Indhold på siden:

Brug af personoplysninger ved ansøgning til ungdomsuddannelserne

Kort intro til Optagelse.dk

Optagelse.dk er en portal til ansøgning om optagelse på en ungdomsuddannelse eller en 10. klasse. Du kan også bruge Optagelse.dk til at oplyse, at du planlægger en anden aktivitet som fx arbejde eller udlandsophold.

Optagelse.dk er en obligatorisk selvbetjeningsløsning. Det betyder, at hvis du ønsker at søge om optagelse på en ungdomsuddannelse i Danmark, skal du sende din ansøgning via Optagelse.dk. Hvis du er fritaget for at bruge Optagelse.dk, skal dine ansøgninger stadig sendes via Optagelse.dk. Du kan få hjælp af en vejleder til at sende din ansøgning.

Behandling af dine personoplysninger i forbindelse med din ansøgning via Optagelse.dk.

Formålet med at behandle dine personoplysninger

Kommunerne og regionerne er dataansvarlige og behandler dine personoplysninger for at understøtte din vejledning og optagelse på en ungdomsuddannelse eller en 10. klasse. Styrelsen for It og Læring er databehandler og stiller Optagelse.dk til rådighed for kommunerne og regionerne, så de kan opfylde deres formål i forbindelse med optagelsesprocessen.

Dine personoplysninger behandles ligeledes til Børne- og Undervisningsministeriets statistiske og videnskabelige formål i Ministeriets statistiskberedskab.

Hjemmelsgrundlaget for behandling af personoplysninger

For den administrative behandling af dine personoplysninger findes der hjemmel i Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e om en opgave i samfundets interesse eller en myndighedsopgave, som den dataansvarlige har fået pålagt.

De nationale retsgrundlag, som understøtter denne hjemmel, er:

• 7-11 og 16-17 i Bekendtgørelse om uddannelsesparathedsvurdering, uddannelsesplaner og procedurer ved valg af ungdomsuddannelse (Procedurebekendtgørelsen).
• Bekendtgørelse om procedurer for ansøgning til ungdomsuddannelser m.v. (Ansøgningsbekendtgørelsen).
• 2 c – 2 og 14 i Bekendtgørelse af lov om vejledning om uddannelse og erhverv samt pligt til uddannelse, beskæftigelse m.v. (Vejledningsloven).
• Lov nr. 880 af den 21. juni 2022: Kapacitetsfastsættelse og elevfordeling på de gymnasiale ungdomsuddannelser
• Bekendtgørelse om elevfordeling, transporttid og optagelse på de gymnasiale uddannelser
• Databeskyttelsesforordningen. Europaparlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger mv.
• Databeskyttelsesloven. Lov nr. 502 af 23. maj 2018 om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger.

For den administrative behandling af følsomme personoplysninger findes der hjemmel i GDPR artikel 9, stk. 2, litra g om en nødvendig behandling af hensyn til væsentlige samfundsinteresser på grundlag af national ret.

Det nationale retsgrundlag, som understøtter denne hjemmel, er Bekendtgørelse om elevfordeling, transporttid og optagelse på de gymnasiale uddannelser.

Retsgrundlaget for indsamling til statistiske formål findes i Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e med national hjemmel i databeskyttelseslovens § 10 stk. 2, i § 17 i Bekendtgørelse om uddannelsesparathedsvurdering, uddannelsesplaner og procedurer ved valg af ungdomsuddannelse (Procedurebekendtgørelsen) samt i §4 i bekendtgørelsen om procedurer for ansøgning til ungdomsuddannelser m.v. (Ansøgningsbekendtgørelsen).

Hjemmel til at behandle CPR-nummer følger af Databeskyttelseslovens §11, om brug af CPR-nummer til brug for entydig identifikation. 

Retsgrundlaget for behandling af følsomme personoplysninger til statistiske formål findes i GDPR artikel 9, stk. 2, litra j om behandling til statistiske formål.

Hvilke personoplysninger behandles?

Styrelsen behandler samlet set de personoplysninger, som er listet herunder. Heraf stiller styrelsen kun de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for den enkelte dataansvarliges formål.

Styrelsen behandler følgende almindelige personoplysninger, som er omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6:

• CPR-nummer
• Navn, med mindre du har navnebeskyttelse
• Adresse, med mindre du har adressebeskyttelse
• E-mail
• Telefonnummer
• Uddannelsesønsker
• Standpunkts-, prøvekarakterer og eksamensgennemsnit
• Forældre- eller værgeoplysninger, hvis ansøger er under 18 år
• Uddannelse
• Bilag som studievalgsportfolio og beviser
• Transporttid og transportrute mellem bopæl og de gymnasiale uddannelser
• Uddannelsesparathedsvurdering

Styrelsen behandler disse oplysninger, der kan indeholde følsomme personoplysninger:

• Ansøgers forrangsønsker og de bilag, der måtte blive vedhæftet som dokumentation herfor.

