Dokumentoplysninger

Ændringshistorik

Indhold

1. Indledning

Dette dokument beskriver strukturen for de oplysninger, som institutioner med gymnasiale uddannelser skal indberette til STIL, Styrelsen for IT og Læring. STIL anvender oplysningerne til statistiske formål.

GYM-indberetningen er integreret med IP-Ung, hvor IP-Ung udveksler direkte med STIL's "modtagestation" for GYM-indberetningen i samme format som beskrevet i dette dokument. Derfor skal indberetningen fortsat overholde reglerne fremsat i denne grænsefladebeskrivelse.

Modtagestationen er udviklet til en "system til system"-udveksling. Det betyder i praksis, at institutionens studieadministrative system skal have funktioner til at eksportere data og varetage selve dataudvekslingen. For nuværende er det fortsat muligt at indberette direkte til GYM-indberetningen, men da denne mulighed udfases, anbefales det, at de studieadministrative systemer ændrer integrationen, så den sker gennem IP-Ung.

Den første indberetning via GYM fandt sted marts 2010. Indberetningerne kørte herefter med terminerne 1. oktober og 1. marts. I 2017 blev der tilføjet en indberetning den 15. november. Fra den 1. august 2019 er GYM-indberetningen udvidet til at skulle gennemføres den første i hver måned.

Figur 1 i afsnit 3 skitserer strukturen i de oplysninger, der skal indberettes. Den komplette struktur er vist i Figur 2, også i afsnit 3. I afsnit 4 gennemgås tabellerne i indberetningen. Afsnit 5 og 6 indeholder en kort gennemgang af krydsvalideringsregler og midlertidige undtagelser i indberetningerne. I afsnit 7 gennemgås indberetningsstrukturen for fravær.

Nyt i denne version

Denne version af grænsefladebeskrivelsen er opdateret med en præcisering af, hvilke uddannelser der skal indberette elevaktivitet og hvilke uddannelser, der skal indberette elevfravær. Konkret er "European Baccaluareate" tilføjet til Tabel A. Desuden er Tabel B tilføjet i afsnit 7 med en oversigt over de uddannelser, der skal indberette elevfravær samt de dertilhørende cøsa-koder.

Hvem skal indberette elevaktivitet

Alle institutioner, som varetager undervisning på gymnasiale uddannelser, skal indberette elevaktivitet. Dermed skal der indberettes oplysninger om elevaktivitet på alle institutionstyper nævnt i tabel A.

Tabel A. Oversigt over institutionstyper, der skal foretage indberetning af elevaktivitet.

Af systemmæssige årsager er det vigtigt, at der ved eventuel genindberetning eller forsøg på ny indberetning i den samme indberetningsperiode anvendes samme institutionsnummer.

For en institution med hovedskole-/afdelingsstruktur – hvor hovedskolen (den juridiske institution) har et antal underlagte afdelinger) – er det valgfrit, om aktiviteten indberettes af hovedskolen eller af afdelingerne. Dette kan gøres på én af to måder:

1. Hvis hovedskolen indberetter alle elever, skal hver elev have angivet institutionsnummeret for den afdeling, eleven har sin uddannelsesaktivitet på, i feltet "AfdelingInstitutionsNummer" i Elevtabellen. Hovedskolenummeret skal da være det indberettende institutionsnummer.
2. Hvis afdelingerne under en hovedskole indberetter hver for sig, skal hver elev have angivet institutionsnummeret for den afdeling, eleven har sin uddannelsesaktivitet på, i feltet "AfdelingInstitutionsNummer" i Elevtabellen. Afdelingens institutionsnummer skal ligeledes indgå i indberetningen som den indberettende institution.

Institutioner, som ikke er en del af en hovedskole-/afdelingsstruktur, indberetter med anvendelse af eget institutionsnummer både som afdeling ("AfdelingInstitutionsNummer" i Elevtabellen) og som indberettende institution ("InstitutionsNummer").

2. Hvilke personer skal indberetningen omfatte?

Indberetningen skal omfatte alle institutionens lærere og alle elever, som på indberetningstidspunktet er tilmeldt undervisning på en gymnasial uddannelse på institutionen. Derudover indberettes elever og lærere, der har haft aktivitet på institutionen ét år tilbage. Det omfatter således fuldførte og afbrudte elever samt lærere, der er stoppet med at undervise på institutionen.

