Indhold

Elevdatabasen

Elevdatabasen er et nyt grunddatasystem i Styrelsen for It og Læring (STIL) indeholdende grunddata om elever på uddannelser under Børne- og Undervisningsministeriets (BUVM) resortområde. De konkrete grunddata omfatter oplysninger om elevers aktuelle tilknytning til institutioner og uddannelser, herunder trin, start- og slutdatoer mv. samt elevernes årsager til afgang fra de enkelte uddannelsesforløb. De overordnede dataområder Elevdatabasen opererer med er persondata, elevdata, institutionsdata og uddannelsesdata.

I dag indhenter en række fagsystemer i STIL helt eller delvist egne elevdata, hertil kommer også månedlige og kvartalsvise statistikindberetninger til Datavarehuset. Elevdatabasen vil minimere antallet af indberetningsprocesser af elevdata fra institutionerne til STIL, således indberetningen af grunddata om elever fremover kun sker til ét sted, Elevdatabasen. Dette skal medvirke til at STIL's fagsystemer fremover trækker elevdata fra Elevdatabasen. Den skal således udgøre et fælles datagrundlag for elevdata, som understøtter datakvalitet og de administrative og statistiske opgaver på tværs af STIL. Det er derfor nødvendigt, at Elevdatabasen leverer et højaktuelt billede af hvilke elever, som går på hvilke gymnasiale uddannelser. Dette sikres gennem højfrekvente indberetninger af elevdata fra uddannelsesinstitutionerne.

Indberetninger til Elevdatabasen sker fra uddannelsesinstitutionernes studieadministrative systemer (SA-systemer) via en webservice udstillet på STIL’s integrationsplatform (Integrationsplatformen). Integrationsplatformen er knudepunktet for STIL’s eksternt rettede webservices. Den er en infrastrukturkomponent som via autentificering, autorisering, logning og kryptering (https) understøtter en sikker, ensartet og effektiv udveksling af data mellem STIL's centrale systemer og eksterne systemer. Yderligere oplysninger om tilslutning samt tekniske detaljer kan findes på STIL’s supportside for Integrationsplatformen. Det overordnede flow kan ses i diagrammet nedenfor:

Indberetning til Elevdatabasen

Grunddata om elever

Følgende sektion beskriver i overordnede træk de fire dataområder i Elevdatabasen, der til sammen udgør grunddata om elever, og mod hvilke kilder denne data valideres.

Elevdatabasens fire dataområder:

• Persondata - Indeholder elevens personnummer
• Elevdata - Indeholder data der knytter sig til eleven - eksempelvis adgangsvej, afgangsårsag, mv. 
• Institutionsdata - Indeholder hovedinstitution og afdeling for den indberettende institution
• Uddannelsesdata - Indeholder data relateret til den uddannelse eleven er i gang med - eksempelvis uddannelseskode, uddannelsesversion, skoleperioder, mv. 

Elevdatabasen validerer den indberettede data fra de studieadministrative systemer mod Det Centrale Personregister (CPR), Uddannelsesmodellen og Institutionsregisteret som vist i diagrammet nedenfor.

For en detaljeret gennemgang af de enkelte valideringer, se afsnittet om Valideringsregler.

Håndtering af indberetninger, der ikke overholder valideringsreglerne, beskrives i afsnittet Fejlhåndtering.

Grundlæggende principper for indberetning

1. En indberetning skal indeholde gældende data for en aktiv elev pr. indberetningsdatoen.
2. En indberetning skal indeholde historisk data frem til indberetningsdatoen
3. Ved ændringer til data på eleven skal indberetning ske senest dagen efter, at ændringen træder i kraft
4. En indberetning må ikke indeholde forventede ændringer, f.eks. forventet orlov eller skifte fra 1.G til 2.G
5. Brobygningselever og prøvedeltagere skal ikke indberettes

Omfattede uddannelser

I første omgang er det alene grunddata om elever på det gymnasiale område der skal indberettes. Det gymnasiale område defineres af de uddannelser der til enhver tid fremgår under formålsgruppe 2 og 33 i Uddannelsesmodellen.