Hvordan behandles dine personoplysninger?

Hvis du søger om optagelse på en ungdomsuddannelse eller en 10. klasse, gør styrelsen dine ansøgninger tilgængelige for den optagelsesproces, som foregår hos den ansøgte skole eller region. Regionerne deltager i optagelsesprocessen, hvis du ønsker at blive optaget på en gymnasial uddannelse (stx, hhx, htx, hf eller pre-IB). Her vil dine ansøgninger indgå i en central elevfordeling.

Hvis du i stedet søger om optagelse på en erhvervsuddannelse eller en 10. klasse, gør styrelsen din ansøgning direkte tilgængelig for den ansøgte skole.

Hvis du meddeler, at du planlægger en anden aktivitet, bliver ungeindsatsen i den kommune, du bor i, orienteret om din meddelelse.

Frem til den 1.8.2024 tilføjer Styrelsen din uddannelsesparathedsvurdering, beviser og karakterer til dine ansøgninger. Efter den 1.8.2024 er det kun dine beviser og karakterer der tilføjes til dine ansøgninger. Uddannelsesparathedsvurderingen bliver dannet ud fra grundskolens indberetning af dine faglige, personlige, sociale og praksisfaglige forudsætninger.

Styrelsen tilføjer den beregnede transporttid fra din bopæl til uddannelsesstedet til din ansøgning som en information til dig og til brug for regionen i forbindelse med den manuelle fordeling af pladser.

Styrelsen danner desuden oversigter over ansøgerne, så de ansøgte skoler kan afgøre, hvilke ansøgere der skal til optagelsesprøve for at kunne få en plads på uddannelsen.

Hvem får behandlet oplysninger, og hvor kommer oplysningerne fra?

Elever i 8., 9. og 10. klasse, øvrige ansøgere til ungdomsuddannelserne samt deres værger/forældre (hvis ansøger ikke er fyldt 18 år) får behandlet personoplysninger i Optagelse.dk.

Hvis ansøger går i 8., 9. og 10. klasse er oplysningerne tastet af eleven, en vejleder, en administrativ medarbejder eller hentet fra et register. Oplysningerne kommer fra:

• Skolernes administrative systemer
• Styrelsens Elevdatabase
• Styrelsens Karakterdatabase
• Styrelsens Eksamensdatabase
• Styrelsens Fordelingsdatasystem (transporttider og transportruter)
• CPR-registeret
• Bilag, der er uploadet af ansøgeren
• Selvindtastning (mail og telefonnummer).

Hvis ansøger ikke går i 8., 9. eller 10. klasse, er oplysningerne tastet af ansøger, en vejleder, en administrativ medarbejder eller hentet fra et register. Oplysningerne kommer fra:

• Skolernes administrative systemer
• Styrelsens Karakterdatabase
• Styrelsens Eksamensdatabase
• Styrelsens Fordelingsdatasystem (transporttider og transportruter)
• CPR-registeret
• Bilag, der er uploadet af ansøgeren
• Selvindtastning (mail og telefonnummer).

Oplysningerne om værger/forældre kommer fra:

• CPR-registeret
• Selvindtastning (mail og telefonnummer).

Hvem har adgang til at se og behandle dine personoplysninger?

Følgende aktører har adgang til at se og behandle dine personoplysninger:

• Dine forældre/værger, hvis du ikke er fyldt 18 år
  Dine forældre eller værger har adgang til at se din uddannelsesparathedsvurdering og dine ansøgninger. Efter den 1.8.2024 er uddannelsesparathedsvurderingen ikke automatisk tilgængelig i Optagelse.dk. Dine forældre eller værger skal underskrive dine ansøgninger.
• Grundskoler
  Grundskoler har adgang til at se og behandle personoplysninger i uddannelsesparathedsvurderingen. Adgangen gælder for alle skolens elever. Efter den 1.8.2024 er uddannelsesparathedsvurderingen ikke automatisk tilgængelig i Optagelse.dk.
• Den kommunale ungeindsats (vejledere)
  Den kommunale ungeindsats (KUI) har adgang til at se og behandle personoplysninger i uddannelsesparathedsvurderingen for de elever, der går på skoler, som er knyttet til det pågældende KUI. Efter den 1.8.2024 er uddannelsesparathedsvurderingen ikke automatisk tilgængelig i Optagelse.dk. Derudover har KUI adgang til at se ansøgningerne fra ansøgere, der har bopæl i de kommuner, hvor KUI har en vejledningsforpligtigelse. Det gælder, hvis ansøgeren har søgt med MitID.
• De ansøgte uddannelsesinstitutioner fx gymnasier, erhvervsskoler og 10. klasser
  Institutionerne har adgang til at behandle de oplysninger, som er nødvendige for at udføre institutionernes opgaver i forbindelse med optagelsesprocessen.
• Regionen.
  Regionerne har adgang til at behandle de oplysninger, som er nødvendige for at udføre regionens opgaver i forbindelse med optagelsesprocessen.