Brobygningselever skal ikke indberettes. Selvstuderende, der er tilmeldt undervisningen, skal også indberettes, mens prøvedeltagere, der ikke er tilmeldt undervisning, ikke skal indberettes.

3. Hvilke oplysninger skal indberettes?

Oplysninger

Oplysninger om elever vedrører primært elevens studieforløb og elevens fag. Karakteroplysninger indsamles via Eksamensdatabasen og er ikke en del af GYM-indberetningen.

Oplysninger om lærere vedrører den enkelte lærers undervisnings- og censorkompetencer.

GYM-indberetning er parallel med andre indberetninger (XPRS, Eksamensdatabasen, CØSA, Ungedatabasen, optagelse.dk med flere), og supplerer/præciserer disse i forhold til statistik og datavarehusformål.

Ved GYM-indberetningen skal indberettes data om de samme elever, lærere, klasser, hold og fag som i de øvrige indberetninger, og der skal anvendes den samme kodificering og identifikation, herunder af klasser og hold.

Klasser og hold skal således identificeres med "stabile identifikationer", dvs. angivelser der gælder i (fx) hele holdets levetid. Fx "2015 da/a" men ikke "1a da" (efterfulgt senere af "2a da" og "3a da"). Holdbetegnelser behøver ikke at være informationsbærende – det er fx ikke nødvendigt at fagbetegnelsen indgår. Faktisk er det at foretrække, at holdidentifikation er "abstrakt". Det antages, at der bruges samme identifikation som der indberettes til XPRS med.

Afgrænsning

Indberetningen skal alene indeholde aktuelle oplysninger pr. den første i måneden for indberetningen samt de ændringer, der er sket ét år tilbage fra indberetningstidspunktet. Indberetningerne skal foregå 12 gange om året, den første i hver måned.

Det er disse datoer, som skal bruges til at afgrænse data, således at indberetningerne til GYM indeholder det mest retvisende billede af elev- og læreraktiviteten på indberetningstidspunktet. Det vil sige, at hvis der er ændringer, som vedrører situationen på indberetningstidspunktet, skal disse ændringer fremgå af indberetningen. Omvendt skal ændringer, som påvirker aktiviteten efter indberetningstidspunktet, ikke indberettes.

Eksempelvis skal en elev og/eller lærer indberettes med slutdato, såfremt denne er ophørt på institutionen siden sidste indberetning. Omvendt skal eleven/læreren ikke indberettes, såfremt vedkommende har startdato efter indberetningstidspunktet, således i tidsrummet mellem indberetningstidspunktet og indberetningsdatoen. Det betyder i praksis, at en elev med startdato 2. oktober ikke skal med i indberetningen fra 1. oktober. Eleven skal i stedet indberettes ved næste indberetning i den efterfølgende måned.

Ved hver indberetning medtages en elev kun én gang pr. institution og uddannelse. Hvis en elev både er udmeldt og genindskrevet på samme uddannelse på samme institution (samme cøsa-formål og uddannelsesversion) siden sidste indberetning, er det den seneste begivenhed forud for indberetningen, der ønskes indberettet. Alle tabeller skal indberettes.

Det er vigtigt, at skolernes systemer er opdaterede med de oplysninger, der indsamles til GYM, specielt oplysningerne om eleven, hold, fag og studieretning/fagpakke*.

*) se side angående undtagelser på studieretning.

Struktur

Figur 1. Skitse af indberetningsstruktur.

Nedenfor i Figur 2 er det samlede XML Schema vist. Dette gennemgås i det efterfølgende afsnit 4, hvor udsnit af skemaet vises og hvor de enkelte felter beskrives med diverse attributter.
I afsnit 4.1 beskrives Indberetningshovedet – dette har to tilknyttede tabeller:

• Elev beskrives i afsnit 4.5. Her er 4 undertabeller:
  • Studieretning beskrives i afsnit 4.6
  • ElevensFag beskrives i afsnit 4.7. Her er én undertabel
    • UnderFag beskrives i afsnit 4.9
  • ElevensFremtidigeFag beskrives i afsnit 4.8. Her er én undertabel
    • UnderFag beskrives i afsnit 4.9
  • ElevensKlassetrin beskrives i afsnit 4.10
• Lærer ("Laerer") beskrives i afsnit 4.2. Her er to undertabeller
  • UndervisningsKompetence beskrives i afsnit 4.3
  • CensorKompetence beskrives i afsnit 4.4.

