Optagelse

Optagelsesansøgninger inkl. bilag, herunder notatark fra optagelsessamtale

EUD, GYM, HFE, HF2, AVU

Ikke-optagne elever/kursister: 6 mdr. efter afslagstidspunkt; for gymnasiale uddannelser dog 18 mdr. efter afslagstidspunkt.

Optagne elever: Ved uddannelsens afslutning

For ikke-optagne ansøgere til EUD og AVU vil perioden på 6 mdr. være tilstrækkelig ift. klagefrister vedrørende manglende optagelse for de pågældende uddannelser. For ansøgere til treårige gymnasiale uddannelser er der ifølge optagelsesbekendtgørelsen mulighed for at få foretaget op til fire vurderinger, dog kun to vurderinger pr. kalenderår. For ansøgere til toårige HF-uddannelser er der mulighed for at få foretaget op til to vurderinger.

Optagelsesbekendtgørelsen (§§ 11-12, § 22 og § 35).

Lov om erhvervsuddannelser (§ 66 j).

Bekendtgørelse om erhvervsuddannelser (§ 139, stk. 1 og 2).

Avu-bekendtgørelsen (Kapitel 8 og Kapitel 14).

Attestationer, beviser fra øvrige uddannelser og faglig dokumentation

AVU, FVU

Ikke-optagne elever/kursister: 6 mdr. efter afslagstidspunkt

Optagne elever:   Ved uddannelsens afslutning

For ikke-optagne elever vil perioden på 6 mdr. være tilstrækkelig ift. klagefrister vedrørende manglende optagelse for de pågældende uddannelser. Klagefrister fremgår af uddannelseslove og uddannelsesbekendtgørelser.

Avu-bekendtgørelsen (Kapitel 6).

FVU-bekendtgørelsen (Kapitel 6).

Tro og love-erklæringer fra kursister ift. at uddannelsen ikke tidligere er påbegyndt

EUD

5 år efter regnskabsårets afslutning

I forbindelse med optagelsesansøgninger, primært vedrørende gældende tilskudsregler fx i forbindelse med et maksimalt antal påbegyndelser af samme uddannelsesforløb.

(afventer reference)

Vejledende læsetest og vejledende matematiktest

FVU, FGU

2 år efter test-tidspunkt

Det fremgår af FVU-bekendtgørelsen, at testene bevarer deres gyldighed i 2 år. Det formodes, at det samme er gældende for FGU-testene.

FVU-bekendtgørelsen (§ 11).

Bekendtgørelse af lov om forberedende grunduddannelse (§ 35).

Vurdering af deltagerforudsætninger, herunder test

OBU

15 år efter vurdering

En Ordblindetest følger borgeren potentielt fra 3. klasse og igennem hele uddannelsessystemet. Folkeskoleloven giver forældre retskrav på, at der foretages en ordblindetest én gang i grundskoleforløbet.

Opbevaring af data i Ordblindetesten er dog ikke omtalt i de bekendtgørelser, som udgør testens lovhjemmel.

Derfor ligger et hensyn til borgerens mulighed for at kunne dokumentere ordblindhed ved uddannelsesskift og gennem hele uddannelsessystemet bag vurderingen af, at testen opbevares i 15 år, svarende til perioden som testen gemmes i den nationale test. Test til afdækning af skriftsproglige færdigheder opbevares i samme periode.

OBU-bekendtgørelsen (Kapitel 3).

Bekendtgørelse om lov om folkeskolen (Kapitel 2, §2b)

Visitationstest foretaget før implementering af den nationale test

OBU

15 år efter test-tidspunkt

Den nationale ordblindetest blev indført i 2018. Før dette blev OBU-testen foretaget elektronisk på den enkelte institution, som herefter opbevarede den lokalt. Det formodes, at testen skal opbevares i 15 år, svarende til perioden som testen gemmes i den nationale test, jf. ovenstående.

OBU-bekendtgørelsen (Kapitel 3). Bekendtgørelse om lov om folkeskolen (Kapitel 2, §2b)

Børne- og straffeattester

FGU

Ved afslutning af forløb eller praktikperiode

GDPR – FGU Slettepolitik
(FGU Danmark-vejledning)

Forældre/værge-tilladelser

FGU

3 mdr. efter aktivitetens afslutning

GDPR – FGU Slettepolitik
(FGU Danmark-vejledning).

Beviser og karakterer

AMU-beviser

AMU

30 år efter uddannelsens afslutning

Institutionen opbevarer de oplysninger, der er nødvendige for at udstede beviser, i 30 år efter prøvens afslutning. Bemærk dog, at grundlag for AMU-beviser, der er dannet via EASY-A, vil blive opbevaret centralt i det kommende AMU-bevisarkiv.

