...

• 7-11 og 16-17 i Bekendtgørelse om uddannelsesparathedsvurdering, uddannelsesplaner og procedurer ved valg af ungdomsuddannelse (Procedurebekendtgørelsen).
• Bekendtgørelse om procedurer for ansøgning til ungdomsuddannelser m.v. (Ansøgningsbekendtgørelsen).
• 2 c – 2 og 14 i Bekendtgørelse af lov om vejledning om uddannelse og erhverv samt pligt til uddannelse, beskæftigelse m.v. (Vejledningsloven).
• Lov nr. 880 af den 21. juni 2022: Kapacitetsfastsættelse og elevfordeling på de gymnasiale ungdomsuddannelser
• Bekendtgørelse om elevfordeling, transporttid og optagelse på de gymnasiale uddannelser
• Databeskyttelsesforordningen. Europaparlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger mv.
• Databeskyttelsesloven. Lov nr. 502 af 23. maj 2018 om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger.

...

Retsgrundlaget for indsamling til statistiske formål findes i Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e med national hjemmel i databeskyttelseslovens § 10 stk. 2 og , i § 17 i Bekendtgørelse om uddannelsesparathedsvurdering, uddannelsesplaner og procedurer ved valg af ungdomsuddannelse (Procedurebekendtgørelsen) .

Retsgrundlaget for behandling af følsomme personoplysninger til statistiske formål findes i GDPR artikel 9, stk. 2, litra j om behandling til statistiske formål.

samt i §4 i bekendtgørelsen om procedurer for ansøgning til ungdomsuddannelser m.v. (Ansøgningsbekendtgørelsen).

Hjemmel til at behandle CPR-nummer følger af Databeskyttelseslovens §11, om brug af CPR-nummer til brug for entydig identifikation. 

Retsgrundlaget for behandling af følsomme personoplysninger til statistiske formål findes i GDPR artikel 9, stk. 2, litra j om behandling til statistiske formål.

Hvilke personoplysninger behandles?

...

• CPR-nummer
• Navn, med mindre du har navnebeskyttelse
• Adresse, med mindre du har adressebeskyttelse
• E-mail
• Telefonnummer
• Uddannelsesønsker
• Standpunkts-, prøvekarakterer og eksamensgennemsnit
• Forældre- eller værgeoplysninger, hvis ansøger er under 18 år
• Uddannelse
• Bilag som studievalgsportfolio og beviser
• Transporttid og transportrute mellem bopæl og de gymnasiale uddannelser
• Uddannelsesparathedsvurdering

...

Hvis du søger om optagelse på en ungdomsuddannelse eller en 10. klasse, gør styrelsen dine ansøgninger tilgængelige for den optagelsesproces, som foregår hos den ansøgte skole eller region. Regionerne deltager i optagelsesprocessen, hvis du ønsker at blive optaget på en gymnasial uddannelse (stx, hhx, htx eller hf) som din 1. prioritet, hf eller pre-IB). Her vil dine ansøgninger indgå i en central elevfordeling.

...

Hvis du meddeler, at du planlægger en anden aktivitet, bliver ungeindsatsen i den kommune, du bor i, orienteret om din meddelelse.

Styrelsen tilføjer Frem til den 1.8.2024 tilføjer Styrelsen din uddannelsesparathedsvurdering, beviser og karakterer til dine ansøgninger. Efter den 1.8.2024 er det kun dine beviser og karakterer der tilføjes til dine ansøgninger. Uddannelsesparathedsvurderingen bliver dannet ud fra grundskolens indberetning af dine faglige, personlige, sociale og praksisfaglige forudsætninger.

...

• Skolernes administrative systemer
• Styrelsens Elevdatabase
• Styrelsens Karakterdatabase
• Styrelsens Eksamensdatabase
• Styrelsens Fordelingsdatasystem (transporttider og transportruter)
• CPR-registeret
• Bilag, der er uploadet af ansøgeren
• Selvindtastning (mail og telefonnummer).

Hvis ansøger ikke går i 8., 9. eller 10. klasse, er oplysningerne tastet af ansøger, en vejleder, en administrativ medarbejder eller hentet fra et register. Oplysningerne kommer fra:

• Skolernes administrative systemer
• Styrelsens Karakterdatabase
• Styrelsens Eksamensdatabase
• Styrelsens Fordelingsdatasystem (transporttider og transportruter)
• CPR-registeretCPR-registeret
• Bilag, der er uploadet af ansøgeren
• Selvindtastning (mail og telefonnummer).