Nedenstående tabel viser de uddannelseskoder der hører under Uddannelsesmodellens formålsgruppe 2 og 33 pr. 01-01-2022.

Integrationsmønstre

Følgende sektion beskriver de krav det SA-systemet skal opfylde ved integration til Elevdatabasen. Kravene er vigtige for at sikre en stabil service og data af høj kvalitet.

Sikring af stabil drift

For at sikre stabil drift af Elevdatabasen, skal integrationen designes så der maksimalt sendes 20 requests i sekundet per SA-system.

Det er tilladt at indberette parallelt, så længe det samlede antal requests holdes under denne grænse og kravet om indberetning på samme CPR-nummer (krav #2) overholdes.

Hvis en indberetning fejler, og der automatisk prøves igen, skal disse indberetninger stadig ske kontrolleret jf. dette krav. Det anbefales ydermere, at man ved gentagende fejl øger forsinkelsen for hvornår der prøves igen, da fejlen kan være relateret til en overbelastning internt i Elevdatabasen.

Håndtering af samtidighed

Da beskeder kan skifte rækkefølge i både netværk og på Integrationsplatformen (IPL), giver det en risiko for, at ændringer kan bliver overhalet, og dermed bliver data i Elevdatabasen forskellig fra den faktiske data i SA-systemet.

Rækkefølgen af indberetninger bliver først gjort endelig idet beskeden modtages af Elevdatabasen, er det derfor ikke tilladt at indberette 2 ændringer på samme CPR-nummer i parallel.

Alle indberetninger på samme CPR-nummer skal således ske sekventielt - dvs. at man først sender næste indberetning, når første svar er modtaget fra Elevdatabasen.

Ønsker man at parallelisere indberetninger er det vigtigt, at paralleliseringen sker grupperet på CPR-nummer eller institution.

Håndtering af udfald i netværk og infrastruktur

Alle indberetninger skal påsættes et IndberetningsID af typen GUID, for at undgå dobbeltindberetninger ved fejl i netværk eller anden infrastruktur.

Hvis der ikke modtages et svar på en indberetning - f.eks. fordi svaret er gået tabt i netværket, eller forbindelsen lukkes inden processeringen er færdig - forventes SA-systemet at gensende den samme besked med samme IndberetningsID.

Hvis beskeden faktisk er behandlet korrekt i første omgang, vil svaret på gensendelsen af beskeden have status DUPLICATE. Var der fejl på den tidligere indberetning vil denne blive returneret som en SoapFault (se afsnittet SoapFaults for flere detajler).

IndberetningsID'et kan også bruges til at tjekke status på en indberetning med Status-operationen. Se afsnittet Operationer for flere detaljer.

Se tabellen i afsnittet Fejlhåndtering for yderligere detaljer om hvornår man forventes at gensende- eller generere en nyt IndberetningsID.

Webservice

Denne sektion beskriver den webservice der skal anvendes til brug for indberetning.

Adgang til webservice

Elevdatabasens webservice udstilles på STIL's integrationsplatform (Integrationsplatformen). Integrationsplatformen anvender STIL's system Tilslutning til brug for oprettelse, administration og vedligehold af tilslutninger og dataadgange mellem institutioner og systemleverandører (udbydere).

For at kunne indberette til Elevdatabasen er det påkrævet, at der er indgået en aftale om udveksling af data (dataadgang) mellem det studieadministrative system og den konkrete uddannelsesinstitution (hovedinstitutionsniveau) via Tilslutning.

Yderligere oplysninger om tilslutning samt tekniske detaljer kan findes på STIL’s supportside for Integrationsplatformen.

Operationer

Der findes følgende 3 operationer i Elevdatabasen, Indberet, Status og Ping.

Indberet

Indberetning af data til Elevdatabasen sker med operationen Indberet for én elev af gangen.

Elevdatabasen returnerer en status for hver indberetning som angiver om indberetningen er gået godt eller er fejlet. Alle fejl kastes som en SoapFault og er således ikke en del af Response-objektet. Soapfault indeholder fejlkoder og fejlbeskrivelser, som angiver, hvad der er galt. Se afsnittet Fejlhåndtering for en detaljeret beskrivelse om håndtering af disse fejl.

