Praktisk vejledning til skoler

Denne artikel omhandler indberetning af sprogprøver i børnehaveklassen og 1.-9. klasse til Styrelsen for It og Læring. Nedenstående vejledning indeholder således praktisk information vedrørende skolernes indberetning af sprogprøver for skoleåret 2023/2024.

Hvem skal indberette?

Grundskoler (og afdelinger heraf) med over 30 procent elever bosat i boligområder, der inden for de seneste tre år har været på Social-, Bolig- og Ældreministeriets liste over udsatte boligområder, skal senest den 5. september 2024 indberette sprogprøveresultater for eleverne i børnehaveklassen samt resultaterne af de afholdte sprogprøver for elever i 1.-9. klasse.

På de omfattede skoler skal alle elever i børnehaveklassen gennemføre de obligatoriske sprogprøver. Målgruppen for de obligatoriske sprogprøver i 1.-9. klasse på de omfattede skoler er de elever i 1.-9 klasse, som modtager 'Dansk som andetsprog – supplerende', og som skal ophøre med at modtage 'Dansk som andetsprog – supplerende'. Eleven skal aflægge sprogprøven i 1.-9. klasse, enten når skolelederen vurderer, at eleven ikke længere har behov for at modtage undervisning i 'Dansk som andetsprog – supplerende', eller senest inden udgangen af det fjerde skoleår, hvor eleven modtager undervisning i 'Dansk som andetsprog – supplerende'.

Hvornår finder indberetningen sted?

Indberetningen af sprogprøver for skoleåret 2023/2024 kan ske frem til og med 5. september 2024.

Har Styrelsen for It og Læring ikke modtaget skolens indberetning senest d. 5. september 2024, vil styrelsen kontakte skolen. Skolen vil også blive kontaktet, hvis der er fejl eller mangler i indberetningen.

Vær særligt opmærksom på, hvis der indberettes efter sommerferien, at eleven registreres på det klassetrin, som eleven tilhører i skoleåret 2023/2024.

Hvad skal indberettes?

Det følger af § 19, stk. 1 i bekendtgørelse nr. 696 af 4. juli 2019 om obligatoriske sprogprøver i grundskolen, at de omfattede skoler hvert år skal indberette resultaterne fra sprogprøverne til Styrelsen for It og Læring.

Følgende oplysninger skal indberettes:

1. For elever i børnehaveklassen:
   1. De enkelte elevers resultater fra sprogprøveforsøg
   2. Hvorvidt en elev efter § 11 a, stk. 5 i folkeskoleloven får tilladelse til at påbegynde 1. klasse
   3. Hvorvidt eleven rykker op i 1. klasse
   4. Hvorvidt eleven deltager i frivillig undervisning i sommerferien (sommerskolen).
      
      
2. For elever i 1.-9. klasse:
   1. De enkelte elevers resultater fra sprogprøveforsøg
   2. Hvorvidt eleven rykker et klassetrin op efter skoleårets afslutning.
      
      
3. Samlet for skolen:
   1. Samlede antal elever, der fritages fra sprogprøven i børnehaveklassen og på 1.-9. klassetrin.

• Oplysninger om elever i børnehaveklassen og 1.-9.- klasse, som har afholdt sprogprøver, skal indberettes på elevens CPR-nummer
• Fritagelser skal ikke indberettes med elevernes CPR-nummer.

Hvor finder indberetningen sted?

For sprogprøver i børnehaveklassen kan resultaterne løbende registreres på sprogprøver.dk, hvorfra resultaterne i begyndelsen af august automatisk overføres til indberetningsløsningen (indberet.sprogprøver.dk). For sprogprøver i 1.-9. klasse skal resultaterne registreres løbende lokalt og indberettes i indberetningsløsningen, når alle forsøg er afholdt og senest d. 5. september.