Derudover har Børne- og Undervisningsministeriet og Danmarks Statistik adgang til at se personoplysningerne i pseudonymiseret form som led i det statistiske arbejde.

Dine personoplysninger overføres ikke til modtagere uden for EU og EØS.

Hvem er den dataansvarlige og kontaktoplysninger på denne?

Styrelsen stiller Optagelse.dk til rådighed for kommunerne og uddannelsesinstitutioner, som er forpligtet til at benytte Optagelse.dk til brug for udførelse af deres opgaver i forbindelse med uddannelsesparathedsvurderinger. Den pågældende kommune er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, der finder sted som led i kommunernes vejledning i Optagelse.dk.

Derudover stiller styrelsen personoplysningerne fra Optagelse.dk til rådighed for regionerne i overensstemmelse med Bekendtgørelse om opgaver og ansvar for regionerne som dataansvarlige i forbindelse med den centrale it-understøttede fordelingsmekanisme, Den Koordinerede Tilmelding til Gymnasiale Ungdomsuddannelser.

Du kan kontakte de dataansvarlige via deres hovedpostkasse eller anden relevant kontaktinformation. Du finder information om hovedpostkassen på deres hjemmesider.

Du kan også kontakte styrelsen. Hvis du har spørgsmål til styrelsens behandling af dine personoplysninger eller, du vil benytte dig af dine rettigheder, finder du vores kontaktoplysninger her:

Styrelsen for It og Læring
Teglholmsgade 1
2450 København SV
Tlf. 3392 5000
Mail: info@stil.dk

Hvem er databeskyttelsesrådgiveren og kontaktoplysninger på denne?

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren hos kommunerne og regionerne via deres hovedpostkasse. Du finder information om hovedpostkassen på deres hjemmesider.

Ministeriet har en koncernfælles databeskyttelsesrådgiver, som bl.a. rådgiver styrelsen om reglerne for behandling af personoplysninger og overvåger ministeriets efterlevelse af reglerne. Dette omfatter Børne- og Undervisningsministeriets departement og de to styrelser: Styrelsen for Undervisning og Kvalitet samt Styrelsen for It og Læring.

Ministeriets databeskyttelsesrådgiver er chefkonsulent Karsten Vest Nielsen. Databeskyttelsesrådgiveren kan kontaktes på e-mail: dpo@uvm.dk eller på tlf.: 2016 7513.

Underdatabehandler - udvikling

• Miracle A/S (ejes af Knowit AB) 

Underdatabehandler – drift, vedligehold

Statens It (SIT) leverer infrastrukturen til STILs datacentre og er derfor også at betragte som en underdatabehandler. Herudover drifter STIL selv systemet.

Hvor længe behandles personoplysningerne?

Inden åbning af en ny, årlig ansøgningsrunde sletter styrelsen ansøgninger og personoplysninger, hvis alle ansøgers ansøgninger er færdigbehandlede.

Styrelsen gemmer dog CPR-nummer og UPV-oplysninger fra eleven går i:

• klasse og indtil 2 år efter, at eleven er gået ud af 9. klasse
• klasse og 1 år efter, at eleven er gået ud af 10. klasse.

Det skyldes det forlængede retskrav om optagelse på en gymnasial uddannelse.

Dine rettigheder

Når dine personoplysninger anvendes til administrativ brug, finder nedenstående rettigheder anvendelse. Dine rettigheder for statistisk anvendelse beskrives efterfølgende.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til indsigt i behandlingen af dine oplysninger. Det kan du gøre ved at logge på Optagelse.dk og se hvilke oplysninger, der er registreret om dig. Hvis du vil have indsigt i oplysninger, som en vejleder behandler om dig i forbindelse med din ansøgning til en ungdomsuddannelse, må du rette henvendelse til din vejleder eller skolen.

Som registreret i Optagelse.dk kan du kontakte den kommune eller region, som behandler dine personoplysninger, hvis du ønsker at vide mere om de personoplysninger, som regionen eller  kommunen behandler om dig.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig rettet. Nogle oplysninger kan du selv rette ved at logge på og rette oplysningerne. Andre oplysninger skal skolen eller vejlederen rette. Hvis du mener, at din skole eller vejleder har registreret urigtige oplysninger, skal du kontakte skolen eller vejlederen.

Du kan rette dine adresseoplysninger via borger.dk.  