De tekniske detajler, og eksempel på request/response kan findes i afsnittet Teknisk beskrivelse af operationer

Status

Anvendes til at hente - eller genhente - status for en indberetning ud fra det ID som indberetningen er foretaget på. Ved status FAILED , vil responset indeholde valideringsfejlene, der efterfølgende kan behandles af afhenter. Svaret fra Status-operationen er identisk med svaret på en indberetning, og kan benyttes ved tvivl om hvorvidt en indberetning er gået godt.

De tekniske detajler, og eksempel på request/response kan findes i afsnittet Teknisk beskrivelse af operationer

Ping

Anvendes til at pinge Elevdatabasen.

De tekniske detajler, og eksempel på request/response kan findes i afsnittet Teknisk beskrivelse af operationer

Fejlhåndtering

Elevdatabasen opererer med 3 typer af fejlkoder, Elevdb-XXXX, Indb-XXXX og Pers-1000. Elevdb-XXXX fejlkoderne dækker over interne fejl på Elevdatabasen. Indb-XXXX fejlkoderne dækker over fejl i indberetningen fra de studieadministrative systemer til Elevdatabasen. Pers-XXXX dækker over fejl i forbindelse med validering af CPR-oplysninger og kommunikation med CPR-registeret. 

Tabellen nedenfor indeholder en oversigt over de enkelte fejlkoder og information om, hvordan disse fejl skal håndteres.

SoapFaults

Elevdatabasen returnere både Interne fejl, og ugyldig datafejl som SoapFaults. Elevdatabasens Soapfaults er bygget op omkring 2 overordnede elementer:

<soap:Reason> - Indeholder en overordnet beskrivelse af den pågældende fejl.

<soap:Detail> - Indeholder en exception og en mere detaljeret beskrivelse af fejlen samt errorcode. I tilfælde af valideringsfejl indeholder den en liste med valideringsfejlkoder og dertilhørende fejlbeskrivelser.

Parametre for SoapFault besked ved interne fejl

Ved interne fejl benyttes følgende format

Parametre for SoapFault besked ved valideringsfejl

Ved valideringsfejl benyttes ved følgende format

Indberetningsdetalje

Fault eksempel

Følgende viser et eksempel på en SoapFault ved indberetning af validt request, men hvor der er valideringsfejl.

<soap:Fault>
    <soap:Code>
        <soap:Value>soap:Receiver</soap:Value>
    </soap:Code>
    <soap:Reason>
        <soap:Text xml:lang="en">Indberetningen på indberetningsid 7814 er ugyldig</soap:Text>
    </soap:Reason>
    <soap:Detail>
        <InvalidIndberetning xmlns="http://service.elevdatabasen.stil.dk/">
            <ErrorCode>Indb-2004</ErrorCode>
            <ErrorMessage>Data på indberetningen er ugyldig.</ErrorMessage>
            <Status>FAILED</Status>
            <Indberetningsdetaljer>
                <Indberetningsdetalje>
                    <Fejlkode>Elev-07</Fejlkode>
                    <Fejlbeskrivelse>Adgangsvejen TD er ugyldig for skoleperioderne (5)</Fejlbeskrivelse>
                </Indberetningsdetalje>
                <Indberetningsdetalje>
                    <Fejlkode>Udd-01</Fejlkode>
                    <Fejlbeskrivelse>Den indberettede kombination af uddannelseskode, uddannelsesversion, speciale og skoleperioder er ikke gyldig</Fejlbeskrivelse>
                </Indberetningsdetalje>
                <Indberetningsdetalje>
                    <Fejlkode>Udd-04</Fejlkode>
                    <Fejlbeskrivelse>Skoleperioden 5 gælder ikke for uddannelsen 3017 i version 2</Fejlbeskrivelse>
                </Indberetningsdetalje>
                <Indberetningsdetalje>
                    <Fejlkode>Udd-06</Fejlkode>
                    <Fejlbeskrivelse>Elevens startdato 2022-01-01 ligger efter slutdato for uddannelsen med Uddannelseskoden 3017 og Uddannelsesversionen 2 hvor uddannelsen er lukket for optag</Fejlbeskrivelse>
                </Indberetningsdetalje>
            </Indberetningsdetaljer>
        </InvalidIndberetning>
    </soap:Detail>
</soap:Fault>

Valideringsregler

Nedenfor er listet de valideringer, der foretages på Elevdatabasen. Valideringerne er delt op i fire dele: Persondata, Elevdata, Institutionsdata og Uddannelsesdata.

