Dokumentoplysninger

Ændringshistorik

Indhold

Indledning

Dette dokument beskriver strukturen for de oplysninger, Datavarehus i Styrelsen for IT og Læring (STIL) indsamler om alle kursister på institutioner, der har uddannelsesaktivitet efter enten

1. lovgivning om forberedende voksenundervisning (FVU), ordblindeundervisning for voksne (OBU), almen voksenuddannelse (avu), enkeltfag på hf og stx (Enkeltfag), gymnasiale suppleringskurser (GSK), supplerende overbygningsforløb (SOF) og gymnasial indslusning for flygtninge (GIF), eller
2. lovgivning om åben uddannelse (ÅUE), se Bekendtgørelse af lov om åben uddannelse (erhvervsrettet voksenuddannelse) m.v.

Uddannelsesaktivitet i 1. benævnes i det følgende almen voksen- og efteruddannelse (Almen VEU), mens aktivitet ifølge 2. benævnes åben uddannelse erhverv (ÅUE).

Der indsamles overordnet data om fire aktiviteter i forbindelse med kursusaktivitet:

1. Kursisternes deltagelse i holdundervisning
2. Prøveresultater
3. Individuel kompetencevurdering
4. Almen forberedelseseksamen

I senere afsnit gives en beskrivelse af, hvilke oplysninger der skal indberettes i de enkelte tabeller om kursister.

Det er vigtigt, at skolernes systemer på indberetningstidspunktet er opdaterede med de oplysninger, der indsamles til kursistindberetningen. 

En stor del af oplysningerne indsamles under forudsætning af, at de følger principper udmeldt via Børne- og Undervisningsministeriets Uddannelsesmodel (UMO).

Generelt om dataindsamling

Kursistindberetningen indsamler oplysningerne om kursister fra institutioner, som har undervisning efter de relevante lovgivninger inden for Almen VEU og ÅUE. Personens aktiviteter på alle de afholdende institutioner indberettes i kursistindberetningen.

Af systemmæssige årsager er det vigtigt, at der ved eventuel genindberetning eller forsøg på ny indberetning anvendes samme institutionsnummer som ved den indberetning, genindberetningen ændrer ved.

I Kursistindberetningen er den centrale enhed den enkelte persons fag på et hold på en afholdende institution under en indberettende institution og fokus er på hvorledes kurset gennemføres/afbrydes/afsluttes med prøveresultat

Hvem skal indberette?

Indberettere af Almen VEU

Alle uddannelsesinstitutioner skal indberette kursister, der undervises efter lovgivning om forberedende voksenundervisning, ordblindeundervisning for voksne, almen voksenuddannelse, enkeltfag på hf og stx, gymnasiale suppleringskurser, supplerende overbygningsforløb og gymnasial indslusning for flygtninge til Kursistindberetningen. 

Indberetningen af kursisterne skal foretages af den institution, der har ansvaret for kursisten (ofte et VUC) og på vegne af institutionens afdelinger. 

Der indberettes for følgende cøsa-formål:

• Studieforberedende enkeltfag til hf og stx
• Almen voksenuddannelse (AVU)
• Forberedende voksenundervisning (FVU)
• Ordblindeundervisning (OBU)
• Gymnasialt suppleringskursus (GSK)
• Supplerende overbygningsforløb (SOF)
• Gymnasial supplering, GIF

Der anvendes samme uddannelsesmæssige afgrænsning som ved årselevindberetningen. Der henvises til AGV-tilskudsinstruks^[1] og grænsefladedokument vedrørende årselevindberetning.^[2] Afholdt uddannelsesaktivitet skal indberettes uanset, om der er indberettet årselevbidrag, eksempelvis ved deltagelse på et gymnasialt suppleringskursus, der ikke udløser bidrag på grund af manglende prøvedeltagelse. Omvendt skal tilmelding til et kursus ikke indberettes, hvis kursisten aldrig er mødt op.

Hvis kursisten undervises hos en driftsoverenskomstpart, indberettes kursisten af driftsherren med driftsherrens institutionsnummer som indberettende institution og driftsoverenskomstpartens institutionsnummer som afholdende institution. Driftsoverenskomstparten, der varetager undervisningen for driftsherren, skal ikke indberette. 

