Produkt/system
Dataansvarlig - Databehandler
Dataansvarlig myndighed
Institutionerne, skoler/kommuner
Databehandler(e)
Styrelsen for IT og Læring (STIL)
Hvor opbevares personoplysningerne?
☐ | Hos databehandler(e) |
☐ | Hos den dataansvarlige |
☒ | Begge ovenstående steder |
Er der indgået en databehandleraftale med STIL?
☐ | Ja |
☒ | Nej, se bemærkning |
Bemærkninger til Dataansvarlig - Databehandler
Behovet for databehandleraftale mellem institutionerne/skolerne og styrelsen er afløftet gennem cirkulæreskrivelse som definerer styrelsens opgaver som databehandler. Styrelsen har indgået databehandler med styrelsens leverandør.
Databeskyttelsesrådgiveren (DPO)
Karsten Vest Nielsen, DPO@UVM.DK
Betegnelse og formål
Databehandlingens betegnelse og formål
Optagelse.dk er en portal til ansøgning om optagelse på ungdomsuddannelser og videregående uddannelser. Optagelse.dk har til formål at lette tilmeldingen til ungdomsuddannelserne og ansøgning til de videregående uddannelser ved at digitalisere ansøgningsprocessen.
Udviklingen af systemet er et led i regeringens moderniseringsprogram ”En enklere offentlig sektor” om regelforenkling og initiativer, der kan gøre det lettere at være borger i Danmark.
Alle elever der går i grundskolen (8. – 10. klasse) skal uddanneslesparathedsvurderes (UPV). UPV’en foretages i Optagelse.dk på baggrund af grundskolernes indberetning af elever- og forældreoplysninger, karakterer, samt personlige- og sociale forudsætninger. I 9. og 10. klasse skal eleverne lave en ansøgning i Optagelse.dk ved at
logge på Optagelse.dk og godkende deres ansøgning med UNI-Login. Forældre underskriver ansøgningen med NemID. Oplysningerne i ansøgningen videresendes til ansøgerens ønskede uddannelsesinstitution for at de kan vurdere om ansøgeren kan optages.
Ansøgere der er gået ud af skolen, ansøger og underskriver ansøgningen med NemID.
Ansøgere til videregående uddannelser kan søge med NemID. Har ansøgerne et eller flere beviser i Eksamensdatabasen tilføjes det automatisk ansøgningen. Oplysningerne i ansøgningen videresendes til ansøgerens første prioritet, for at uddannelsesinstitutionen kan vurdere om ansøgeren kan optages.
Databehandlingens formålskategori
1. Administrative formål | ☐ |
2. Statistik | ☐ |
3. Begge dele/både 1 og 2 | ☒ |
Personer og oplysninger
Kategorier af registrerede
Der behandles oplysninger om følgende kategorier af personer:
A) Elever i 8.kl, 9. kl og 10. kl
B) Værger/ forældre til Elever i 8.kl, 9. kl og 10. kl
C) Ansøgere til ungdomsuddannelserne, som ikke går i 8.kl, 9. kl og 10. kl
D) Ansøgere til de videregående uddannelser
E) Medarbejdere på uddannelsesinstitutioner
F) Medarbejdere på ungdommens uddannelsesvejledning
G) Medarbejdere ved Styrelsen for It og Læring eller Styrelsen for forskning og uddannelse (SFU)
Omfatter databehandlingen følsomme eller almindelige personoplysninger?
Følsomme oplysninger:Racemæssig eller etnisk baggrund, Politisk overbevisning, Religiøs overbevisning, Filosofisk overbevisning, Fagforeningsmæssige tilhørsforhold, Helbredsforhold, herunder misbrug af medicin, narkotika, alkohol, sindssygdom, ordblindhed m.v., seksuelle forhold eller orientering. | ☐ |
Almindelige personoplysninger:Væsentlige sociale problemer, andre rent private forhold, økonomi, skat, gæld, sygedage, tjenstlige forhold, familieforhold, bolig, bil, eksamen, ansøgning, CV, ansættelsesdato, stilling, arbejdsområde, arbejdstelefon, navn, adresse, fødselsdato (identifikationsoplysning) | ☒ |
Bemærkninger i forhold til følsomme og almindelige personoplysninger
Der indtastes almindelige identifikationsoplysninger samt uddannelsesønsker og parathedsvurdering
Der behandles følgende typer af oplysninger om de ovenfor angivne kategorier af personer:
ad A) CPR-nummer, navn, adresse, e-mail, telefonnummer, alternativ adresse, værge oplysninger, skoletilknytning og uddannelsesplan herunder blandt andet karakterer, eksamensgennemsnit, vurdering af personlige og sociale forudsætninger.
ad B) CPR-nummer, navn og adresse, e-mail, telefonnummer
ad C) CPR-nummer, navn og adresse, e-mail, telefonnummer, og uddannelsesplan herunder blandt andet karakterer og eksamensgennemsnit
ad D) CPR-nummer, navn og adresse, e-mail, telefonnummer, og ansøgning herunder blandt andet karakterer og eksamensgennemsnit
ad E) CVR, navn, e-mail og telefon nummer samt institutionstilknytning
ad F) CVR, navn, e-mail og telefon nummer samt institutionstilknytning
ad G) CVR, navn, e-mail og telefon nummer samt institutionstilknytning
Datakilde(r) og datamodtagere
Hvor stammer oplysningerne fra?
