Indhold på siden:
Brug af personoplysninger ved ansøgning til ungdomsuddannelserne
Kort intro til Optagelse.dk
Optagelse.dk er en portal til ansøgning om optagelse på en ungdomsuddannelse eller en 10. klasse. Du kan også bruge Optagelse.dk til at oplyse, at du planlægger en anden aktivitet som fx arbejde eller udlandsophold.
Optagelse.dk er en obligatorisk selvbetjeningsløsning. Det betyder, at hvis du ønsker at søge om optagelse på en ungdomsuddannelse i Danmark, skal du sende din ansøgning via Optagelse.dk. Hvis du er fritaget for at bruge Optagelse.dk, skal dine ansøgninger stadig sendes via Optagelse.dk. Du kan få hjælp af en vejleder til at sende din ansøgning.
Behandling af dine personoplysninger i forbindelse med din ansøgning via Optagelse.dk.
Formålet med at behandle dine personoplysninger
Kommunerne og regionerne er dataansvarlige og behandler dine personoplysninger for at understøtte din vejledning og optagelse på en ungdomsuddannelse eller en 10. klasse. Styrelsen for It og Læring er databehandler og stiller Optagelse.dk til rådighed for kommunerne og regionerne, så de kan opfylde deres formål i forbindelse med optagelsesprocessen.
Dine personoplysninger behandles ligeledes til Børne- og Undervisningsministeriets statistiske og videnskabelige formål i Ministeriets statistiskberedskab.
Hjemmelsgrundlaget for behandling af personoplysninger
For den administrative behandling af dine personoplysninger findes der hjemmel i Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e om en opgave i samfundets interesse eller en myndighedsopgave, som den dataansvarlige har fået pålagt.
De nationale retsgrundlag, som understøtter denne hjemmel, er:
- 7-11 og 16-17 i Bekendtgørelse om uddannelsesparathedsvurdering, uddannelsesplaner og procedurer ved valg af ungdomsuddannelse (Procedurebekendtgørelsen)
- 2 c – 2 og 14 i Bekendtgørelse af lov om vejledning om uddannelse og erhverv samt pligt til uddannelse, beskæftigelse m.v. (Vejledningsloven).
- Lov nr. 880 af den 21. juni 2022: Kapacitetsfastsættelse og elevfordeling på de gymnasiale ungdomsuddannelser
- Bekendtgørelse om elevfordeling, transporttid og optagelse på de gymnasiale uddannelser
- Databeskyttelsesforordningen. Europaparlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger mv.
- Databeskyttelsesloven. Lov nr. 502 af 23. maj 2018 om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger.
For den administrative behandling af følsomme personoplysninger findes der hjemmel i GDPR artikel 9, stk. 2, litra g om en nødvendig behandling af hensyn til væsentlige samfundsinteresser på grundlag af national ret.
Det nationale retsgrundlag, som understøtter denne hjemmel, er Bekendtgørelse om elevfordeling, transporttid og optagelse på de gymnasiale uddannelser.
Retsgrundlaget for indsamling til statistiske formål findes i Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e med national hjemmel i databeskyttelseslovens § 10 stk. 2 og i § 17 i Bekendtgørelse om uddannelsesparathedsvurdering, uddannelsesplaner og procedurer ved valg af ungdomsuddannelse (Procedurebekendtgørelsen).
Retsgrundlaget for behandling af følsomme personoplysninger til statistiske formål findes i GDPR artikel 9, stk. 2, litra j om behandling til statistiske formål.
Hvilke personoplysninger behandles?
Styrelsen behandler samlet set de personoplysninger, som er listet herunder. Heraf stiller styrelsen kun de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for den enkelte dataansvarliges formål.
Styrelsen behandler følgende almindelige personoplysninger, som er omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6:
- CPR-nummer
- Navn, med mindre du har navnebeskyttelse
- Adresse, med mindre du har adressebeskyttelse
- Telefonnummer
- Uddannelsesønsker
- Standpunkts-, prøvekarakterer og eksamensgennemsnit
- Forældre- eller værgeoplysninger, hvis ansøger er under 18 år
- Uddannelse
- Bilag som studievalgsportfolio og beviser
- Transporttid mellem bopæl og de gymnasiale uddannelser
- Uddannelsesparathedsvurdering
Styrelsen behandler disse oplysninger, der kan indeholde følsomme personoplysninger:
- Ansøgers forrangsønsker og de bilag, der måtte blive vedhæftet som dokumentation herfor.
Hvordan behandles dine personoplysninger?
Hvis du søger om optagelse på en ungdomsuddannelse eller en 10. klasse, gør styrelsen dine ansøgninger tilgængelige for den optagelsesproces, som foregår hos den ansøgte skole eller region. Regionerne deltager i optagelsesprocessen, hvis du ønsker at blive optaget på en gymnasial uddannelse (stx, hhx, htx eller hf) som din 1. prioritet. Her vil dine ansøgninger indgå i en central elevfordeling.