Driftsoverenskomstpart kan forekomme ved 3018 FVU og 3019 (OBU).

Indberettere af ÅUE

Institutionen der har ansvar for den afholdte undervisning under åben uddannelse erhverv er ansvarlig for at aktiviteten bliver indberettet til Kursistindberetningen i Datavarehus. Dette inkluderer følgende cøsa-formål:

• 3005 Social- og sundhedshjælperuddannelsen (EVE)
• 3514 EUD-enkeltfag, merkantile uddannelser
• 3516 Hhx-enkeltfag
• 3569 EUD-enkeltfag, tekniske uddannelser
• 3660 Kursus for ledere af håndværksvirksomheder
• 3662 Iværksætteruddannelsen
• 3663 IT-administrator
• 3681 Blomsterbinder
• 3682 Kloakmester
• 3684 Tilsynstekniker

Det er samme uddannelsesmæssige afgrænsning, som anvendes ved årselevindberetningen. Der henvises til IEU-tilskudsinstruks^[3] og grænsefladedokument vedrørende årselevindberetning.^[4]

[1] AGV-instruks: https://www.uvm.dk/institutioner-og-drift/oekonomi-og-drift/regulerede-institutioner/tilskud-til-institutioner/tilskud-til-almen-gymnasial-og-voksenuddannelse

[2] Grænsefladedokument, afsnit 5 (3013 GIF) og 8 (de øvrige uddannelser): https://www.stil.dk/administration-og-infrastruktur/systemrevision-af-studieadministrative-systemer/integrationer-og-gaeldende-graensefladebeskrivelser

[3] IEU-instruks: https://www.uvm.dk/institutioner-og-drift/oekonomi-og-drift/regulerede-institutioner/tilskud-til-institutioner/tilskud-til-erhvervsuddannelser

[4] Grænsefladedokument, afsnit 9: https://www.stil.dk/administration-og-infrastruktur/systemrevision-af-studieadministrative-systemer/integrationer-og-gaeldende-graensefladebeskrivelser

Hvilke personer skal indberetningen omfatte?

Indberetningen skal omfatte kursister, der

1. undervises efter den relevante lovgivning vedrørende enten Almen VEU (forberedende voksenundervisning, ordblindeundervisning for voksne, almen voksenuddannelse, enkeltfag på hf og stx, gymnasiale suppleringskurser, supplerende overbygningsforløb og gymnasial indslusning for flygtninge samt almen forberedelseseksamen og individuel Kompetencevurdering), eller
2. undervises efter lovgivning om åben uddannelse.

Personer, der er tilmeldt almen VEU som selvstuderende, skal indberettes med angivelse af status som selvstuderende. Prøvedeltagere på Almen VEU eller ÅUE, der ikke er tilmeldt undervisning, skal også indberettes.

Ved hver indberetning medtages en person kun én gang i kursisttabellen for hver kombination af indberettende institution, afholdende institution og uddannelse. Al relevant aktivitet for personen skal indberettes. 

Hvad skal ikke indberettes?

Indberetningen baserer sig på de studieadministrative systemer, hvori der kan findes registreringer, som er irrelevante i forbindelse med statistiske formål og derfor ikke skal indberettes. Dette omfatter blandt andet

1. Testpersoner og deres registrerede aktivitet
2. Koordinering af GSK-kursister
3. Dobbeltregistreringer, fx i forbindelse med administration af selvbetalere
4. Andre registreringer, der ikke har forbindelse med uddannelsesmæssig aktivitet

Indberetningsfrekvens

Der indberettes to gange årligt (september og marts).

Tidsafgrænsning

Den relevante indberetningsperiode er 1. juli kalenderåret før indberetningstidspunktet indtil enten udgangen af februar (marts-indberetningen) eller udgangen af juni (september-indberetningen) i kalenderåret, hvor indberetningen finder sted. September-indberetningen rummer således hele marts-indberetningen og perioden fra 1. marts til udgangen af juni.