Bekendtgørelse om arbejdsmarkedsuddannelser m.v. (§§ 21-22).

Eksamensbeviser, prøvebeviser, kompetencebeviser m.v.

EUD, GYM, HFE, HF2, AVU, FVU, FGU

30 år efter uddannelsens afslutning

Institutionen opbevarer de oplysninger, der er nødvendige for at udstede prøve- og eksamensbeviser, i 30 år efter eksamens- eller prøveafslutning.

Almen eksamensbekendtgørelsen (§§ 34-38).

Avu-bekendtgørelsen (§ 21, stk. 2)

Erhvervsrettet eksamensbekendtgørelse (§§ 32-33).

Bekendtgørelse om forberedende grunduddannelse (§§ 10-11).

Afsluttende standpunktskarakterer og prøvekarakterer

Alle uddannelser, dog ikke OBU

30 år efter uddannelsens afslutning

Institutionen opbevarer de oplysninger, der er nødvendige for at udstede prøve- og eksamensbeviser, i 30 år efter eksamens- eller prøveafslutning.

Almen eksamensbekendtgørelsen (§ 38).

Erhvervsrettet eksamensbekendtgørelse (§ 33, stk. 2).

Andre standpunktskarakterer samt årskarakterer i ikke-afsluttede fag

GYM

5 år efter undervisningens afslutning hvis afslutningsdato er senere end 17/5 2017 – ellers 10 år efter undervisningens afslutning

Til brug for anmodninger fra elever, herunder tidligere elever, om attestation af modtaget undervisning (merit) i ikke-afsluttede fag eller afsluttede fag i et ikke-afsluttet uddannelsesforløb.

De to forskellige frister skyldes ændring af regler ifm. udstedelse af den gældende bekendtgørelse den 1. august 2017.

Se også Fraværsoplysninger under Anden uddannelsesdokumentation.

Bekendtgørelse om de gymnasiale uddannelser (§ 72).

Skolebeviser og afsluttende praktikerklæringer

EUD, FGU

30 år efter uddannelsens afslutning

Den afsluttende praktikerklæring er dokumentation for gennemførelse af hele den praktiske del af uddannelsen, som skal underskrives af virksomheden og sendes til eleven og skolen. Praktikerklæringen udgør sammen med skole- og uddannelsesbeviset og realkompetencevurderingen den samlede dokumentation for gennemførelse af uddannelsen. Skolen opbevarer kopier af beviser og praktikerklæringer i 30 år. Opbevaringen kan ske i elektronisk form.

Bekendtgørelse om erhvervsuddannelser (§§ 90-97).

Erhvervsrettet eksamensbekendtgørelse (§ 33, stk. 2).

Bekendtgørelse om forberedende grunduddannelse (§§ 10-11).

Uddannelsesbeviser

EUD

30 år efter uddannelsens afslutning

Udstederen (institution eller fagligt udvalg) opbevarer de oplysninger, der er nødvendige for at udstede beviser, i 30 år efter afslutningen af uddannelsen.

Bekendtgørelse om erhvervsuddannelser (§§ 96-97).

Erhvervsrettet eksamensbekendtgørelse (§§ 32-33).

Anden uddannelsesdokumentation

Merit og godskrivning samt dokumentation for afgørelse.

EUD, GYM, HFE, HF2, AVU, FVU

30 år efter uddannelsens afslutning

Det skal fremgå af beviset, om der er sket godskrivning/er meritoverførte prøver og på hvilket grundlag, det er sket. Afgørelser om merit og godskrivning indgår i den samlede dokumentation for gennemførelse af uddannelsen. Skolen opbevarer kopier af afgørelse om merit/godskrivning i 30 år. Opbevaringen kan ske i elektronisk form.

Lov om de gymnasiale uddannelser (§ 18).

Bekendtgørelse om de gymnasiale uddannelser (§ 65).

Erhvervsrettet eksamensbekendtgørelse (§ 33, stk. 2).

Almen eksamensbekendtgørelsen (§ 38, stk. 1).

Realkompetencevurdering

EUD

30 år efter uddannelsens afslutning

RKV udgør sammen med den afsluttende praktikerklæring, skole- og uddannelsesbeviset den samlede dokumentation for gennemførelse af erhvervsuddannelsen. Skolen opbevarer kopier af vurderingerne i 30 år. Opbevaringen kan ske i elektronisk form.

Erhvervsrettet eksamensbekendtgørelse (§ 33, stk. 2).

Individuel kompetencevurdering

AVU

30 år efter uddannelsens afslutning

Skolen opbevarer kopier af vurderingerne i 30 år. Opbevaringen kan ske i elektronisk form.

IKV-bekendtgørelsen.(§ 14).

Avu-loven (Kapitel 13).

