Elevdatabasen Introduktion
Formålet med brugerscenarierne er at beskrive de funktioner og scenarier for indberetning som Elevdatabasen håndterer, samt de betingelser og aktører, der er involveret heri. Dette dokument dækker scenarier for grundskolen.
Aktører
Nedenstående tabel viser primære og sekundære aktører i Elevdatabasen.
| Primære | Sekundær |
|---|---|
|
|
Forudsætninger for hver indberetning
Følgende elementer skal være angivet for at sende en indberetning:
- CPR
- Hovedinstitution
- Afdeling
- Uddannelseskode
- Elevskoleperiode
- Skoleperiode
- Uddannelsesversion
- Startdato
- Elevtype
Typiske scenarier for en grundskoleelev
| Scenarie | Hvad sker i indberetningen til Elevdatabasen |
|---|---|
| En elev starter på en ny institution | En elev oprettes i det elevadministrative system på en grundskole. På den dag, hvor eleven registreres i det elevadministrative system og højst 24 timer efter, indberettes elevens data til Elevdatabasen. |
| En elev oprulles til næste klassetrin | På den dag, hvor eleven oprulles til nyt klassetrin, indberettes elevens data til Elevdatabasen. Der indberettes en ny skoleperiode med forventet startdato samtidig med, at der sættes en forventet slutdato på det nuværende klassetrin. Der skal fortsat indberettes personoplysninger, institutionsoplysninger og uddannelsesoplysninger, samt alle tidligere elevskoleperioder på skolen. |
| En elev skifter institution | En elev skifter institution, eleven fortsætter på en anden skole. I Elevdatabasen anses det som et institutionsskifte, når eleven indberettes på en anden afdeling, også selvom afdelingen ligger under samme hovedinstitution. Institutionen, der afgiver eleven, skal indberette en slutdato på elevens åbne skoleperioder. Efterfølgende må der ikke være skoleperioder uden slutdato fra den afgivende skole. Elevens nye institution skal lave en indberetning til Elevdatabasen med personoplysninger, institutionsoplysninger og uddannelsesoplysninger. Der skal kun indberettes de skoleperioder, hvor eleven har gået på den indberettende institution. Startdato på den nye institution skal være den dato, hvor eleven starter på skolen. |
| En elev visiteres til specialundervisning | En elev visiteres til minimum 9 timers specialundervisning. Institutionen indberetter eleven med en ny skoleperiode, hvor elevtypen er opdateret. Den tidligere skoleperiode lukkes. Startdato på den nye skoleperiode og slutdatoen på den tidligere skoleperiode må ikke overlappe. I eksemplet er eleven visiteret til specialundervisning et par måneder inde i skoleåret. Eleven er visiteret til specialundervisning fra og med d. 2. oktober 2022. |
| En elev visiteres til specialundervisning i en specialklasse | En elev visiteres til undervisning i en specialklasse. Institutionen indberetter eleven med en ny skoleperiode, hvor elevtypen og speciale (Klassetypen) er opdateret. Den tidligere skoleperiode lukkes. Startdato på den nye skoleperiode og slutdatoen på den tidligere skoleperiode må ikke overlappe. I eksemplet er eleven visiteret til undervisning i en specialklasse et par måneder inde i skoleåret. Eleven er visiteret til specialundervisning fra og med d. 10. november 2022. |
| En elev modtager hjemmeundervisning | Kommunen, der har tilsynspligten for eleven, har ansvaret for, at eleven indberettes på kommunens institutionsnummer. Kommunens institutionsnummer er kommunekode + "000", så f.eks. Aarhus Kommune med kommunekode 751 har institutionsnummer 751000. Hjemmeundervisning kan kun indberettes på uddannelseskoden 4800. Eleven indberettes med de skoleperioder, hvor eleven har været hjemmeundervist i kommunen. Klassebetegnelse kan medsendes, hvis der er en. |
| En elev skifter fra at være hjemmeundervist til at gå på en skole | En elev går fra at være hjemmeundervist til at modtage undervisning på en grundskole. Kommunen indberetter eleven med en slutdato for den igangværende skoleperiode med hjemmeundervisning. Slutdato er den sidste dag, hvor eleven er hjemmeundervist. Efterfølgende må der ikke være skoleperioder uden slutdato for eleven på kommunens institutionsnummer. Hjemmeundervisning kan kun indberettes på uddannelseskoden 4800. Klassebetegnelse kan medsendes, hvis der er en. Elevens nye institution skal lave en indberetning til Elevdatabasen med personoplysninger, institutionsoplysninger og uddannelsesoplysninger. Der skal kun indberettes de skoleperioder, hvor eleven har gået på den indberettende institution. Startdato på den nye institution skal være den dato hvor eleven starter på skolen. |
| En elev afgår ved døden | En elev afgår ved døden under sin skolegang. Den dag, eleven udskrives i det elevadministrative system, indberettes elevens data til elevdatabasen. Indberetningen skal have slutdato på alle elevskoleperioder, så eleven efterfølgende ikke har nogen åbne skoleperioder. Indberetningen skal indeholde personoplysninger, institutionsoplysninger og uddannelsesoplysninger, samt alle tidligere elevskoleperioder på skolen. |
En elev får nyt personnummer | Hvis en elev får et nyt personnummer, skal alle efterfølgende indberetninger være på det nye personnummer. Der skal ikke foretages en indberetninger på det gamle personnummer. Indberetningen på det nye personnummer kan først ske, når registreringen er effektueret ved CPR. |
| Sletning af fejloprettet elev | En elev er blevet fejloprettet med forkert personnummer. Eleven slettes via slette-operationen. Dette sletter alle elevens data for den angivne uddannelseskode på institutionen. OBS Operationen er udelukkende tiltænkt situationer, hvor der er indberettet elevdata på et forkert personnummer eller en forkert uddannelse. I situationer hvor der er indberettet forkerte data om en elevs skoleperioder, laves der en ny almindelig indberetning med elevens korrekte skoleperioder og data på institutionen. |
| En elev er administrativt oprettet i en skoles system, men modtager ingen undervisning. | En elev er indskrevet på institutionen med henblik på at tage prøver. Eleven modtager ikke nogen form for undervisning. Eleven indberettes med startdato, som værende det tidspunkt, hvor eleven er indskrevet på institutionen. Klassebetegnelse kan medsendes, hvis der er en. I eksemplet er eleven indskrevet på skolen med henblik på gennemføre prøver på den indberettende skole. |
| Rettelse af fremtidig data for en elev | Der er indberettet data for en elev på en fremtidig elevskoleperiode. De data viser sig ikke at svare til det faktiske forløb for eleven, og skal derfor rettes. Alle tidligere elevskoleperioder skal fortsat indberettes, sammen med de rettede data. Ny indberetning med korrekte oplysninger om en fremtidig elevskoleperiode (klassebetegnelsen er rettet): |