladebeskrivelse: https://viden.stil.dk/pages/viewpage.action?pageId=148275700
| Scenarie | Hvad der sker |
|---|---|
| En elev starter i 1.G på et gymnasium | En elev oprettes i det studieadministrative system på en gymnasial uddannelse. På den dag, hvor eleven starter på uddannelsen, og højst 24 timer efter, indberettes elevens data til Elevdatabasen. Data der skal indberettes er:
|
| En elev afslutter 1.G på et gymnasium | En elev registreres som afsluttet på 1.G i det studieadministrative system på en gymnasial uddannelse. På den dag hvor eleven afslutter 1.G, indberettes elevens data til Elevdatabasen. Der skal fortsat indberettes personoplysninger, institutionsoplysninger og uddannelsesoplysninger som vist ovenfor. Den allerede indberettede elevskoleperiode skal indberettes igen, nu med en slutdato:
|
| En elev fortsætter i 2.G på et gymnasium | En elev registreres som startende på 2.G i det studieadministrative system på en gymnasial uddannelse. På den dag hvor eleven starter på 2.G, indberettes elevens data til Elevdatabasen. Der skal fortsat indberettes personoplysninger, institutionsoplysninger og uddannelsesoplysninger. Den allerede indberettede elevskoleperiode for 1.G indberettes igen, og nu tilføjes en elevskoleperiode for 2.G. Der skal endnu ikke indberettes en slutdato (selv om den er planlagt) da den endnu ikke er indtruffet, og derfor ikke er sikker på at komme til at passe for den aktuelle elev.
|
| En elev afslutter 2.G på et gymnasium | En elev registreres som afsluttet på 2.G i det studieadministrative system på en gymnasial uddannelse. På den dag hvor eleven afslutter 2.G, indberettes elevens data til Elevdatabasen. Der skal fortsat indberettes personoplysninger, institutionsoplysninger og uddannelsesoplysninger, samt alle tidligere elevskoleperioder på skolen.
|
| En elev fortsætter i 3.G på på et gymnasium | En elev registreres som startende på 3.G i det studieadministrative system på en gymnasial uddannelse. På den dag hvor eleven starter på 3.G, indberettes elevens data til Elevdatabasen. Der skal fortsat indberettes personoplysninger, institutionsoplysninger og uddannelsesoplysninger. Den allerede indberettede elevskoleperiode for 1.G og 2.G indberettes igen, og der tilføjes en elevskoleperiode for 3.G. Der skal endnu ikke indberettes en slutdato (selv om den er planlagt) da den endnu ikke er indtruffet, og derfor ikke er sikker på at komme til at passe for den aktuelle elev.
|
| En elev afslutter 3.G på et gymnasium | En elev registreres som afsluttet på 3.G i det studieadministrative system på en gymnasial uddannelse. På den dag hvor eleven afslutter 3.G, indberettes elevens data til Elevdatabasen. Der skal fortsat indberettes personoplysninger, institutionsoplysninger og uddannelsesoplysninger, samt alle tidligere elevskoleperioder på skolen.
|
Andre mulige scenarier for en gymnasieelev under uddannelse
Herunder er angivet andre scenarier, som er mulige at indberette for en gymnasieelev.