Oplysningerne om værger/forældre kommer fra:

• CPR-registeret
• Selvindtastning (mail og telefonnummer).

Hvem har adgang til at se og behandle dine personoplysninger?

...

• Dine forældre/værger, hvis du ikke er fyldt 18 år
  Dine forældre eller værger har adgang til at se din uddannelsesparathedsvurdering og dine ansøgninger. Efter den 1.8.2024 er uddannelsesparathedsvurderingen ikke automatisk tilgængelig i Optagelse.dk. Dine forældre eller værger skal underskrive dine ansøgninger.
• Grundskoler
  Grundskoler har adgang til at se og behandle personoplysninger i uddannelsesparathedsvurderingen. Adgangen gælder for alle skolens elever. Efter den 1.8.2024 er uddannelsesparathedsvurderingen ikke automatisk tilgængelig i Optagelse.dk.
• Den kommunale ungeindsats (vejledere)
  Den kommunale ungeindsats (KUI) har adgang til at se og behandle personoplysninger i uddannelsesparathedsvurderingen for de elever, der går på skoler, som er knyttet til det pågældende KUI. Derudover har Efter den 1.8.2024 er uddannelsesparathedsvurderingen ikke automatisk tilgængelig i Optagelse.dk. Derudover har KUI adgang til at se ansøgningerne fra ansøgere, der har bopæl i de kommuner, hvor KUI har en vejledningsforpligtigelse. Det gælder, hvis ansøgeren har søgt med MitID.
• De ansøgte uddannelsesinstitutioner fx gymnasier, erhvervsskoler og 10. klasser
  Institutionerne har adgang til at behandle de oplysninger, som er nødvendige for at udføre institutionernes opgaver i forbindelse med optagelsesprocessen.
• Regionen.
  Regionerne har adgang til at behandle de oplysninger, som er nødvendige for at udføre regionens opgaver i forbindelse med optagelsesprocessen.

...

Styrelsen for It og Læring
Vester Voldgade 123
1552 København VTeglholmsgade 1
2450 København SV
Tlf. 3392 5000
Mail: info@stil.dk

...

Ministeriets databeskyttelsesrådgiver er chefkonsulent Karsten Vest Nielsen. Databeskyttelsesrådgiveren kan kontaktes på e-mail: dpo@uvm.dk eller på tlf.: 2016 7513.

Hvem er underdatabehandler?

...

Underdatabehandler - udvikling

• Miracle A/S (ejes af Knowit AB) 

Underdatabehandler – drift, vedligehold

Statens It (SIT) leverer infrastrukturen til STILs datacentre og er derfor også at betragte som en underdatabehandler. Herudover drifter STIL selv systemet.

Hvor længe behandles personoplysningerne?

Styrelsen sletter personoplysningerne i Optagelse.dk tidligst to måneder efter færdigbehandling af ansøgningen og senest, inden der åbnes for en ny ansøgningsrundeInden åbning af en ny, årlig ansøgningsrunde sletter styrelsen ansøgninger og personoplysninger, hvis alle ansøgers ansøgninger er færdigbehandlede.

Styrelsen gemmer dog CPR-nummer og UPV-oplysninger fra eleven går i:

...

Brug af personoplysninger ved søgning til de videregående uddannelser

...

Fortegnelse for Optagelse.dk ved ansøgning til ungdomsuddannelser

Formål

Optagelse.dk er en portal til ansøgning om optagelse på en ungdomsuddannelse eller en 10. klasse. Optagelse.dk bliver også brugt af ansøgere til at oplyse, at de planlægger en anden aktivitet som fx arbejde eller udlandsophold.

Formålet med Styrelsen for It og Lærings (STIL) behandling af personoplysninger sker i forbindelse med Styrelsen for It og Lærings forpligtelser som databehandler i forhold til at understøtte ansøgning om og optagelse på en ungdomsuddannelse, 10. klasse eller anden aktivitet.

Styrelsen for It og Lærings stiller Optagelse.dk til rådighed for kommunerne og skoler, som er forpligtet til at benytte Optagelse.dk til brug for udførelse af deres opgaver i forbindelse med uddannelsesparathedsvurderinger og uddannelsesvejledning i henhold til §§ 7-11 og 16-17 i Bekendtgørelse om uddannelsesparathedsvurdering og procedurer ved valg af ungdomsuddannelse (procedurebekendtgørelsen) samt §§ 2 c – 2 og 14 i Lov om kommunal ungeindsats (”Bekendtgørelse af lov om kommunal indsats for unge under 25 år”).