Hvis du i stedet søger om optagelse på en erhvervsuddannelse eller en 10. klasse, gør styrelsen din ansøgning direkte tilgængelig for den ansøgte skole.
Hvis du meddeler, at du planlægger en anden aktivitet, bliver ungeindsatsen i den kommune, du bor i, orienteret om din meddelelse.
Styrelsen tilføjer din uddannelsesparathedsvurdering, beviser og karakterer til dine ansøgninger. Uddannelsesparathedsvurderingen bliver dannet ud fra grundskolens indberetning af dine faglige, personlige, sociale og praksisfaglige forudsætninger.
Styrelsen tilføjer den beregnede transporttid fra din bopæl til uddannelsesstedet til din ansøgning som en information til dig og til brug for regionen i forbindelse med den manuelle fordeling af pladser.
Styrelsen danner desuden oversigter over ansøgerne, så de ansøgte skoler kan afgøre, hvilke ansøgere der skal til optagelsesprøve for at kunne få en plads på uddannelsen.
Hvem får behandlet oplysninger, og hvor kommer oplysningerne fra?
Elever i 8., 9. og 10. klasse, øvrige ansøgere til ungdomsuddannelserne samt deres værger/forældre (hvis ansøger ikke er fyldt 18 år) får behandlet personoplysninger i Optagelse.dk.
Hvis ansøger går i 8., 9. og 10. klasse er oplysningerne tastet af eleven, en vejleder, en administrativ medarbejder eller hentet fra et register. Oplysningerne kommer fra:
- Skolernes administrative systemer
- Styrelsens Elevdatabase
- Styrelsens Karakterdatabase
- Styrelsens Eksamensdatabase
- CPR-registeret
- Bilag, der er uploadet af ansøgeren.
Hvis ansøger ikke går i 8., 9. eller 10. klasse, er oplysningerne tastet af ansøger, en vejleder, en administrativ medarbejder eller hentet fra et register. Oplysningerne kommer fra:
- Skolernes administrative systemer
- Styrelsens Karakterdatabase
- Styrelsens Eksamensdatabase
- CPR-registeret
- Bilag, der er uploadet af ansøgeren.
Oplysningerne om værger/forældre kommer fra:
- CPR-registeret.
Hvem har adgang til at se og behandle dine personoplysninger?
Følgende aktører har adgang til at se og behandle dine personoplysninger:
- Dine forældre/værger, hvis du ikke er fyldt 18 år
Dine forældre eller værger har adgang til at se din uddannelsesparathedsvurdering og dine ansøgninger. Dine forældre eller værger skal underskrive dine ansøgninger. - Grundskoler
Grundskoler har adgang til at se og behandle personoplysninger i uddannelsesparathedsvurderingen. Adgangen gælder for alle skolens elever. - Den kommunale ungeindsats (vejledere)
Den kommunale ungeindsats (KUI) har adgang til at se og behandle personoplysninger i uddannelsesparathedsvurderingen for de elever, der går på skoler, som er knyttet til det pågældende KUI. Derudover har KUI adgang til at se ansøgningerne fra ansøgere, der har bopæl i de kommuner, hvor KUI har en vejledningsforpligtigelse. Det gælder, hvis ansøgeren har søgt med MitID. - De ansøgte uddannelsesinstitutioner fx gymnasier, erhvervsskoler og 10. klasser
Institutionerne har adgang til at behandle de oplysninger, som er nødvendige for at udføre institutionernes opgaver i forbindelse med optagelsesprocessen. - Regionen.
Regionerne har adgang til at behandle de oplysninger, som er nødvendige for at udføre regionens opgaver i forbindelse med optagelsesprocessen.
Derudover har Børne- og Undervisningsministeriet og Danmarks Statistik adgang til at se personoplysningerne i pseudonymiseret form som led i det statistiske arbejde.
Dine personoplysninger overføres ikke til modtagere uden for EU og EØS.
Hvem er den dataansvarlige og kontaktoplysninger på denne?
Styrelsen stiller Optagelse.dk til rådighed for kommunerne og uddannelsesinstitutioner, som er forpligtet til at benytte Optagelse.dk til brug for udførelse af deres opgaver i forbindelse med uddannelsesparathedsvurderinger. Den pågældende kommune er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, der finder sted som led i kommunernes vejledning i Optagelse.dk.
Derudover stiller styrelsen personoplysningerne fra Optagelse.dk til rådighed for regionerne i overensstemmelse med Bekendtgørelse om opgaver og ansvar for regionerne som dataansvarlige i forbindelse med den centrale it-understøttede fordelingsmekanisme, Den Koordinerede Tilmelding til Gymnasiale Ungdomsuddannelser.