Eksempel: Marts 2022-indberetningen indeholder kursister, der er relevante for perioden 1. juli 2021 til udgangen af februar 2022. September 2022-indberetningen indeholder kursister, der er relevante i perioden 1. juli 2021 til udgangen af juni 2022.

Der skal ske en indberetning, hvis den relevante indberetningsperiode overlapper med datoen for

1. kursisternes deltagelse i holdundervisning og prøveaktivitet i forbindelse med denne undervisning, eller
2. prøveaktivitet for selvstuderende, eller
3. for udstedelse af bevis for Individuel Kompetencevurdering, eller
4. udstedelse af bevis for almen forberedelseseksamen

Forløb, der afsluttes i indberetningsperioden, skal indberettes, selv om de oprindeligt var sat til at slutte i en tidligere indberetningsperiode. Dette sikrer, at kursister med sygeeksamener/prøver etc. bliver indberettet med korrekte oplysninger.

Der skal ikke ske en september-indberetning af kursusdeltagelsen, hvis den har startdato efter 30. juni i det kalenderår, indberetningen finder sted.

På indberetningstidspunktet indberettes under alle omstændigheder den mest aktuelle information om kursisten – også selv om informationen er påført efter indberetningsperioden.

Flere indberetninger af samme holddeltagelse

En kursist skal indberettes med holddeltagelse i flere på hinanden følgende indberetninger, hvis eksempelvis 

1. holddeltagelsen strækker sig over to indberetningsperioder
2. holddeltagelsen afholdes i én indberetningsperiode og prøver (inklusive sygeeksamen, etc.) afholdes i den næste indberetningsperiode

Ad 1: Hvis holddeltagelsen strækker sig ind over 1. juli, vil den første september-indberetning indeholde den planlagte slutdato og en oplysning om, at kurset fortsætter i næste indberetningsperiode (i feltet ’Provekode’ i tabellen KursistensHold), mens de efterfølgende marts- og september-indberetninger vil indeholde holddeltagelsen med den faktiske slutdato og en oplysning om, hvorvidt kursisten har fuldført kurset/har opnået en karakter ved prøven.

Ad 2: Hvis holddeltagelsen slutter før juli, mens prøverne aflægges efter indberetningen i september, vil første september-indberetning indeholde den faktiske slutdato og en oplysning om, at kursisten har fuldført kurset, mens de efterfølgende marts- og september-indberetninger vil indeholde den faktiske slutdato og fuldførelse for kurset og herudover oplysninger om prøveresultater.

Eksempler på indberetninger og deres tidsbegrænsninger

Her følger en række eksempler på, hvorledes kursister skal indberettes.

Eks 1: En kursist med startdato 1. juli 2022 skal ikke med i den indberetning, der finder sted i september 2022. Kursisten skal i stedet indberettes ved de næste indberetninger i marts og september 2023.

Eks 2: En kursist med startdato 1. maj 2022 og slutdato 30. oktober 2022 skal medtages både i september 2022, marts 2023 og september 2023.

Eks 3: En kursist, der afslutter en sygeeksamen i juli 2022 på baggrund af hold-aktivitet i perioden 1. marts-5. maj 2022, skal indberettes både i september 2022 (på grund af aktivitetsperioden), marts 2023 og september 2023-indberetningen (på grund af prøvedatoen).

Eks 4: Afsluttes en individuel kompetencevurdering (IKV) i maj 2022 med udstedelse af et bevis i juli 2022, skal denne IKV medtages i marts 2023 og september 2023. 

Hvilke oplysninger skal indberettes om kursister på Almen VEU og åben uddannelse erhverv?

I det følgende gennemgås elementerne i indberetningen, der sigter mod indsamling af fire typer aktiviteter:

1. Kursisternes deltagelse i holdundervisning
2. Prøveresultater
3. Individuel Kompetencevurdering
4. Almen forberedelseseksamen

Indsamlingen består af følgende elementer:

1. Header
2. Afholdende institutioner
3. Kursister
4. Kursusdeltagelse
   1. Kursusdeltagelse, underfag
5. Bidrag
6. Prøveresultater
   1. Prøveresultater, underfag
7. Kompetencevurdering
8. Beviser
9. Prøveresultater på beviser

Figur 1.  XML-skema for Kursistindberetningen.