Dette svarer til den ovenstående Figur 1. Skitse af indberetningsstruktur (hvor Underfagstabellerne dog er udeladt), og det svarer til Figur 2. XML Schema, der som før nævnt indeholder det fulde XML Schema. De fremhævede tabelbetegnelser ovenfor svarer til skemaets betegnelser.

Figur 2. XML Schema.

4. Hvad skal data i hver tabel indeholde?

Indberetningshoved

På de følgende sider gennemgås, hvad der skal indberettes i hver af de ti tabeller til GYM-indberetningssystemet.

I skemaerne nedenfor er der i kolonnen "Felt" angivet navnet på feltet. Benyttes der i daglig tale en anden betegnelse end feltet, er denne anden betegnelse angivet i parentes.

Senere i dokumentet – i afsnit 7 – er der angivet en række krydsvalideringsregler.

Figur 3: Indberetningshoved.

Tabel 1. Indberetningshoved.

Lærertabellen

Oplysningerne i denne tabel gives én gang pr. CPR-nummer inkluderet i indberetningen. Alle lærere skal indberettes uafhængigt af ansættelsesforholdets karakter, dvs. både timelærere og fastansatte lærere skal indberettes.

Oplysningerne omfatter faste baggrundsoplysninger på læreren, dvs. CPR-nummer, startdato og evt. ophørsdato.

Indberettes læreren over flere indberetningstidspunkter skal oplysningerne indberettes hver gang. Læreren indberettes til og med den indberetning, hvor ophørsdatoen er udfyldt.

Figur 4. Lærertabellen.

Tabel 2. Lærertabellen.

Undervisningskompetencetabellen

Figur 5. Undervisningskompetencetabellen.

Tabel 3. Undervisningskompetencetabellen.

Censorkompetencetabellen

Figur 6. Censorkompetencetabellen.

Tabel 4. Censorkompetencetabellen.

Elevtabellen

En elev defineres ud fra kombinationen CprNummer og Uddannelse (CosaFormaal og UddannelseVersion) og institution (den indberettende institution). En elev indgår kun en gang. En person behandles således som to forskellige elever, hvis personen skifter fra én gymnasial uddannelse til en anden i data fra en indberettende institution. Hvis eleven skifter AfdelingInstitutionsNummer, men beholder samme CosaFormaal og indberettes af samme institution, benyttes det seneste AfdelingInstitutionsNummer.

Klassetrin skal indberettes i ElevensKlassetrin-tabellen pr. elev, men også i ElevensFag-tabellen pr. fag, selv om klassetrinnet er knyttet til eleven. Det fremgår af tabellen ElevensFag.

Figur 7. Elevtabellen.

Tabel 5. Elevtabellen.

†) For 1.g-elever på de 3-årige gymnasiale uddannelser opgøres bedste bud på stamklasse frem til d. 1. november, hvor eleverne fordeles efter introforløb. Hvis en elev senere skifter stamklasse i sit uddannelsesforløb, opdateres feltet med den nye stamklasses navn. Det er vigtigt, at stamklassebetegnelsen er unik. Dette sikres ved fx at anvende navnet 2020a for 1.a klassen som starter i 2020. Stamklassebetegnelsen for en elev skal ikke ændres ved elevens oprykning til 2. g eller 3.g. med mindre eleven skifter stamhold (dansk hold). Dette gælder også, hvis en elev skal gå en klasse om – da skal stamklassen opdateres til den nye stamklasse, som eleven placeres i. *) Eleven udmeldes også ved fuldført uddannelse.

Afgangsårsag 'ukendt' ('99998') må kun anvendes om enkeltfagskursister. **) Oplysningen må kun mangle, hvis der er tale om specielle adgangsveje, hvorom det må forventes, at en elev ikke nødvendigvis følger et stamhold i dansk).

Studieretningstabellen

Indberetning af studieretninger gælder for alle gymnasiale uddannelser med studieretning eller fagpakke. Studieretning/fagpakke skal for den enkelte elev indberettes i samtlige indberetninger, men for en 1.g-elev på stx, htx og hhx forventes indberetning af studieretning tidligst at finde sted i november. På studenterkursus forventes 1.g-oplysningen om studieretning allerede at kunne indberettes i september. For elever på hf skal indberettes fagpakker for alle 2. hf-elever. Det forventes at være på plads i indberetningen for september i skoleår, hvor eleven er på 2. hf.