Ret til sletning

Du har ret til at få slettet oplysninger om dig selv, når der ikke længere er brug for oplysningerne til varetagelse af styrelsens eller skolens opgave, og når de ikke længere er relevante for din ansøgning. 

Ret til begrænsning af behandling

Du har som udgangspunkt ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger. Optagelse.dk behandler dog kun personoplysninger til varetagelse af de opgaver, som ved lov er pålagt styrelsen, kommunen, regionerne og skolerne.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger. Du kan dog ikke gøre indsigelse mod den del af behandlingen, der følger af lovgivningen.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Retten til dataportabilitet gælder, når en bruger anmoder om, at data overføres fra én dataansvarlig til en anden i forbindelse med skift af tjenesteudbyder på forbrugerretligt grundlag. Da registrering af personoplysninger i Optagelse.dk er et lovkrav, og da det ikke er muligt at anvende et andet system end Optagelse.dk til ansøgninger på skolerne i Danmark, kan du ikke få transmitteret dine oplysninger fra Optagelse.dk til et andet system. Du har dog til enhver tid ret til indsigt i dine oplysninger jf. ovenfor.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder på Datatilsynets hjemmeside.

Dine rettigheder i forhold til den statistiske og videnskabelige anvendelse

Når personoplysninger udelukkende anvendes i videnskabeligt eller statistisk øjemed, kan du ikke få indsigt i den videre behandling af personoplysningerne, eller få rettet personoplysninger. Du kan evt. læse mere herom på Datatilsynets hjemmeside om behandling af personoplysninger til forsknings- og statistiske formål.

Klagemuligheder

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde dine personoplysninger behandles.

Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

...

Brug af personoplysninger ved søgning til de videregående uddannelser

...

Fortegnelse for Optagelse.dk ved ansøgning til ungdomsuddannelser

Formål

Optagelse.dk er en portal til ansøgning om optagelse på en ungdomsuddannelse eller en 10. klasse. Optagelse.dk bliver også brugt af ansøgere til at oplyse, at de planlægger en anden aktivitet som fx arbejde eller udlandsophold.

Formålet med Styrelsen for It og Lærings (STIL) behandling af personoplysninger sker i forbindelse med Styrelsen for It og Lærings forpligtelser som databehandler i forhold til at understøtte ansøgning om og optagelse på en ungdomsuddannelse, 10. klasse eller anden aktivitet.

Styrelsen for It og Lærings stiller Optagelse.dk til rådighed for kommunerne og skoler, som er forpligtet til at benytte Optagelse.dk til brug for udførelse af deres opgaver i forbindelse med uddannelsesparathedsvurderinger og uddannelsesvejledning i henhold til §§ 7-11 og 16-17 i Bekendtgørelse om uddannelsesparathedsvurdering og procedurer ved valg af ungdomsuddannelse (procedurebekendtgørelsen) samt §§ 2 c – 2 og 14 i Lov om kommunal ungeindsats (”Bekendtgørelse af lov om kommunal indsats for unge under 25 år”).

I forhold til parathedsvurderinger skal alle elever, der går i grundskolen (8. – 10. klasse) uddannelsesparathedsvurderes (UPV). UPV’en foretages i Optagelse.dk på baggrund af grundskolernes indberetning af elevoplysninger, karakterer, samt personlige- og sociale forudsætninger. Den pågældende kommune er derfor dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, der finder sted som led i kommunernes vejledning i Optagelse.dk. Efter den 1.8.2024 er uddannelsesparathedsvurderingen ikke automatisk tilgængelig i Optagelse.dk.

Styrelsen for It og Lærings persondatabehandling i denne sammenhæng består således i at stille Optagelse.dk til rådighed og heri opbevare og tilgængeliggøre ansøgninger med persondata for de studieadministrative systemer på ungdomsuddannelserne på vegne af de dataansvarlige med det formål at understøtte de opgaver, som kommunernes KUI-vejledere har i forbindelse med deres uddannelsesvejledning, og som har i forbindelse med optagelsesprocessen.

Derudover stiller Styrelsen personoplysningerne fra Optagelse.dk til rådighed for regionerne i overensstemmelse med Bekendtgørelse om opgaver og ansvar for regionerne som dataansvarlige og for Styrelsen for It og Læring som databehandler i forbindelse med den centrale it-understøttede fordelings-mekanisme, Den Koordinerede Tilmelding til Gymnasiale Ungdomsuddannelser.

Regionerne anvender personoplysningerne til vurdering af forrang, fordeling af ufordelte ansøgere og fordeling af ansøgere, hvis ansøgning ikke er indgået i fordelingsrunden samt til klagebehandling. Dette gælder for ansøgere til de 3-årige uddannelser til almen, merkantil og teknisk studentereksamen, den 2-årige uddannelse til hf-eksamen og pre-IB.