Holdaktiviteten på både Almen VEU og ÅUE indberettes via elementerne 1, 2, 3, 4 og 4.a.

Prøveresultater indberettes i elementerne 6 og 6.a.

Selvstuderende på Almen VEU (uden holdaktivitet) er personer, hvor elementerne 1, 2, 3, 6 og 6.a benyttes.

Kompetencevurdering på Almen VEU indsamles via elementerne 1, 2, 3 og 7.

Almen forberedelseseksamen (Almen VEU) indsamles via elementerne 1, 2, 3, 8 og 9.

Indberetningen skal indeholde alle elementerne 1, 2, 3, 4, 4a, 5, 6, 6a, 7 og 9, også selv om der ikke er oplysninger i alle elementer.

Header

Indberetningens header (indberetningshoved) indeholder grundlæggende oplysninger om indberetningen, herunder institutionsnummer for Indberettende institution, det indberettende system, versionen på det indberettende system, indberetningstidspunktet, etc.

Tabel 1. Header.

AfholdInstitution

Elementet AfholdInstitution indeholder oplysninger om, hvilke institutioner der i indberetningsperioden enten

1. har afholdt holdundervisning på et fag på en relevant uddannelse,
2. har haft kursister tilmeldt prøver på et fag på en relevant uddannelse
3. har foretaget en kompetencevurdering på et fag på en relevant uddannelse, eller
4. har udskrevet beviser for almen forberedelseseksamen

En afholdende institution er unik for en kombination af indberettende institution og afholdende institution.

Hvis uddannelsesaktivitet/prøveaktivitet afholdes på en afdeling, er hovedreglen, at afdelingen hvor aktiviteten er afholdt angives i feltet for afholdende institution. 

Eftersom beviser oftest udskrives af den juridiske enhed, vil der også kunne optræde hovedskoler i feltet for afholdende institution.

Tabel 2. AfholdInstitution.

Kursister

Tabellen Kursister indeholder oplysninger om, hvilke personer der i indberetningsperioden enten 

1. har modtaget holdundervisning på et fag på en relevant uddannelse,
2. har været tilmeldt prøver på et fag på en relevant uddannelse,
3. har fået foretaget en kompetencevurdering på et fag på en relevant uddannelse, eller
4. har modtaget et bevis for almen forberedelseseksamen.

En kursist er en kombination af cpr-nummer, uddannelse (CoesaFormaal), indberettende institution og afholdende institution. Uddannelsens version (Version) er den senest registrerede version af personens uddannelse (angivet ved CoesaFormaal).

Tabel 3. Kursister.

En person behandles som to forskellige kursister, hvis kursisten i indberetningsperioden (liste er ikke nødvendigvis udtømmende):

1. modtager holdundervisning på to forskellige uddannelser
2. går op til prøve på to forskellige uddannelser
3. modtager holdundervisning på én uddannelse og går op til prøve på en anden uddannelse
4. får udskrevet bevis for Almen Forberedelsesundervisning og modtager holdundervisning på en anden uddannelse end avu
5. får udskrevet bevis for Almen Forberedelsesundervisning og går op til prøve på en anden uddannelse end avu
6. går på samme uddannelse på to forskellige afholdende institutioner indberettet af samme indberettende institution
7. går på samme afholdende institution i regi af forskellige indberettende institutioner (må ikke forekomme i den enkelte institutions indberetning, da der kun er én indberettende institution i den enkelte indberetning)

Kursusdeltagelse

Dette element indeholder kursusdeltagelsen for kursister, der har været tilmeldt relevant undervisning i indberetningsperioden. 

Kursusdeltagelse er unik for hver kombination af kursist, fag, niveau på faget og kursusdeltagelsens startdato.

Kursusdeltagelsen kan eventuelt have underfag tilknyttet, som angives i et separat element, der refererer til Kursusdeltagelsen. Både faste og variable underfag indberettes.