Løbende registrering af sprogprøveforsøg og delprøver i børnehaveklassen

Resultaterne af elevernes sprogprøveforsøg i børnehaveklassen kan løbende registreres på sprogprøver.dk. Her kan skolen registrere den enkelte elevs resultater i de fire delprøver for hvert sprogprøveforsøg, som eleven gennemfører.

For mere detaljeret vejledning angående sprogprøver: Se denne artikel ved at følge linket.

Vær opmærksom på, at ikke alt i indberetningen udfyldes ved den automatiske overførsel. I skal selv ind og notere om:

• Eleven deltager i frivillig sommerskole

• Eleven rykker et klassetrin op

• Eleven har fået særlig tilladelse (jf. § 11 a, stk. 5 i folkeskoleloven) til at rykke et klassetrin op.

Bemærk også, at data i indberetningsløsningen (indberet.sprogprøver.dk) ikke overskrives med data fra sprogprøver.dk. Hvis der er registreret oplysninger om sprogprøveforsøg for en elev på indberet.sprogprøver.dk inden d. 12. august i det nye skoleår 2024/25, overføres de eventuelle oplysninger, som måtte være registreret om eleven på sprogprøver.dk, ikke til indberetningsløsningen.

Endelig indberetning af sprogprøveforsøg, resultater og fritagelser – børnehaveklassen samt 1.-9. klasse

Først når alle sprogprøveforsøg er registreret, godkendt og indberettet på indberet.sprogprøver.dk, har Styrelsen for It og Læring modtaget jeres indberetning.

Se afsnittet 'Praktisk vejledning: Hvordan indberettes oplysninger?' for en nærmere gennemgang af, hvordan der indberettes for elever i henholdsvis børnehaveklassen og i 1.-9. klasse samt fritagne elever.

Hvem kan indberette?

Det er vigtigt, at personen, som skal indberette i systemet, har rollen 'Leder', 'Ledelse' eller 'TAP' (teknisk administrativt personale) i jeres administrative system. Personer med andre roller kan ikke indberette.

Hvornår kan en elev fritages fra de obligatoriske sprogprøver?

Det følger af § 14 i bekendtgørelse om obligatoriske sprogprøver i grundskolen, at skolens leder kan fritage en elev fra sprogprøven, hvis eleven på grund af betydelig funktionsnedsættelse heller ikke på særlige vilkår kan aflægge prøven. Afgørelsen træffes på baggrund af en pædagogisk-psykologisk vurdering om, at eleven på grund af sine vanskeligheder ikke på en hensigtsmæssig måde kan aflægge prøven.

Fritagelsesbestemmelsen må først anvendes, når mulighederne for prøveaflæggelse på særlige vilkår har været til overvejelse. Elever med funktionsnedsættelser skal ligesom alle andre elever, som det klare udgangspunkt, aflægge de obligatoriske sprogprøver.

Det er kun elever, som er omfattet af reglerne om obligatoriske sprogprøver, men som fritages i overensstemmelse med § 14 i bekendtgørelse om obligatoriske sprogprøver i grundskolen, der skal indberettes fritagelser for. Elever, der ikke er omfattet af reglerne om obligatoriske sprogprøver, og som derfor ikke skal gennemføre sprogprøven, skal ikke indberettes som fritagne.

Hvornår kan der gives særlig tilladelse til at rykke en børnehaveklasseelev op i 1. klasse - til trods for, at eleven er vurderet ikke-sprogparat?

Som udgangspunkt skal eleven gå børnehaveklassen om, hvis eleven ikke består det tredje obligatoriske eller fjerde frivillige sprogprøveforsøg. Eleven vil ligeledes igen skulle deltage i de obligatoriske sprogprøveforsøg samt sprogstimuleringsforløb. Elevens påbegyndelse af 1. klasse kan kun udsættes én gang – også selvom eleven heller ikke måtte bestå sprogprøven i anden omgang.