Derudover behandler Børne- og Undervisningsministeriets personoplysninger til statistiske og videnskabelige formål i Ministeriets statistiskberedskab.

STIL varetager endvidere databehandling i forbindelse med drift og udvikling af Optagelse.dk.

Anvendelse i praksis

Optagelse FTU er en obligatorisk selvbetjeningsløsning. Det betyder, at hvis en borger ønsker at søge om optagelse på en ungdomsuddannelse i Danmark, skal borgeren sende sin ansøgning via Optagelse.dk. Hvis borgeren er fritaget for at bruge Optagelse.dk, skal ansøgningerne stadig sendes via Optagelse.dk. Borgeren kan få hjælp af en vejleder til at sende din ansøgning.

Optagelse FTU indeholder en webbaseret brugergrænseflade til borgere, der vil søge ind på ungdomsuddannelse. Grænsefladen er moderniseret og forenklet ift. den tidligere version på Optagelse.dk og er samtidig baseret på det fællesoffentlige design, som understøtter ensartethed på tværs af offentlige løsninger, brug af mobile enheder og tilgængelighedskrav.

Adgang til brugergrænsefladen kan ske med MitID eller via en sms-kode løsning. Sms-kode løsningen bruges, hvis borgeren ikke kan anskaffe sig et MitID.

Når borgeren logger på med MitID via det fællesoffentlige NemLog-in, tilføjer systemet personoplysninger fra CPR-registret om borgeren og dennes værge eller forældre, hvis borgeren er under 18 år. Derudover tilføjer systemet karakterer, beviser, og uddannelsesparathedsvurdering. Efter den 1.8.2024 er uddannelsesparathedsvurderingen ikke automatisk tilgængelig i Optagelse.dk. Ved ansøgning til gymnasiale uddannelser tilføjes endvidere en beregnet transporttid (fra borgerens bopæl til uddannelsesstedet) til ansøgningen. Karakterer og bevisdata bliver vedhæftet, hvis de er registreret i Karakterdatabasen og/eller Eksamensdatabasen. Uddannelsesparathedsvurderingen bliver dannet ud fra grundskolens indberetning af de faglige, personlige, sociale og praksisfaglige forudsætninger. Disse oplysninger samt borgerens konkrete uddannelsesønsker og tilhørende valgfag er almindelige persondata. Ønsker borgeren forrang til en gymnasial uddannelse, som er omfattet af den centrale Elevfordeling, vil borgeren i nogle tilfælde skulle oplyse følsomme personoplysninger, herunder uploade bilag, som indeholder følsomme oplysninger.

Hvis borgeren ansøger via sms-kode løsningen, skal borgeren registrere personoplysninger som navn, mail og telefonnummer. Herudover angiver borgeren konkrete uddannelsesønsker og tilhørende valgfag. Dette er almindelige persondata. Ønsker borgeren forrang til en gymnasial uddannelse, som er omfattet af den centrale Elevfordeling, vil borgeren i nogle tilfælde skulle oplyse følsomme personoplysninger, herunder uploade bilag, som indeholder følsomme oplysninger.

Data opbevares centralt i en database. Ansøgninger afleveres til de modtagende institutioner via webservice, som giver adgang til informationer i ansøgningen, bilag, uddannelsesparathedsvurdering, karakterer og bevisdata. 10. klasses institutionerne modtager ansøgningerne via en målrettet grænseflade. Efter den 1.8.2024 er uddannelsesparathedsvurderingen ikke automatisk tilgængelig i Optagelse.dk.

Efter fordeling kan ansøgerne og deres forældre se den tildelte plads i Optagelse.dk.

Hjemmel for Styrelsen for It og Lærings databehandling

Se 'Brug af personoplysninger ved ansøgning til ungdomsuddannelserne': Hjemmelsgrundlaget for behandling af personoplysninger.

Dataansvarlig - Databehandler

Dataansvarlig myndighed

Kommunerne og uddannelsesinstitutionerne er dataansvarlige for behandlingen af de personoplysninger, der finder sted i forbindelse med deres opgaver, som vedrører uddannelsesparathedsvurdering, vejledning og optagelsesprocessen.

I overensstemmelse med Bekendtgørelse om opgaver og ansvar for regionerne er regionerne dataansvarlige i forbindelse med den centrale it-understøttede fordelingsmekanisme, Den Koordinerede Tilmelding til Gymnasiale Ungdomsuddannelser.

De dataansvarlige kan kontaktes via deres hovedpostkasse eller anden relevant kontaktinformation. Information om hovedpostkassen findes på deres hjemmesider.