Et hold er en gruppe af kursister, der sammen følger et undervisningsforløb i et bestemt fag og niveau på en afholdende institution indberettet af en indberettende institution. Der er ikke krav om, at alle kursister på et hold er på samme uddannelse, men de skal alle have samme unikke holdbetegnelse.

Der indberettes kun relevante registreringer af kursusdeltagelse, jf. tidligere afsnit om det, der ikke skal indberettes. Herudover gælder, at hvis kursisten aldrig møder på holdet, er det tilmeldte kursus heller ikke relevant at indberette.

Der kan indberettes flere kursusdeltagelser for samme kursist med samme fag og niveau på faget, men kursisten kan ikke indberettes med tidsmæssigt overlappende kursusdeltagelser med samme fag og niveau – heller ikke i de tilfælde, hvor kursisten modtager undervisning på flere hold samtidigt. Hvis kursisten reelt er aktiv på to delvist overlappende hold på samme uddannelse, fag og niveau for faget, er det nødvendigt at indrapportere to holddeltagelser, hvoraf den første deltagelse er tidsmæssigt afkortet for at undgå overlap. I dette tilfælde markeres afkortningen af det første forløb ved 

1. at flytte slutdatoen for den afkortede holddeltagelse til dagen før startdatoen for den anden holddeltagelse, samt
2. at markere den tidsmæssige afkortning af kursusdeltagelsen i feltet Afkortet

For OBU er enheden ikke deltagelse på hold, men en godkendt indstilling til ordblindeundervisning af et tilhørende omfang og plan for gennemførelse af kursusdeltagelse/gennemførte kursusdeltagelse. Feltet UdbudteLektioner indeholder det godkendte antal lektioner med OBU-undervisning, og feltet Forbrugte Lektioner indeholder det anvendte antal lektioner på indberetningstidspunktet. LokalHoldID er her en individuel og unik ID på den godkendte indstilling.

Tabel 4. Kursusdeltagelse.

Indberettes der en kursusdeltagelse med tilhørende underfag, skal de tilhørende underfag også indberettes. Alle underfag skal referere til en kursusdeltagelse i elementet Kursusdeltagelse.  

Tabel 4a. Kursusdeltagelse, underfag.

Bidrag

Årselevbidraget indberettet for personen på den enkelte kursusdeltagelse skal indberettes i enheden Bidrag. Både bidrag og restbidrag for den pågældende kursusdeltagelse skal medtages, uanset hvilket finansår aktiviteten er indberettet.

Tabel 5. Bidrag.

Prøveresultater

Dette element indeholder prøveresultater for kursistaktivitet på Almen VEU og ÅUE. Prøver, der aflægges i indberetningsperioden i forbindelse med Almen VEU og ÅUE uden at kursisten i perioden modtager undervisning, medtages også.

Tabel 6. Prøveresultater.

Indberettes der et prøveresultat med tilhørende underfag, skal de tilhørende underfag også indberettes. Alle underfag skal referere til et prøveresultat i elementet Prøveresultater.

Tabel 6a. Prøveresultater, underfag.

Kompetencevurdering

Dette element indeholder kompetencebeviser, der udstedes i indberetningsperioden for avu og almengymnasiale uddannelser. Kompetencebeviserne kan omfatte afgrænsede dele af et fag eller et helt fag på niveau G til A.

Hver gang kursisten får udstedt et kompetencebevis for en uddannelse og et fag på et niveau, indgår det en gang i indberetningen.

Får kursisten udstedt flere kompetencebeviser for samme fag og niveau for kurset (eksempelvis flere delvise anerkendelser for samme fag og niveau), indberettes flere records med samme fag/niveau-kombinationer for kursisten.

Tabel 7.  Kompetencevurdering.

Beviser

Dette element indeholder oplysninger om beviser for almen forberedelseseksamen på avu. Prøveresultater på beviset indeholdes i tabellen ProveresultaterPaaBeviser.