Skolelederen kan i helt særlige tilfælde beslutte, at en elev, der ikke har bestået det tredje obligatoriske eller fjerde frivillige sprogprøveforsøg, på trods heraf kan påbegynde 1. klasse. Dette hvis skolelederen vurderer, at elevens faglige niveau er tilstrækkeligt til at påbegynde undervisningen i 1. klasse. Det kan eksempelvis være tilfældet, hvis en elev konkret vurderes at være i god sproglig progression, og der er forældreopbakning hjemmefra og et godt samarbejde med skolen, og eleven derfor på baggrund af en samlet vurdering har et tilstrækkeligt fagligt niveau til at følge undervisningen i 1. klasse. Der er tale om en undtagelsesbestemmelse, som kun gælder i helt særlige tilfælde, hvor elevens faglige niveau vurderes at være tilstrækkeligt til at påbegynde undervisning i 1. klasse.

Praktisk vejledning: Hvordan indberettes oplysninger?

Det er i følgende vejledning beskrevet og vist, hvordan der skal indberettes på indberetningssiden for henholdsvis børnehaveklassen og 1.-9. klassetrin.

Startside

• Fra startsiden kan der registreres elever til sprogprøve og indberettes resultater:

1. Udvælg elever, der skal til sprogprøve

• Under punktet 'Udvælg elever, som skal til sprogprøve' er der en liste over alle elever på de forskellige klassetrin. For hver elev registreres det, om eleven skal til sprogprøve eller ej.
  • Samtidig er det her muligt at ændre elevens klassetrin i det tilfælde, at der indberettes i skoleåret 2024/2025 for skoleåret 2023/2024. Som nævnt er det vigtigt, at det angivne klassetrin svarer til klassetrinnet i skoleåret 2023/2024.
• Ved klik på linket ses nedenstående skærmbillede, hvor det for hver elev er muligt at ændre klassetrin samt angive, hvorvidt eleven skal til sprogprøve.
• Ved at trykke på de tre prikker (markeret med gul på nedenstående billede) kan den pågældende elevs oplysninger ændres.
• Ved at trykke på knappen 'Rediger' (markeret med grøn på nedenstående billede) kan der ændres i oplysningerne for alle elever (se eksempel på efterfølgende skærmbillede).

• Når alle elever er gennemgået, trykkes på knappen 'Gem' (se nedenstående skærmbillede):

• Efter der er trykket på knappen 'Gem', vælges fanebladet 'Registrering og indberetning' i øverste bjælke for at komme i gang med indberetningen.

2. Indberet resultaterne til Børne- og Undervisningsministeriet

• Efter angivelse af, om eleverne skal til sprogprøve samt tjek af, hvorvidt elevens klassetrin er korrekt, startes indberetningen ved at trykke på linket 'Indberet resultater' på forsiden (markeret med gul):

• Resultaterne indberettes under tre faner; '1) Elever i børnehaveklasse', '2) Elever i 1.-9. klasse' og '3) Fritagne elever'.
• Under punkt '4) Indberetning', godkendes den samlede indberetning og indberetningen sendes elektronisk til ministeriet:

2.1. Elever i børnehaveklassen

• På nedenstående skærmbillede ses indberetningsfladen for en elev i børnehaveklassen. Alle felter kan redigeres på denne side:

• Der skal sættes kryds, hvis eleven enten deltager i frivillig sommerskole, eller har en særlig tilladelse til at rykke et klassetrin op. Derudover skal det angives, hvorvidt eleven rykker et klassetrin op.
• Har I registreret resultater på sprogprøver.dk løbende, skal disse tre felter stadig udfyldes på indberetningssiden.
  • Resultaterne fra elevernes sprogprøver overføres automatisk fra sprogprøver.dk, hvis I har anvendt den mulighed. Her vil I se, at resultaterne af elevernes sprogprøveforsøg allerede er indberettet. Resultaterne vil fremgå af indberetningsløsningen fra d. 16. august.
• Såfremt sprogprøver.dk ikke er anvendt, trykkes på linket 'Registrer resultater' for at angive resultaterne af de forskellige sprogprøveforsøg (se eksempel på hvert forsøg herunder):