A) Elever i 8.kl, 9. kl og 10. kl
Oplysningerne stammer fra skolernes administrative systemer og evt. tastes ind i selvbetjeningsløsningen.
B) Værger/ forældre til Elever i 8.kl, 9. kl og 10. kl
Oplysningerne stammer fra skolernes administrative systemer og evt. tastes ind i selvbetjeningsløsningen.
C) Ansøgere til ungdomsuddannelserne, som ikke går i 8.kl, 9. kl og 10. kl
Adresseoplysninger stammer fra CPR, nogle eksamensbeviser stammer fra STIL's statistikdatabase og resten taster ansøgeren selv ind i selvbetjeningsløsningen
D) Ansøgere til de videregående uddannelser
Adresseoplysninger stammer fra CPR, de fleste eksamensbeviser stammer fra Eksamensdatabasen og resten taster ansøgeren selv ind i selvbetjeningsløsningen eller ansøgeren uploaded bilag
E) Medarbejdere på uddannelsesinstitutioner
Oplysningerne tastes ind i selvbetjeningsløsningen
F) Medarbejdere på ungdommens uddannelsesvejledning
Oplysningerne tastes ind i selvbetjeningsløsningen
G) Medarbejdere ved STIL eller SFU
Oplysningerne tastes ind i selvbetjeningsløsningen
De modtagende institutioner har mulighed for at hente ansøgninger fra Optagelse.dk på to måder:
1. Afhentning af ansøgning via grænsefladen på Optagelse.dk.
Udvalgte medarbejdere på de modtagende skoler kan logge på Optagelse.dk med deres medarbejder NemID og herved få adgang til at hente ansøgninger via grænsefladen på Optagelse.dk
2. Afhentning via webservice.
De modtagende institutioner kan hente ansøgningerne via en webservice. Webservicen er sikret med brugernavn og password sammen med en rettighedsstyring i Optagelse.dk. Det er muligt for STIL at åbne eller lukke for adgangen for et system via grænsefladen på Optagelse.dk.
Hvem har adgang til at behandle persondata i produktet/systemet?
A) Elever i 8.kl, 9. kl og 10. klasse har adgang til egne oplysninger omkring deres uddannelsesplan
B) ”Værger/ forældre til Elever i 8.kl, 9. kl og 10. klasse har adgang til egne oplysninger samt deres børns oplysninger
C) Ansøgere til ungdomsuddannelserne, som ikke går i 8.kl, 9. kl og 10. klasse har adgang til egne oplysninger omkring deres uddannelsesplan
D) Ansøgere til de videregående uddannelser har adgang til egne oplysninger omkring deres ansøgning
E) Medarbejdere på uddannelsesinstitutioner har adgang til oplysninger om alle de personer som har sendt ansøgning til institutionen og for skoler med 8. kl, 9. kl og 10. klasse har medarbejderes også adgang til personoplysninger for alle skolens elever.
F) Medarbejderepå ungdommens uddannelsesvejledning har adgang til alle de skoler, som er knyttet til UU centeret. Her har UU medarbejderen adgang til alle eleverne på skolerne. Derudover har UU adgang til alle ansøgninger, som er sendt til ungdomsuddannelser, som ligger i de kommuner, hvor UU centeret har
vejledningsforpligtigelsen.
G) Medarbejdere ved STIL eller SFU Har adgang til alle ansøgninger og alle elever
Modtagere
Data overføres til de studieadministrative systemer på de skoler og uddannelsesinstitutioner som ansøgeren søger om optagelse hos.
Der overføres ikke data til andre systemer drevet af STIL.
Sikkerhedsforanstaltninger
STIL har som statslig myndighed pligt til at arbejde med it-sikkerhed og databeskyttelse efter ISO 27001 ledelsesstandarden for informationssikkerhed. Derudover anvendes ITIL som standardrammeværktøj af STIL til at understøtte stabil og sikker drift.
STIL arbejder som følge heraf med:
- Et it-sikkerhedsledelsessystem jf. ISO27001, herunder en it-sikkerhedspolitik, områdepolitikker samt relevante retningslinjer og procedurer og passende kontroller jf. ISO27002
- Pseudonomisering og kryptering i henhold til artikel 32 af GDPR hvor det vurderes relevant.