Kontaktoplysninger til styrelsen:

Styrelsen for It og Læring
Teglholmsgade 1
2450 København SV
Tlf. 3392 5000
Mail: info@stil.dk

Hvem er databeskyttelsesrådgiver og kontaktoplysninger på denne?

Se 'Brug af personoplysninger ved ansøgning til ungdomsuddannelserne': Hvem er databeskyttelsesrådgiveren og kontaktoplysninger på denne?

Databehandler

STIL er databehandler.

Underdatabehandler - udvikling

Miracle A/S (ejes af Knowit AB) 

Underdatabehandler – drift, vedligehold

Statens It (SIT) leverer infrastrukturen til STILs datacentre og er derfor også at betragte som en underdatabehandler. 

Personer og personoplysninger

Kategorier af registrerede og kategorier af personoplysninger, der behandles i systemet

Hvor længe opbevares personoplysninger i systemet?

Se 'Brug af personoplysninger ved ansøgning til ungdomsuddannelserne': Hvor længe behandles personoplysningerne?

Datakilder og datamodtagere

Hvor stammer oplysningerne fra?

Se 'Brug af personoplysninger ved ansøgning til ungdomsuddannelserne': Hvem får behandlet oplysninger, og hvor kommer oplysningerne fra?

Hvem har adgang til at se og behandle persondata i systemet?

Følgende aktører har adgang til at se og behandle dine personoplysninger:

• Forældre/værger til ansøgere, som endnu ikke er fyldt 18 år
  Forældre eller værger har adgang til at se uddannelsesparathedsvurderingen og ansøgningerne. Efter den 1.8.2024 er uddannelsesparathedsvurderingen ikke automatisk tilgængelig i Optagelse.dk. Forældre eller værger skal underskrive ansøgningerne. De kan fjerne underskriften igen og genunderskrive efter behov.
  
  
• Grundskoler
  Grundskoler har adgang til at se, rette og slette personoplysninger i uddannelsesparathedsvurderingen. Adgangen gælder for alle skolens elever. Efter den 1.8.2024 er uddannelsesparathedsvurderingen ikke automatisk tilgængelig i Optagelse.dk.
  
  
• Den kommunale ungeindsats (vejledere)
  Den kommunale ungeindsats (KUI) har adgang til at se og rette personoplysninger i forbindelse med uddannelsesparathedsvurderingen for de elever, der går på uddannelsesinstitutioner, som er knyttet til det pågældende KUI. Efter den 1.8.2024 er uddannelsesparathedsvurderingen ikke automatisk tilgængelig i Optagelse.dk. Derudover har KUI adgang til at se ansøgningerne fra ansøgere, der har bopæl i de kommuner, hvor KUI har en vejledningsforpligtigelse. Det gælder, hvis ansøgeren har søgt med MitID.
  
  
• De ansøgte uddannelsesinstitutioner fx gymnasier, erhvervsskoler og 10. klasser
  De ansøgte uddannelsesinstitutioner har adgang til at godkende eller afvise forrangsønsker.
  Institutionerne har adgang til at se de oplysninger, som er nødvendige for at udføre institutionernes opgaver i forbindelse med optagelsesprocessen.
  
  
• Regionerne
  Regionerne har adgang til at se de oplysninger, som er nødvendige for at udføre regionens opgaver i forbindelse med optagelsesprocessen, den centrale elevfordeling og eventuel klagebehandling. Reglerne for elevfordeling gælder for de almengymnasiale uddannelser 3-årig stx og 2-årig hf og de erhvervsgymnasiale uddannelser 3-årig hhx og htx. Det gælder uanset, hvilken institutionstype der udbyder disse uddannelser, med undtagelse af private gymnasier, som ikke er omfattet af reglerne.
  Regionerne har adgang til at godkende eller afvise forrangsønsker vedrørende handicap.
  Regionerne kan manuelt tildele ansøger en plads.
  
  
• Styrelsen for It og Læring
  Styrelsen for It og Læring har adgang til at se personoplysninger i support- og driftsøjemed. Styrelsen behandler oplysninger i uddannelsesparathedsvurderingen, beviser og karakterer samt personoplysninger fra CPR-registret i forbindelse med din ansøgning.

Derudover har Børne- og Undervisningsministeriet og Danmarks Statistik adgang til at se personoplysningerne i pseudonymiseret form som led i det statistiske arbejde.

Dine personoplysninger overføres ikke til modtagere uden for EU og EØS.

Modtagere

Sker der overførsler til tredjelande eller internationale organisationer?

Generelle sikkerhedsforanstaltninger

Styrelsen for It og Læring autoriserer adgang for de personer i styrelsen, der har et arbejdsbetinget behov for at kunne tilgå personoplysninger i systemet. Styrelsen fører regelmæssig kontrol med, at kun personer med arbejdsbetinget behov kan tilgå personoplysninger i systemet. Styrelsen lukker straks en medarbejders adgang til oplysningerne, hvis autorisationen fratages eller udløber.Styrelsen for It og Læring sikrer at disse personer har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.