Studieretningstabellen indeholder én og kun én record pr. elev.

Det er obligatorisk at indberette mindst to studieretningsfag og tilhørende niveauer. Derfor er StudieFag1 og StudieFag2 samt StudieFag1Niveau og StudieFag2Niveau obligatoriske, men ikke de øvrige, jf. tabellen nedenfor. Startåret følger eleven og ikke studieretningen.

Eksempel: Hvis en elev skifter institution i 2.g og starter på en ny studieretning på den nye institution, så er det elevens startår på den nye studieretning, der indberettes og ikke startåret for det pågældende studieretningsforløb (for de øvrige elever på institutionen).

Figur 8. Studieretningstabellen.

Tabel 6. Studieretningstabellen.

Elevens fag-tabellen

Bemærk: Hold og klasse (stamhold) skal indberettes pr. fag, selv om det er knyttet til eleven. Dvs., for hvert fag indberettes holdet og klassen (stamholdet).

Figur 9. Elevens fag-tabellen.

Tabel 7. Elevens fag-tabellen.

*) For et to- eller treårigt fag på fuldtidsuddannelser indberettes elevens aktuelle klassetrin og startskoleår. Har eleven haft afgang på indberetningstidspunktet, indberettes det seneste klassetrin for eleven på faget og ikke det aktuelle klassetrin. Eksempel: I faget dansk for en elev, der starter gymnasiet sommeren 2010 og afslutter i 2013, vil der i oktober 2011 stå startskoleår 2011 og klassetrin 2. I oktober 2013-indberetningen vil der stå startskoleår 2012 og klassetrin 3.

Fremtidige fag-tabellen

Fremtidige fag inkluderes i alle indberetninger. På de få institutioner, hvor skoleåret for et fremtidigt studieretningsfag ikke kendes, angives det tidligste skoleår (2.g) for det fremtidige studieretningsfag.

Figur 10. Fremtidige fag-tabellen.

Tabel 8. Fremtidige fag-tabellen.

Underfag-tabellen

Et givent fag kan eventuelt have underfag. Det gælder både elevens fag og elevens fremtidige fag.

Figur 11. Underfag-tabellen

Tabel 9. Underfag-tabellen.

Elevens klassetrin-tabellen

Der er tale om en tabel med historik for hele elevens klassetrinforløb på institutionen. For tidligere elever kunne sidste undervisningsdato for hvert klassetrin fx vælges som slutdato.

Figur 12. Elevens klassetrin-tabellen.

Tabel 10. Elevens klassetrin-tabellen.

*) Det eksisterende felt "klassetrin" i ElevensFag-tabellen bibeholdes.

5. Krydsvalideringsregler

Der er følgende valideringsregler, nedenfor angivet på formen tabel.variabel:

• Eleven.FoersteStartdato <= Studieretning.StartAar
• Eleven.Afgangsdato >= Elevens fag.Slutdato
• Eleven.Afgangsdato >= Studieretning.Slutdato
• Eleven.FoersteStartdato <= Elevensfag.Startdato

6. Midlertidige undtagelser

Der accepteres (midlertidigt) følgende undtagelser for manglende data:

• UndervisningsKompetence.GyldigFra: Angiv datoen 1/1/1900 for manglende data.
• CensorKompetence.GyldigFra: Angiv datoen 1/1/1900 for manglende data.

Det accepteres ikke længere, at koden '99999' anvendes i Elev.CentralAfgangsAarsag om afgangsårsag 'ukendt'. Der skal anvendes de koder, der allerede er udmeldt i Undervisningsministeriets uddannelsesmodel for centrale afgangsårsager. Eneste undtagelse er for enkeltfagskursister, hvor central afgangsårsag ikke er et krav. Her må benyttes koden '99998' om afgangsårsag 'ukendt'.

7. Indberetningsstruktur for fravær i GYM-indberetning til Datavarehuset

I det følgende beskrives strukturen for de oplysninger, som uddannelsesinstitutioner skal indberette til STIL, Styrelsen for IT og Læring om elevfravær på gymnasiale uddannelser. STIL anvender oplysningerne til statistiske formål.

Indberetning af data fra institutionerne skal foretages via STILs webservice. Webservicen er udviklet til, at der skal ske en "system til system"-udveksling. Det betyder i praksis, at institutionens studieadministrative system skal have funktioner til at eksportere data og varetage selve dataudvekslingen.