| Scenarie | Hvad der sker |
|---|---|
| En elev starter i 4.G | En elev registreres som startende på 4.G i det studieadministrative system på en gymnasial uddannelse. På den dag, hvor eleven starter på 4.G, indberettes elevens data til Elevdatabasen. Indberetningen skal indeholde en adgangsvej, der giver adgang til 4.G. Hvis ikke der er indberettes en adgangsvej, der berettiger til 4.G, afvises indberetningen. Der skal fortsat indberettes personoplysninger, institutionsoplysninger og uddannelsesoplysninger, samt alle tidligere elevskoleperioder på skolen. Der skal endnu ikke indberettes en slutdato på den sidste skoleperiode (selv om den er planlagt) da den endnu ikke er indtruffet. |
| En elev afslutter 4.G på et gymnasium | En elev registreres som afsluttet på 4.G i det studieadministrative system på en gymnasial uddannelse. På den dag, hvor eleven afslutter 4.G, indberettes elevens data til Elevdatabasen. Der skal fortsat indberettes personoplysninger, institutionsoplysninger og uddannelsesoplysninger, samt alle tidligere elevskoleperioder på skolen. |
| En elev går på orlov eller kommer tilbage fra orlov | Der skal ikke indberettes information til Elevdatabasen vedrørende orlov. For en elev, hvor orloven strækker sig over sommerferien, henvises der til scenariet for en elev, der går en klasse om. |
| En elev afgår ved døden | En elev afgår ved døden under sin skolegang. Den dag, eleven angives som død i det studieadministrative system, indberettes elevens data til elevdatabasen. Indberetningen skal have slutdato på alle tilknyttede elevskoleperioder, så eleven efterfølgende ikke har nogen åbne skoleperioder. Indberetningen skal indeholde personoplysninger, institutionsoplysninger og uddannelsesoplysninger, samt alle tidligere elevskoleperioder på skolen. |
En elev stopper på en uddannelse | En elev stopper på en uddannelse. Elevdatabasen skelner ikke mellem eventuelle årsager til at eleven stopper. Den dag, det registreres at eleven stopper på uddannelsen, skal der laves en indberetning til Elevdatabasen. Indberetningen skal have slutdato på alle tilknyttede elevskoleperioder, så eleven efterfølgende ikke har nogen åbne skoleperioder. Indberetningen skal indeholde personoplysninger, institutionsoplysninger og uddannelsesoplysninger, samt alle tidligere elevskoleperioder på skolen. |
| En elev skifter uddannelse | En elev skifter fra én uddannelse til en anden uddannelse og fortsætter på samme institution. Når en elev tilknyttes en ny uddannelseskode, anses det for at være et uddannelsesskift i Elevdatabasen. Der skal laves en indberetning, hvor eleven afslutter den oprindelige uddannelse ved at der sættes slutdato på den åbne skoleperiode. Efterfølgende skal der ikke være nogen skoleperioder uden slutdato. I dette eksempel skifter eleven fra HTX til HHX. Efterfølgende sendes en indberetning med den nye uddannelse til elevdatabasen, i dette tilfælde starter eleven på HHX. |
En elev skifter institution | En elev skifter institution. Eleven fortsætter på samme uddannelse. I Elevdatabasen anses det som et institutionsskifte i følgende tilfælde:
Institutionen, der afgiver eleven, indberetter en slutdato på elevens åbne skoleperiode. Efterfølgende må der ikke være nogen skoleperioder uden slutdato. I eksemplet illustreres et skifte til en afdeling inden for samme hovedinstitution Elevens nye institution laver en indberetning til elevdatabasen der indeholder personoplysninger, institutionsoplysninger og uddannelsesoplysninger. Der skal kun indberettes de skoleperioder, hvor eleven har gået på den indberettende institution. Uddannelseskoden er den samme som på den tidligere institution. |
| En elev går 2.G om | En elev skal gå 2.G om. Eleven fortsætter på samme uddannelse og institution. Der sendes en indberetning, der lukker 2.G. Indberetning skal også indeholde den nye 2.G skoleperiode. Der må ikke være mere end én åben skoleperiode i indberetningen. |
| En elev går på en uddannelse, hvor institutionen sammenlægges med en anden institution og får nyt institutionsnummer | En elev går på en institution, der sammenlægges med en anden institution. De sammelagte institutioner får nyt hovedinstitutions- og/eller afdelingsnummer. Elevens aktuelle elevskoleperiode afsluttes på den tidligere hovedinstitution og afdeling. Eleven skal fremadrettet indberettes med den nye hovedinstitution og afdeling. Tidligere elevskoleperioder på det gamle institutionsnummer skal ikke indberettes. |
| En elev får nyt personnummer | Hvis en elev får et nyt personnummer, skal der laves en ny indberetning med det nye personnummer. Der skal ikke foretages en indberetning på det gamle personnummer. |
Indberetter på en tidligere forkert oprettet indberetning. fx
| En tidligere indberetning indeholdt forkert data vedr. institutionsnummer, personnummer eller uddannelse. Der indberettes slutdato for den forkerte kombination, hvor slutdato for skoleperioden angives som den samme dag som startdatoen, således der ikke er nogen åbne skoleperioder. Derefter indsendes en indberetning med de korrekte data. |
Indberetter på en tidligere forkert oprettet indberetning. fx nye datoer | Hvis en tidligere indberetning indeholdt forkert start- og/eller slutdato, skal der indsendes en ny indberetning med de rigtige datoer. |
Elev starter via adgangsvejen, der ikke er ordinær. fx Team Danmark 4-årig | Hvis en elev starter på en uddannelse med en adgangsvej, der ikke er ordinær, skal der i indberetningen udfyldes en adgangsvej. Fx adgangsvejen 'TD' (Team Danmark). |