Du kan kontakte de dataansvarlige via deres hovedpostkasse eller anden relevant kontaktinformation. Du finder information om hovedpostkassen på deres hjemmesider.
Du kan også kontakte styrelsen. Hvis du har spørgsmål til styrelsens behandling af dine personoplysninger eller, du vil benytte dig af dine rettigheder, finder du vores kontaktoplysninger her:
Styrelsen for It og Læring
Vester Voldgade 123
1552 København V
Tlf. 3392 5000
Mail: info@stil.dk
Hvem er databeskyttelsesrådgiveren og kontaktoplysninger på denne?
Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren hos kommunerne og regionerne via deres hovedpostkasse. Du finder information om hovedpostkassen på deres hjemmesider.
Ministeriet har en koncernfælles databeskyttelsesrådgiver, som bl.a. rådgiver styrelsen om reglerne for behandling af personoplysninger og overvåger ministeriets efterlevelse af reglerne. Dette omfatter Børne- og Undervisningsministeriets departement og de to styrelser: Styrelsen for Undervisning og Kvalitet samt Styrelsen for It og Læring.
Ministeriets databeskyttelsesrådgiver er chefkonsulent Karsten Vest Nielsen. Databeskyttelsesrådgiveren kan kontaktes på e-mail: dpo@uvm.dk eller på tlf.: 2016 7513.
Hvem er underdatabehandler?
Styrelsen anvender Miracle A/S (ejes af Knowit AB) som underdatabehandler.
Hvor længe behandles personoplysningerne?
Styrelsen sletter personoplysningerne i Optagelse.dk tidligst to måneder efter færdigbehandling af ansøgningen og senest, inden der åbnes for en ny ansøgningsrunde.
Styrelsen gemmer dog CPR-nummer og UPV-oplysninger fra eleven går i:
- klasse og indtil 2 år efter, at eleven er gået ud af 9. klasse
- klasse og 1 år efter, at eleven er gået ud af 10. klasse.
Det skyldes det forlængede retskrav om optagelse på en gymnasial uddannelse.
Dine rettigheder
Når dine personoplysninger anvendes til administrativ brug, finder nedenstående rettigheder anvendelse. Dine rettigheder for statistisk anvendelse beskrives efterfølgende.
Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til indsigt i behandlingen af dine oplysninger. Det kan du gøre ved at logge på Optagelse.dk og se hvilke oplysninger, der er registreret om dig. Hvis du vil have indsigt i oplysninger, som en vejleder behandler om dig i forbindelse med din ansøgning til en ungdomsuddannelse, må du rette henvendelse til din vejleder eller skolen.
Som registreret i Optagelse.dk kan du kontakte den kommune eller region, som behandler dine personoplysninger, hvis du ønsker at vide mere om de personoplysninger, som regionen eller kommunen behandler om dig.
Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig rettet. Nogle oplysninger kan du selv rette ved at logge på og rette oplysningerne. Andre oplysninger skal skolen eller vejlederen rette. Hvis du mener, at din skole eller vejleder har registreret urigtige oplysninger, skal du kontakte skolen eller vejlederen.
Du kan rette dine adresseoplysninger via borger.dk.
Ret til sletning
Du har ret til at få slettet oplysninger om dig selv, når der ikke længere er brug for oplysningerne til varetagelse af styrelsens eller skolens opgave, og når de ikke længere er relevante for din ansøgning.
Ret til begrænsning af behandling
Du har som udgangspunkt ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger. Optagelse.dk behandler dog kun personoplysninger til varetagelse af de opgaver, som ved lov er pålagt styrelsen, kommunen, regionerne og skolerne.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger. Du kan dog ikke gøre indsigelse mod den del af behandlingen, der følger af lovgivningen.
Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Retten til dataportabilitet gælder, når en bruger anmoder om, at data overføres fra én dataansvarlig til en anden i forbindelse med skift af tjenesteudbyder på forbrugerretligt grundlag. Da registrering af personoplysninger i Optagelse.dk er et lovkrav, og da det ikke er muligt at anvende et andet system end Optagelse.dk til ansøgninger på skolerne i Danmark, kan du ikke få transmitteret dine oplysninger fra Optagelse.dk til et andet system. Du har dog til enhver tid ret til indsigt i dine oplysninger jf. ovenfor.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder på Datatilsynets hjemmeside.
Dine rettigheder i forhold til den statistiske og videnskabelige anvendelse
Når personoplysninger udelukkende anvendes i videnskabeligt eller statistisk øjemed, kan du ikke få indsigt i den videre behandling af personoplysningerne, eller få rettet personoplysninger. Du kan evt. læse mere herom på Datatilsynets hjemmeside om behandling af personoplysninger til forsknings- og statistiske formål.
Klagemuligheder
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde dine personoplysninger behandles.
Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.