Indberetningen skal ske mellem d. 2. og 7. i hver måned, og alle ændringer siden seneste indberetning skal overføres til STILs webservice.

Hvem skal indberette fravær og hvor ofte?

Alle institutioner, der udbyder de nævnte gymnasiale uddannelser i nedenstående afsnit 'Hvilke uddannelser skal der indberettes fravær for?', skal foretage indberetningen.

Af systemmæssige årsager er det vigtigt, at der ved eventuel genindberetning eller forsøg på ny indberetning i den samme indberetningsperiode anvendes samme indberettende enhed.

Fraværsdata opgøres pr. dag og indberettes månedsvist. Senest i løbet af 2. kvartal 2022 skal der indberettes for alle måneder i skoleåret 2021/2022 i én samlet initial overførelse. Der skal efter en indkøringsperiode, som varer til og med maj 2022, indberettes mellem den 2. og den 7. i hver måned.

Hvilke personer skal fraværsindberetningen omfatte og hvilke typer fravær?

Der indsamles fravær for alle elever på uddannelserne nævnt under afsnit 4. Der indsamles ikke oplysninger om fraværstype som sygdom eller godkendt fravær, da der på de gymnasiale uddannelser ikke skelnes mellem lovligt og ulovligt fravær. Fravær fra fordybelsestiden (skriftligt arbejde) skal ikke indberettes.

For mere information om registrering af fravær på gymnasiale uddannelser, se vejledning fra Styrelsen for Undervisning og Kvalitet på: Vejledninger til love og bekendtgørelse

Hvilke uddannelser skal der indberettes fravær for?

Der indberettes oplysninger om elevfravær på alle institutionstyper nævnt i tabel B.

Tabel B. Oversigt over institutionstyper, der skal foretage indberetning af elevfravær.

Hvilke oplysninger skal indberettes vedr. fravær?

Figur 13. Skitse af indberetningsstruktur for fravær.

Nedenfor i Figur 14. XML Schema. er det samlede XML Schema vist. Elementerne heri gennemgås i det efterfølgende afsnit 11, hvor udsnit af skemaet vises.

Indholdet beskrives i skemaform med følgende kolonner:

• Felt: Navn på felt der skal indberettes
• Beskrivelse: Uddybende beskrivelse af feltet
• Felttype: Typen af feltets indhold, fx tal, tekst, dato eller en mere specifik type
• Lovlige værdier: Udmelding af lovlige værdier, som må indberettes i feltet
• Obligatorisk: Er det obligatorisk at indberette det pågældende felt?
• Nøglefelt: Er der tale om et felt, der indgår i identifikation af en record?

Figur 14. XML Schema.

Hvad skal indberettes for hvert element i fraværsindberetningen?

Indberetningshovede

Figur 15. Indberetningshovede for fravær.

Tabel 11. Indberetningshovede.

Elev

Figur 16. Elev.

En elev defineres ud fra kombinationen personId, uddannelse og uddannelsesinstitution.

En elev indgår kun én gang i den enkelte indberetning. En person behandles således som to forskellige elever, hvis personen skifter uddannelse eller uddannelsesinstitution.

Tabel 12. Elev.

Enkeltfagselever

Figur 17 Enkeltfagselever.

En enkeltfagelev defineres ud fra kombinationen personId, uddannelse og uddannelsesinstitution samt endvidere fagnummer og fagniveau for det enkeltfag, der følges.

En enkeltfagelev indgår kun én gang i den enkelte indberetning. En person behandles således som to forskellige elever, hvis personen skifter uddannelse, uddannelsesinstitution, fag eller niveau.

Tabel 13. Enkeltfagselev.

Undervisning og fravær

Figur 18: Undervisning og fravær.

I fraværstabellen opgøres den skemalagte undervisning, eleven er tilbudt, samt summen af elevens fravær målt i minutter for alle skoledage.

Der skal indberettes fravær for alle dage med skemalagt tilbudt undervisning. Dage uden fravær skal indberettes med 0 minutters fravær.

Skemalagt tilbudt undervisning, der aflyses, indberettes ikke på aflysningsdagen, men skal indberettes, hvis den tilbydes på et senere tidspunkt.

Det samlede fravær på en skoledag kan ikke overstige den tilbudte undervisning.

Tabel 14. Undervisning og fravær.