I forhold til parathedsvurderinger skal alle elever, der går i grundskolen (8. – 10. klasse) uddannelsesparathedsvurderes (UPV). UPV’en foretages i Optagelse.dk på baggrund af grundskolernes indberetning af elevoplysninger, karakterer, samt personlige- og sociale forudsætninger. Den pågældende kommune er derfor dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, der finder sted som led i kommunernes vejledning i Optagelse.dk. Efter den 1.8.2024 er uddannelsesparathedsvurderingen ikke automatisk tilgængelig i Optagelse.dk.

Styrelsen for It og Lærings persondatabehandling i denne sammenhæng består således i at stille Optagelse.dk til rådighed og heri opbevare og tilgængeliggøre ansøgninger med persondata for de studieadministrative systemer på ungdomsuddannelserne på vegne af de dataansvarlige med det formål at understøtte de opgaver, som kommunernes KUI-vejledere har i forbindelse med deres uddannelsesvejledning, og som har i forbindelse med optagelsesprocessen.

Derudover stiller Styrelsen personoplysningerne fra Optagelse.dk til rådighed for regionerne i overensstemmelse med Bekendtgørelse om opgaver og ansvar for regionerne som dataansvarlige og for Styrelsen for It og Læring som databehandler i forbindelse med den centrale it-understøttede fordelings-mekanisme, Den Koordinerede Tilmelding til Gymnasiale Ungdomsuddannelser.

Regionerne anvender personoplysningerne til vurdering af forrang, fordeling af ufordelte ansøgere og fordeling af ansøgere, hvis ansøgning ikke er indgået i fordelingsrunden samt til klagebehandling. Dette gælder for ansøgere til de 3-årige uddannelser til almen, merkantil og teknisk studentereksamen, den 2-årige uddannelse til hf-eksamen og pre-IB.

Derudover behandler Børne- og Undervisningsministeriets personoplysninger til statistiske og videnskabelige formål i Ministeriets statistiskberedskab.

STIL varetager endvidere databehandling i forbindelse med drift og udvikling af Optagelse.dk.

Anvendelse i praksis

Optagelse FTU er en obligatorisk selvbetjeningsløsning. Det betyder, at hvis en borger ønsker at søge om optagelse på en ungdomsuddannelse i Danmark, skal borgeren sende sin ansøgning via Optagelse.dk. Hvis borgeren er fritaget for at bruge Optagelse.dk, skal ansøgningerne stadig sendes via Optagelse.dk. Borgeren kan få hjælp af en vejleder til at sende din ansøgning.

Optagelse FTU indeholder en webbaseret brugergrænseflade til borgere, der vil søge ind på ungdomsuddannelse. Grænsefladen er moderniseret og forenklet ift. den tidligere version på Optagelse.dk og er samtidig baseret på det fællesoffentlige design, som understøtter ensartethed på tværs af offentlige løsninger, brug af mobile enheder og tilgængelighedskrav.

Adgang til brugergrænsefladen kan ske med MitID eller via en sms-kode løsning. Sms-kode løsningen bruges, hvis borgeren ikke kan anskaffe sig et MitID.

Når borgeren logger på med MitID via det fællesoffentlige NemLog-in, tilføjer systemet personoplysninger fra CPR-registret om borgeren og dennes værge eller forældre, hvis borgeren er under 18 år. Derudover tilføjer systemet karakterer, beviser, og uddannelsesparathedsvurdering. Efter den 1.8.2024 er uddannelsesparathedsvurderingen ikke automatisk tilgængelig i Optagelse.dk. Ved ansøgning til gymnasiale uddannelser tilføjes endvidere en beregnet transporttid (fra borgerens bopæl til uddannelsesstedet) til ansøgningen. Karakterer og bevisdata bliver vedhæftet, hvis de er registreret i Karakterdatabasen og/eller Eksamensdatabasen. Uddannelsesparathedsvurderingen bliver dannet ud fra grundskolens indberetning af de faglige, personlige, sociale og praksisfaglige forudsætninger. Disse oplysninger samt borgerens konkrete uddannelsesønsker og tilhørende valgfag er almindelige persondata. Ønsker borgeren forrang til en gymnasial uddannelse, som er omfattet af den centrale Elevfordeling, vil borgeren i nogle tilfælde skulle oplyse følsomme personoplysninger, herunder uploade bilag, som indeholder følsomme oplysninger.