Som ansvarlig myndighed for systemet er Styrelsen for It og Læring ansvarlig for at iagttage kravet i databeskyttelsesforordningens artikel 32 om behandlingssikkerhed. Styrelsen foretager en risikovurdering og gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til disse risici, herunder blandet andet, alt efter hvad der er relevant, kryptering og logning.

Fastsættelsen af de omhandlede foranstaltninger sker under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder.Styrelsen for It og Læring sørger som minimum for at iværksætte følgende sikkerhedsforanstaltninger:

1) Styrelsen fastsætter interne retningslinjer for informationssikkerhed, herunder retningslinjer for organisatoriske forhold, logisk og fysisk sikring, herunder administration af adgangskontrolanordninger og autorisationsanordninger samt kontrol af autorisationer. Styrelsen instruerer de autoriserede medarbejdere i reglerne om interne arbejdsgange og sikkerhedsforanstaltninger, herunder sikkerhedsforanstaltninger ved evt. anvendelse af hjemmearbejdsplads og mobilt udstyr.

2) Styrelsen anvender et almindeligt anerkendt standardrammeværktøj, såsom ITIL, til at understøtte stabil og sikker drift.

3) Styrelsen etablerer et informationssikkerhedsledelsessystem baseret på ISO27001-standarden, herunder en it-sikkerhedspolitik, områdepolitikker, passende kontroller samt relevante retningslinjer og procedurer i forhold til informationssikkerheden

Produkt/system

Optagelse.dk

Dataansvarlig - Databehandler

Dataansvarlig myndighed

Institutionerne, skoler/kommuner

Databehandler(e)

Styrelsen for IT og Læring (STIL)

Hvor opbevares personoplysningerne?

...

☐

...

Hos databehandler(e)

...

☐

...

Hos den dataansvarlige

...

☒

...

Begge ovenstående steder

Er der indgået en databehandleraftale med STIL?

...

☐

...

Ja

...

☒

...

Nej, se bemærkning

Bemærkninger til Dataansvarlig - Databehandler

Behovet for databehandleraftale mellem institutionerne/skolerne og styrelsen er afløftet gennem cirkulæreskrivelse som definerer styrelsens opgaver som databehandler. Styrelsen har indgået databehandler med styrelsens leverandør.

Databeskyttelsesrådgiveren (DPO)

Karsten Vest Nielsen, DPO@UVM.DK

Betegnelse og formål

Databehandlingens betegnelse og formål

Optagelse.dk er en portal til ansøgning om optagelse på ungdomsuddannelser og videregående uddannelser. Optagelse.dk har til formål at lette tilmeldingen til ungdomsuddannelserne og ansøgning til de videregående uddannelser ved at digitalisere ansøgningsprocessen.

Udviklingen af systemet er et led i regeringens moderniseringsprogram ”En enklere offentlig sektor” om regelforenkling og initiativer, der kan gøre det lettere at være borger i Danmark.

Alle elever der går i grundskolen (8. – 10. klasse) skal uddanneslesparathedsvurderes (UPV). UPV’en foretages i Optagelse.dk på baggrund af grundskolernes indberetning af elever- og forældreoplysninger, karakterer, samt personlige- og sociale forudsætninger. I 9. og 10. klasse skal eleverne lave en ansøgning i Optagelse.dk ved at

logge på Optagelse.dk og godkende deres ansøgning med UNI-Login. Forældre underskriver ansøgningen med NemID. Oplysningerne i ansøgningen videresendes til ansøgerens ønskede uddannelsesinstitution for at de kan vurdere om ansøgeren kan optages.

Ansøgere der er gået ud af skolen, ansøger og underskriver ansøgningen med NemID.

Ansøgere til videregående uddannelser kan søge med NemID. Har ansøgerne et eller flere beviser i Eksamensdatabasen tilføjes det automatisk ansøgningen. Oplysningerne i ansøgningen videresendes til ansøgerens første prioritet, for at uddannelsesinstitutionen kan vurdere om ansøgeren kan optages.

Databehandlingens formålskategori

...

1. Administrative formål
Dvs. databehandlingerne i systemet anvendes på en måde, der har betydning for de registrerede personer (elever, ansatte etc.).

...

☐

...

2. Statistik
Dvs. databehandlingerne i systemet finder sted i videnskabelig eller statistisk øjemed. Der skal også krydses af her, hvis data som allerede er indsamlet under 1. anvendes til statistik.

...

☐

...

3. Begge dele/både 1 og 2

...