Skolevejledninger/løbende praktikerklæringer

EUD

30 år efter uddannelsens afslutning

Udgør på EUD samlet grundlaget for at udstede den afsluttende praktikerklæring, skole- og uddannelsesbeviset og er en del af den samlede dokumentation for gennemførelse af uddannelsen. Anvendes også ved merit/godskrivning ved afbrudte uddannelsesforløb.

Bekendtgørelse om erhvervsuddannelser (§ 97, stk. 3).

Erhvervsrettet eksamensbekendtgørelse (§§ 32-33).

Fraværsoplysninger

GYM

5 år efter undervisningens afslutning hvis afslutningsdato er senere end 17/5 2017 – ellers 10 år efter undervisningens afslutning

Til brug for anmodninger fra elever, herunder tidligere elever, om attestation af modtaget undervisning (merit) i ikke-afsluttede fag eller afsluttede fag i et ikke-afsluttet uddannelsesforløb.

De to forskellige frister skyldes ændring af regler ifm. ikrafttrædelse af den gældende bekendtgørelse den 1. august 2017.

Bekendtgørelse om de gymnasiale uddannelser (§ 72).

Uddannelsesoplysninger til håndtering af SU-udbetaling

EUD, GYM, HFE, HF2, AVU, FVU

30 år efter uddannelsens afslutning

Institutionerne sender oplysninger til Uddannelses- og Forskningsstyrelsen vedr. indskrivninger på ungdomsuddannelser samt oplysninger om afbrud og gennemførelse for SU-modtagere.

SU-loven (§ 13, stk. 2, nr. 2).

Uddannelsesoplysninger til SU til maks. 5 påbegyndte ungdomsuddannelser

EUD, GYM, HFE, HF2, AVU, FVU

30 år efter uddannelsens afslutning

Institutionerne sender oplysninger til Uddannelses- og Forskningsstyrelsen om antal indskrivninger på ungdomsuddannelser.

SU-bekendtgørelsen (§ 21)

Uddannelsesaftaler

EUD

3 år efter aftalens udløb

De gældende uddannelsesaftaler med virksomheder opbevares af både arkivskole og arrangerende skole. Arkivskole er skolen, som har registreret uddannelsesaftalen. Arrangerende skole er ansvarlig for gennemførelse af undervisning. Aftalerne skal opbevares forsvarligt af skolen sammen med eventuelle tilhørende sagsakter med henblik på, at overførsel til offentlige arkiver kan ske efter reglerne herom.

Bekendtgørelse om erhvervsuddannelser (§ 106, stk. 5).

Uddannelsesplaner

EUD

3 år efter uddannelsens afslutning

Skolen skal gemme uddannelsesplaner, såfremt det vurderes nødvendigt senere at kunne dokumentere en elevs uddannelsesforløb.

Bekendtgørelse om erhvervsuddannelser (§§ 68-70).

Forløbsplaner

FGU

3 år efter uddannelsens afslutning

Skolen skal gemme forløbsplaner, såfremt det vurderes nødvendigt senere at kunne dokumentere en elevs uddannelsesforløb.

Bekendtgørelse af lov om kommunal indsats for unge under 25 år (Kapitel 1a og Kapitel 1b).

Bekendtgørelse om forberedende grunduddannelse (§ 21).

Bekendtgørelse af lov om forberedende grunduddannelse (§ 25).

Undervisningsbeskrivelser/

Lokale undervisningsplaner

GYM, EUD, HFE, HF2

1 år efter udløb af gyldighedsperiode

for beskrivelsen/ planen

Bekendtgørelse om de gymnasiale uddannelser (§ 18).

Bekendtgørelse om erhvervsuddannelser (§§ 52-54).

Individuelle undervisningsplaner

OBU

5 år efter regnskabsårets afslutning

OBU-bekendtgørelsen (Kapitel 3).

Indberetningsoplysninger

Elev- og kursistregistreringer som grundlag for aktivitetsindberetning til taxametertilskud

Alle uddannelser

5 år efter regnskabsårets afslutning

Oplysningerne indgår i STUK’s tilsynsvirksomhed.  Skolen skal opbevare regnskabsmaterialet på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, medmindre en længere frist fremgår af andre bestemmelser. Opbevaringen skal ske på en måde, som i hele opbevaringsperioden muliggør en selvstændig og entydig fremfinding af det pågældende materiale.

Bekendtgørelse om statens regnskabsvæsen mv.

(§§ 43-44).

Oplysninger til Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag (AUB)

EUD, AMU

10 år efter uddannelsens afslutning

Ifølge AUB. Omfatter oplysninger om bl.a. deltagelse, tilstedeværelse og fravær samt  virksomhedspraktik.

Lov om Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag.