Det er normalt en forudsætning, at alle prøver i alle fag på beviset er bestået for at beviset kan udstedes og derved indgå i tabellen. Hvis der gives merit for et fag, medtages det pågældende fag i ProveresultaterPaaBeviser. 

Beviser er unikke for hver kombination af kursist, bevistype og bevisudstedende institution.

Udskrives flere beviser for samme kursist, benyttes udelukkende det seneste bevis og de tilhørende prøveresultater.

Tabel 8. Beviser.

ProveresultaterPaaBeviser

Dette element indeholder oplysninger om de prøveresultater, der indgår i beviserne på almen forberedelseseksamen på avu. Beviserne findes i tabellen Beviser.

Prøveresultater på beviser er unikke for hver kombination af bevis, fag, niveau på faget og evalueringsformen.

Indberettes der et bevis, skal de tilhørende prøveresultater på beviset også indberettes. Alle prøveresultater på beviser skal referere til et bevis i elementet Beviser.

Tabel 9. PrøveresultaterPaaBeviser.

Klassifikation

Indberetningen benytter klassifikationer, som defineres enten i ’stand-alone’-klassifikationstabeller eller i Uddannelsesmodellen, som er defineret i et grænsefladedokument[2].

Klassifikation af oplysninger om

• CoesaFormaal og version
• Evalueringsform
• Fag og niveau (også for underfag)
• Afholdelsesform
• Evalueringsform
• Proevetermin
• Karakterskala
• Karakter

og disse felters indbyrdes relationer stammer fra Uddannelsesmodellen, men kan også meldes ud i forbindelse med indberetningen. 

Herudover anvendes også klassifikation fra Uddannelsesmodellen til felterne

• Tmk
• Rekvirenttype
• VarighedKlokketimer
• VarighedDage

Herudover benyttes følgende ’stand-alone’-tabeller med klassifikationer:

• Undervisningssform
• Medtaelles
• FagligDokumentation
• Anerkendt
• Bevistype
• Provekode

Alle institutioner indberettet skal indgå i Institutionsregisteret, og institutioner nedlagt før indberetningsperioden skal ikke indberettes.

Undervisningsform

Tabel 10. Undervisningsform.

Medtaelles

Tabel 11. Medtaelles.

Anerkendt

Tabel 12. Anerkendt.

Bevistype

Tabel 13. Bevistype.

Faglig dokumentation

Tabel 14. Faglig dokumentation.

Tidsmæssigt afkortet

Tabel 15. Tidsmæssigt afkortet.

1): Hvis en kursists deltagelse opfylder flere betingelser, skal der prioriteres i følgende rækkefølge (hvor tal refererer til værdierne af prøvekoden): 2, 4, 8.

Prøvekode

Tabel 16. Prøvekode.

1): Hvis en kursists deltagelse opfylder flere betingelser, skal der prioriteres i følgende rækkefølge (hvor tal refererer til værdierne af prøvekoden): 2, 4, 8.

2): Når prøvekoden er 8 eller 19, kan kursusdeltagelsen ikke være tidsmæssigt afkortet.

Prøvekode – definition af værdier

Tabel 17. Prøvekode – definition af værdier.

1): Hvis en kursists deltagelse opfylder flere betingelser, skal der prioriteres i følgende rækkefølge (hvor tal refererer til værdierne af prøvekoden): 2, 4, 8.

2): Når prøvekoden er 8 eller 19, kan kursusdeltagelsen ikke være tidsmæssigt afkortet.

[1] Se beskrivelse af standarder for indberetning til XPRS: https://www.stil.dk/administration-og-infrastruktur/systemrevision-af-studieadministrative-systemer/integrationer-og-gaeldende-graensefladebeskrivelser

[2] https://www.stil.dk/administration-og-infrastruktur/systemrevision-af-studieadministrative-systemer/integrationer-og-gaeldende-graensefladebeskrivelser. I indberetningen gøres der brug af tabeller, der er beskrevet i følgende afsnit: 5 Uddannelse, 8 Fag, 10 Fag til Uddannelse, 12 Resultatformer, 14 Tilskud fuldtid, 15 Tilskud Enkeltfag, 16 Prøve, 24 Diverse koder.