Hvis borgeren ansøger via sms-kode løsningen, skal borgeren registrere personoplysninger som navn, mail og telefonnummer. Herudover angiver borgeren konkrete uddannelsesønsker og tilhørende valgfag. Dette er almindelige persondata. Ønsker borgeren forrang til en gymnasial uddannelse, som er omfattet af den centrale Elevfordeling, vil borgeren i nogle tilfælde skulle oplyse følsomme personoplysninger, herunder uploade bilag, som indeholder følsomme oplysninger.

Data opbevares centralt i en database. Ansøgninger afleveres til de modtagende institutioner via webservice, som giver adgang til informationer i ansøgningen, bilag, uddannelsesparathedsvurdering, karakterer og bevisdata. 10. klasses institutionerne modtager ansøgningerne via en målrettet grænseflade. Efter den 1.8.2024 er uddannelsesparathedsvurderingen ikke automatisk tilgængelig i Optagelse.dk.

Efter fordeling kan ansøgerne og deres forældre se den tildelte plads i Optagelse.dk.

Hjemmel for Styrelsen for It og Lærings databehandling

Se 'Brug af personoplysninger ved ansøgning til ungdomsuddannelserne': Hjemmelsgrundlaget for behandling af personoplysninger.

Dataansvarlig - Databehandler

Dataansvarlig myndighed

Kommunerne og uddannelsesinstitutionerne er dataansvarlige for behandlingen af de personoplysninger, der finder sted i forbindelse med deres opgaver, som vedrører uddannelsesparathedsvurdering, vejledning og optagelsesprocessen.

I overensstemmelse med Bekendtgørelse om opgaver og ansvar for regionerne er regionerne dataansvarlige i forbindelse med den centrale it-understøttede fordelingsmekanisme, Den Koordinerede Tilmelding til Gymnasiale Ungdomsuddannelser.

De dataansvarlige kan kontaktes via deres hovedpostkasse eller anden relevant kontaktinformation. Information om hovedpostkassen findes på deres hjemmesider.

Kontaktoplysninger til styrelsen:

Styrelsen for It og Læring
Teglholmsgade 1
2450 København SV
Tlf. 3392 5000
Mail: info@stil.dk

Hvem er databeskyttelsesrådgiver og kontaktoplysninger på denne?

Se 'Brug af personoplysninger ved ansøgning til ungdomsuddannelserne': Hvem er databeskyttelsesrådgiveren og kontaktoplysninger på denne?

Databehandler

STIL er databehandler.

Underdatabehandler - udvikling

Miracle A/S (ejes af Knowit AB) 

Underdatabehandler – drift, vedligehold

Statens It (SIT) leverer infrastrukturen til STILs datacentre og er derfor også at betragte som en underdatabehandler. 

Personer og personoplysninger

Kategorier af registrerede og kategorier af personoplysninger, der behandles i systemet

Hvor længe opbevares personoplysninger i systemet?

Se 'Brug af personoplysninger ved ansøgning til ungdomsuddannelserne': Hvor længe behandles personoplysningerne?

Datakilder og datamodtagere

Hvor stammer oplysningerne fra?

Se 'Brug af personoplysninger ved ansøgning til ungdomsuddannelserne': Hvem får behandlet oplysninger, og hvor kommer oplysningerne fra?

Hvem har adgang til at se og behandle persondata i systemet?

Følgende aktører har adgang til at se og behandle dine personoplysninger:

• Forældre/værger til ansøgere, som endnu ikke er fyldt 18 år
  Forældre eller værger har adgang til at se uddannelsesparathedsvurderingen og ansøgningerne. Efter den 1.8.2024 er uddannelsesparathedsvurderingen ikke automatisk tilgængelig i Optagelse.dk. Forældre eller værger skal underskrive ansøgningerne. De kan fjerne underskriften igen og genunderskrive efter behov.
  
  
• Grundskoler
  Grundskoler har adgang til at se, rette og slette personoplysninger i uddannelsesparathedsvurderingen. Adgangen gælder for alle skolens elever. Efter den 1.8.2024 er uddannelsesparathedsvurderingen ikke automatisk tilgængelig i Optagelse.dk.
  
