Formål 

Elevdatabasen er et centralt register i STILs grunddatastrategi. Formålet med behandling af elevoplysninger i Elevdatabasen er 

At sikre ensartede data om elever af høj kvalitet på tværs af STILs systemer

Elevdatabasen har således et afledt formål om at sikre kvaliteten af de data, der indgår i de behandlinger, der er understøttet af STILs systemer. Dette omfatter såvel administrative opgaver som statistik i Børne- og Undervisningsministeriet. På sigt kan data også videregives til andre dataansvarlige inden for rammerne af persondatalovgivningen.  

Behandlingsgrundlaget (hjemmel) for behandling af personoplysninger i Elevdatabasen vil derfor i hovedsagen henvise til hjemlen for den behandling, der anvender data fra Elevdatabasen. Eksempler herpå er 

  • §11b i Lov om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v. (LBK nr 467 af 09/05/2023) (Elevfordeling)
  • §56 i Folkeskoleloven (LBK nr 1086 af 15/08/2023) (Statistik)

Elevdatabasen har ikke nogen selvstændig, isoleret hjemmel til behandling af personoplysninger. 

Læs mere om håndtering af datakvalitet i Elevdatabasen i STILs vejledning til institutioner og afdelinger.

Hvad er det for en behandling, der foregår i Elevdatabasen? 

Behandling af elevoplysninger omfatter nedenstående trin:

  • System-til system-indberetning, hvor data overføres fra en institutions elevadministrative system til Elevdatabasen.
  • Manuel registrering i Elevdatabasens lokale brugergrænseflade, hvor fortrinsvist institutioner, der ikke har eget elevadministrativt system, kan registrere og vedligeholde oplysninger om egne elever. 
  • Opbevaring, historik og oprydning, hvor elevdata lagres med den historik, der er nødvendig aht. de formål, Elevdatabasen understøtter. Når data ikke længere anvendes, bliver de slettet.
  • Kvalitetskontrol. Data sammenholdes og kontrolleres i forhold til aktuelle kvalitetskriterier, med henblik på at opnå en høj datakvalitet. I et vist omfang involverer dette institutionerne, da data som hovedregel korrigeres hos kilden. Læs mere om håndtering af datakvalitet i Elevdatabasen i STILs vejledning til institutioner og afdelinger.
  • Udveksling af data til andre systemer, hvor den egentlige behandling foregår.

Det er i alle tilfælde medarbejdere på den enkelte institution, der registrerer og vedligeholder elevoplysningerne. 

Hvilke oplysninger behandles?

Elevdatabasen behandler nedenstående data om alle elever på ordinære uddannelser i Danmark (pr. 1. oktober er dette endnu begrænset til elever i grundskolen og gymnasiale uddannelser): 

  • CPR-nummer og CPR-UUID (entydig kode for en fysisk person)
  • Igangværende uddannelse og tilknytning til institution/afdeling
  • Klassetrin (0-10 for grundskole og 1-4 for gymnasiale uddannelser), klassebetegnelse og oplysning om klassen er årgangsopdelt.
  • Oplysning om eleven modtager specialundervisning i minimum ni timer pr. uge, herunder om eleven har tilknytning til en specialklasse (kun grundskole)
  • Oplysning om eleven er hjemmeundervist eller ikke følger uddannelsen på fuld tid på denne afdeling (kun grundskole)
  • Oplysning om eleven følger en forlænget (3- eller 4-årig) gymnasial uddannelse (kun gymnasiale uddannelser) 
  • Start- og sluttidspunkt for hver skoleperiode med ovenstående oplysninger, inklusiv historik

Indberetning til Elevdatabasen anvender CPR-nummer som identifikation for en elev. Elevdatabasen anvender dog internt alene CPR-UUID som entydig nøgle for den enkelte person.

Elevdatabasens brugergrænseflade behandler herudover følgende personoplysninger om elever med henblik på at sikre korrekt registrering:

  • CPR-nummer og CPR-UUID
  • Navn
  • Oplysning om navne- og adressebeskyttelse

I Elevdatabasens brugergrænseflade kan en bruger kun se oplysninger om elever på egen institution. Denne adgang kræver en rettighed, som den enkelte virksomhed (institution eller kommune) tildeler sine medarbejdere i NemLog-in. 

Behandling af personoplysninger om brugere af Elevdatabasens brugergrænseflade

Elevdatabasens brugergrænseflade behandler i begrænset omfang også personoplysninger om brugere af systemet.

Disse oplysninger er begrænset til data indlæst fra NemLog-in, når en bruger logger på systemet:

  • Brugerens navn 
  • Brugerens tilknytning til institutioner/afdelinger
  • Brugerens rettigheder til Elevdatabasen på vegne af en institution/afdeling

Oplysningerne gemmes kun så længe, brugeren anvender systemet. Oplysningerne slettes, når browseren lukkes, og indlæses på ny, når brugeren igen logger på systemet. 

Læs desuden om brug af cookies i Elevdatabasens brugergrænseflade.