Elevsager og klagesager

Korrespondance til/fra elever, mellem skole og praktiksted samt mellem skole og andre myndigheder

EUD, GYM, HFE, HF2, AVU, FVU, OBU, FGU

1 år efter uddannelsens afslutning

Omhandler blandt andet elevers ret til at klage over skolens afgørelser.

Bekendtgørelse om erhvervsuddannelser (§ 139, stk. 1 og 2).

Lov om de gymnasiale uddannelser (§ 72).

Bekendtgørelse om de gymnasiale uddannelser (§ 74).

Bekendtgørelse om forberedende grunduddannelse (§ 21).

Avu-bekendtgørelsen (§ 40).

FVU-bekendtgørelsen (§ 24).

OBU-bekendtgørelsen (§§ 28-29)

Elevsager og noter vedr. bortvisning, snyd ved eksamen og andre elevsanktioner.

EUD, GYM, HFE, HF2, AVU, FVU, OBU, FGU

1 år efter sanktions-tidspunktet hhv. uddannelsens afslutning

Omhandler elevers ret til at klage over skolens afgørelser.

Bekendtgørelse om erhvervsuddannelser (§ 139, stk. 1 og 2).

Erhvervsrettet eksamensbekendtgørelse (Kapitel 10 og Kapitel 11).

Almen eksamensbekendtgørelsen (Kapitel 10).

Lov om de gymnasiale uddannelser (§ 72).

Bekendtgørelse om de gymnasiale uddannelser (§ 74).

Bekendtgørelse om forberedende grunduddannelse (§ 21).                       

Avu-bekendtgørelsen (§ 40).

FVU-bekendtgørelsen (§ 24).

OBU-bekendtgørelsen (§§ 28-29)

Fraværsopgørelser

EUD, GYM, HFE, HF2, AVU, FVU, OBU, FGU

1 år efter uddannelsens afslutning

Omhandler elevers ret til at klage over registreret fravær.

Bemærk, at hvis fravær er en del af revisionen i forbindelse med indberetning af tilskudsudløsende aktiviteter, da gælder regnskabslovens krav til opbevaringsperiode (5 år).

Bekendtgørelse om erhvervsuddannelser (§§ 79-86, § 139, stk. 1 og 2).

Lov om de gymnasiale uddannelser (§ 42).

Bekendtgørelse om studie- og ordensregler m.v. i de gymnasiale uddannelser (§§ 9, 10 og 13).

Bekendtgørelse om institutioner for forberedende grunduddannelse m.v. (§ 19, stk. 2).

Bekendtgørelse om forberedende grunduddannelse (§ 21).

Avu-bekendtgørelsen (§ 30).

FVU-bekendtgørelsen (§ 12).

OBU-bekendtgørelsen (§§ 13)

Notatark fra officielle prøver

EUD, GYM, HFE, HF2, AVU, FGU

1 år efter prøvens aflæggelse

Censor og eksaminator skal gøre notater om præstationen og karakterfastsættelsen til personligt brug ved udarbejdelse af en udtalelse i en eventuel klagesag. Notaterne skal opbevares i 1 år.

Almen eksamensbekendtgørelsen (§ 29, stk. 3).

Erhvervsrettet eksamensbekendtgørelse (§ 27, stk. 3).

Klager over eksamen og prøver

EUD, GYM, HFE, HF2, AVU, FGU

1 år efter uddannelsens afslutning

Omhandler elevers ret til at klage over skolens afgørelser vedrørende eksamen og prøver.

Almen eksamensbekendtgørelsen (§ 47-55).

Erhvervsrettet eksamensbekendtgørelse (Kapitel 10 og Kapitel 11).

Generelt regnskabsmateriale

Bilag vedrørende aftaler om rekvireret undervisning (fx kopi af købsaftale fra jobcenter)

EUD, HFE, HF2, AVU, FVU, OBU, FGU

5 år efter regnskabsårets afslutning

Oplysningerne indgår i STUK’s tilsynsvirksomhed.  Skolen skal opbevare regnskabsmaterialet på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, medmindre en længere frist fremgår af andre bestemmelser. Opbevaringen skal ske på en måde, som i hele opbevaringsperioden muliggør en selvstændig og entydig fremfinding af det pågældende materiale.

Bekendtgørelse om statens regnskabsvæsen mv. (§§ 43-44).

Grundlag for deltagerbetaling og evt. tilbagebetaling

HFE, AVU

5 år efter regnskabsårets afslutning

Det er ikke specificeret i bekendtgørelsen, hvor længe oplysningerne skal gemmes, men det vurderes at oplysningerne er en del af institutionens generelle regnskabsmateriale.

Bekendtgørelse om deltagerbetaling ved almen voksenuddannelse og gymnasiale enkeltfag (§ 8).