  
• Den kommunale ungeindsats (vejledere)
  Den kommunale ungeindsats (KUI) har adgang til at se og rette personoplysninger i forbindelse med uddannelsesparathedsvurderingen for de elever, der går på uddannelsesinstitutioner, som er knyttet til det pågældende KUI. Efter den 1.8.2024 er uddannelsesparathedsvurderingen ikke automatisk tilgængelig i Optagelse.dk. Derudover har KUI adgang til at se ansøgningerne fra ansøgere, der har bopæl i de kommuner, hvor KUI har en vejledningsforpligtigelse. Det gælder, hvis ansøgeren har søgt med MitID.
  
  
• De ansøgte uddannelsesinstitutioner fx gymnasier, erhvervsskoler og 10. klasser
  De ansøgte uddannelsesinstitutioner har adgang til at godkende eller afvise forrangsønsker.
  Institutionerne har adgang til at se de oplysninger, som er nødvendige for at udføre institutionernes opgaver i forbindelse med optagelsesprocessen.
  
  
• Regionerne
  Regionerne har adgang til at se de oplysninger, som er nødvendige for at udføre regionens opgaver i forbindelse med optagelsesprocessen, den centrale elevfordeling og eventuel klagebehandling. Reglerne for elevfordeling gælder for de almengymnasiale uddannelser 3-årig stx og 2-årig hf og de erhvervsgymnasiale uddannelser 3-årig hhx og htx. Det gælder uanset, hvilken institutionstype der udbyder disse uddannelser, med undtagelse af private gymnasier, som ikke er omfattet af reglerne.
  Regionerne har adgang til at godkende eller afvise forrangsønsker vedrørende handicap.
  Regionerne kan manuelt tildele ansøger en plads.
  
  
• Styrelsen for It og Læring
  Styrelsen for It og Læring har adgang til at se personoplysninger i support- og driftsøjemed. Styrelsen behandler oplysninger i uddannelsesparathedsvurderingen, beviser og karakterer samt personoplysninger fra CPR-registret i forbindelse med din ansøgning.

Derudover har Børne- og Undervisningsministeriet og Danmarks Statistik adgang til at se personoplysningerne i pseudonymiseret form som led i det statistiske arbejde.

Dine personoplysninger overføres ikke til modtagere uden for EU og EØS.

Modtagere

Sker der overførsler til tredjelande eller internationale organisationer?

Generelle sikkerhedsforanstaltninger

Styrelsen for It og Læring autoriserer adgang for de personer i styrelsen, der har et arbejdsbetinget behov for at kunne tilgå personoplysninger i systemet. Styrelsen fører regelmæssig kontrol med, at kun personer med arbejdsbetinget behov kan tilgå personoplysninger i systemet. Styrelsen lukker straks en medarbejders adgang til oplysningerne, hvis autorisationen fratages eller udløber.Styrelsen for It og Læring sikrer at disse personer har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.

Som ansvarlig myndighed for systemet er Styrelsen for It og Læring ansvarlig for at iagttage kravet i databeskyttelsesforordningens artikel 32 om behandlingssikkerhed. Styrelsen foretager en risikovurdering og gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til disse risici, herunder blandet andet, alt efter hvad der er relevant, kryptering og logning.

Fastsættelsen af de omhandlede foranstaltninger sker under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder.Styrelsen for It og Læring sørger som minimum for at iværksætte følgende sikkerhedsforanstaltninger:

1) Styrelsen fastsætter interne retningslinjer for informationssikkerhed, herunder retningslinjer for organisatoriske forhold, logisk og fysisk sikring, herunder administration af adgangskontrolanordninger og autorisationsanordninger samt kontrol af autorisationer. Styrelsen instruerer de autoriserede medarbejdere i reglerne om interne arbejdsgange og sikkerhedsforanstaltninger, herunder sikkerhedsforanstaltninger ved evt. anvendelse af hjemmearbejdsplads og mobilt udstyr.

2) Styrelsen anvender et almindeligt anerkendt standardrammeværktøj, såsom ITIL, til at understøtte stabil og sikker drift.

3) Styrelsen etablerer et informationssikkerhedsledelsessystem baseret på ISO27001-standarden, herunder en it-sikkerhedspolitik, områdepolitikker, passende kontroller samt relevante retningslinjer og procedurer i forhold til informationssikkerheden.