☒

Personer og oplysninger

Kategorier af registrerede

Der behandles oplysninger om følgende kategorier af personer:

A) Elever i 8.kl, 9. kl og 10. kl        

B) Værger/ forældre til Elever i 8.kl, 9. kl og 10. kl

C) Ansøgere til ungdomsuddannelserne, som ikke går i 8.kl, 9. kl og 10. kl

D) Ansøgere til de videregående uddannelser

E) Medarbejdere på uddannelsesinstitutioner

F) Medarbejdere på ungdommens uddannelsesvejledning

G) Medarbejdere ved Styrelsen for It og Læring eller Styrelsen for forskning og uddannelse (SFU)

Omfatter databehandlingen følsomme eller almindelige personoplysninger?

...

Følsomme oplysninger:

Racemæssig eller etnisk baggrund, Politisk overbevisning, Religiøs overbevisning, Filosofisk overbevisning, Fagforeningsmæssige tilhørsforhold, Helbredsforhold, herunder misbrug af medicin, narkotika, alkohol, sindssygdom, ordblindhed m.v., seksuelle forhold eller orientering.

...

☐

...

Almindelige personoplysninger:

Væsentlige sociale problemer, andre rent private forhold, økonomi, skat, gæld, sygedage, tjenstlige forhold, familieforhold, bolig, bil, eksamen, ansøgning, CV, ansættelsesdato, stilling, arbejdsområde, arbejdstelefon, navn, adresse, fødselsdato (identifikationsoplysning) 

...

☒

...

ad B) CPR-nummer, navn og adresse, e-mail, telefonnummer

ad C) CPR-nummer, navn og adresse, e-mail, telefonnummer, og uddannelsesplan herunder blandt andet karakterer og eksamensgennemsnit

ad D) CPR-nummer, navn og adresse, e-mail, telefonnummer, og ansøgning herunder blandt andet karakterer og eksamensgennemsnit

ad E) CVR, navn, e-mail og telefon nummer samt institutionstilknytning

ad F) CVR, navn, e-mail og telefon nummer samt institutionstilknytning

ad G) CVR, navn, e-mail og telefon nummer samt institutionstilknytning

Datakilde(r) og datamodtagere

Hvor stammer oplysningerne fra?

A) Elever i 8.kl, 9. kl og 10. kl

Oplysningerne stammer fra skolernes administrative systemer og evt. tastes ind i selvbetjeningsløsningen.
    
B) Værger/ forældre til Elever i 8.kl, 9. kl og 10. kl

...

De modtagende institutioner kan hente ansøgningerne via en webservice. Webservicen er sikret med brugernavn og password sammen med en rettighedsstyring i Optagelse.dk. Det er muligt for STIL at åbne eller lukke for adgangen for et system via grænsefladen på Optagelse.dk.

Hvem har adgang til at behandle persondata i produktet/systemet?

A) Elever i 8.kl, 9. kl og 10. klasse har adgang til egne oplysninger omkring deres uddannelsesplan

B) ”Værger/ forældre til Elever i 8.kl, 9. kl og 10. klasse har adgang til egne oplysninger samt deres børns oplysninger                                                                                                                                                                                      

C) Ansøgere til ungdomsuddannelserne, som ikke går i 8.kl, 9. kl og 10. klasse har adgang til egne oplysninger omkring deres uddannelsesplan                                                                                                                                     

D) Ansøgere til de videregående uddannelser har adgang til egne oplysninger omkring deres ansøgning     

E) Medarbejdere på uddannelsesinstitutioner har adgang til oplysninger om alle de personer som har sendt ansøgning til institutionen og for skoler med 8. kl, 9. kl og 10. klasse har medarbejderes også adgang til personoplysninger for alle skolens elever.                                                                                                                   

F) Medarbejderepå ungdommens uddannelsesvejledning har adgang til alle de skoler, som er knyttet til UU centeret. Her har UU medarbejderen adgang til alle eleverne på skolerne. Derudover har UU adgang til alle ansøgninger, som er sendt til ungdomsuddannelser, som ligger i de kommuner, hvor UU centeret har

vejledningsforpligtigelsen.                                                                                                                                              

G) Medarbejdere ved STIL eller SFU Har adgang til alle ansøgninger og alle elever

Modtagere

Data overføres til de studieadministrative systemer på de skoler og uddannelsesinstitutioner som ansøgeren søger om optagelse hos.

Der overføres ikke data til andre systemer drevet af STIL.

Sikkerhedsforanstaltninger

...

- Et it-sikkerhedsledelsessystem jf. ISO27001, herunder en it-sikkerhedspolitik, områdepolitikker samt relevante retningslinjer og procedurer og passende kontroller jf. ISO27002

- Pseudonomisering og kryptering i henhold til artikel 32 af GDPR hvor det vurderes relevant.