• Hvis en elev, som vist i eksemplet ovenfor, er vurderet sprogparat efter 2. forsøg, skal 3. og 4. forsøg udfyldes med 'Intet resultat'. Eleven kan altså ikke vurderes sprogparat i flere forsøg.
• Husk at trykke på knappen 'Gem' for at registrere alle ændringer.
• Når der er registreret oplysninger for alle relevante børnehaveklasseelever trykkes på 'Næste', og indberetningen fortsætter for elever i 1.-9. klasse.

2.2 Elever i 1.-9. klasse

• På nedenstående skærmbillede ses indberetningsfladen for en elev i 1.-9. klasse. Her vælges først linket 'Registrer resultater':

• Resultatet af hver elevs forsøg udfyldes og gemmes, som vist i eksemplet på nedenstående billede:

• Husk kun at registrere ét forsøg, hvor resultatet er 'Sprogparat'. I alle efterfølgende forsøg vælges 'Intet resultat' tilsvarende metoden for elever i børnehaveklassen.
• Når resultaterne af forsøgene er gemt, fremgår elevens resultater af oversigten. Her angives det, om eleven rykker et klassetrin op:

• Når alle elevers resultater er registreret og gemt vælges 'Næste'.

2.3 Fritagne elever

• Til sidst angives antallet af fritagne elever på skolen. Det er det samlede antal elever på tværs af sprogprøven i børnehaveklassen og 1.-9. klasse, som skal indberettes:

2.4 Indberetning

• Når alle resultater er registreret, trykkes der på knappen 'Indberet' under den sidste fane på registrerings- og indberetningssiden.
• Der kan redigeres i indberetningen til og med d. 5. september. Hvis der ændres på oplysninger i trin 1-3, skal der klikkes på 'Indberet' igen, sådan at de nyeste registreringer indberettes.
• Det er de senest registrerede ændringer om eleven, som gælder, når indberetningen lukker d. 5. september om aftenen.

• Når 'Indberet' er valgt, åbnes en kvitteringsside. Her vil det fremgå, hvis indberetningen er mangelfuld - eksempelvis hvis det ikke er angivet, om en elev rykker op til næste klassetrin, som vist i eksemplet på nedenstående skærmbillede:

• Når alle relevante oplysninger er registreret og indberettet, vises en grøn kvitteringsside. Dette er jeres kvittering for, at jeres indberetning er udfyldt korrekt og registreret:

• Fra denne side er det muligt at hente en kopi af den samlede indberetning i Excel-format. Det anbefales, at I som skole henter en kopi af jeres indberetning.

Spørgsmål vedrørende indberetningen

Har du spørgsmål, som vejledningerne ikke giver svar på, kan du kontakte supporten via denne kontaktformular.

Du kan også finde mere information om regler og vejledninger vedrørende sprogprøverne på Børne- og Undervisningsministeriets hjemmeside via dette link.

Kvittering

Der bliver ikke sendt en kvittering efter afsluttet indberetning. Det er derfor særligt vigtigt at gemme en kopi af indberetningen, inden den sendes endeligt afsted.

Det anbefales, at I som skole henter en kopi af jeres indberetning, så I er sikre på at have resultaterne gemt efter at indberetningen er gennemført.

Offentliggørelse af data

Data bruges i notater, som offentliggøres på ministeriets hjemmeside i løbet af efteråret 2024 samt i Social-, Bolig- og Ældreministeriets redegørelse om parallelsamfund.

Derudover anvendes de indberettede data til at understøtte analysen af folkeskolerne i forbindelse med kvalitetstilsynet med parallelsamfundsproblematikker i forhold til hvilke skoler, der eventuelt anmodes om en redegørelse.