Ved brud på valideringsregler returneres en liste af valideringsfejl som Indberetningsdetaljer i en SoapFault.

Persondata

Elevdata

Institutionsdata

Uddannelsesdata

Teknisk beskrivelse af operationer

Dette afsnit beskriver de tekniske detaljer for hver Operation på Elevdatabasens webservice.

Indberet

Operationen har følgende struktur for request og response:

Parametre for request

IndberetElevRequest

IndberetElev

Personoplysninger

Institutionsoplysninger

Uddannelsesoplysninger

Elevskoleperiode

Elevoplysninger

Afgangsaarsag

Årsag til elevens ophør på uddannelsen.

Parametre for response

IndberetElevResponse

<ser:IndberetElevRequest>
	<ser:IndberetningsId>32ed0545-b6a0-4e91-bf7b-0fc0dff8ef73</ser:IndberetningsId>
	<ser:IndberetElev>
		<ser:Personoplysninger>
			<ser:CPRNummer>1234561231</ser:CPRNummer>
		</ser:Personoplysninger>
		<ser:Institutionsoplysninger>
			<ser:Hovedinstitution>961851</ser:Hovedinstitution>
			<ser:Afdeling>961851</ser:Afdeling>
		</ser:Institutionsoplysninger>
		<ser:Uddannelsesoplysninger>
			<ser:Uddannelseskode>3017</ser:Uddannelseskode>
			<ser:Uddannelsesversion>1</ser:Uddannelsesversion>
			<ser:Speciale>3</ser:Speciale>
			<ser:Elevskoleperioder>
				<ser:Elevskoleperiode>
					<ser:Skoleperiode>1</ser:Skoleperiode>
					<ser:Startdato>2022-02-01</ser:Startdato>
					<ser:Slutdato>2022-02-27</ser:Slutdato>
				</ser:Elevskoleperiode>
			</ser:Elevskoleperioder>
		</ser:Uddannelsesoplysninger>
		<ser:Elevoplysninger>
			<ser:Startdato>2022-01-01</ser:Startdato>
			<ser:Afgangsaarsager>
				<ser:Afgangsaarsag>
					<ser:Afgangsaarsagskode>112</ser:Afgangsaarsagskode>
					<ser:GyldigFra>2022-03-31</ser:GyldigFra>
					<ser:GyldigTil>2022-08-01</ser:GyldigTil>
				</ser:Afgangsaarsag>
			</ser:Afgangsaarsager>
			<ser:Adgangsvej>TD</ser:Adgangsvej>
			<ser:Klassebetegnelse>1A</ser:Klassebetegnelse>
		</ser:Elevoplysninger>
	</ser:IndberetElev>
</ser:IndberetElevRequest>

<IndberetElevResponse xmlns="http://service.elevdatabasen.stil.dk/">
	<Status>COMPLETE</Status>
</IndberetElevResponse>

Status

Status-operationen er stadig under udarbejdelse, og vi forventer strukturen ændrer sig til at matche Indberet

Parametre for request

StatusRequest

Institutionsoplysninger

Parametre for response

StatusResponse

Indberetningsdetalje

<ser:StatusRequest>
	<ser:Institutionsoplysninger>  			
		<ser:Hovedinstitution>961851</ser:Hovedinstitution>
		<ser:Afdeling>961851</ser:Afdeling>     
	</ser:Institutionsoplysninger>
	<ser:IndberetningsId>32ed0545-b6a0-4e91-bf7b-0fc0dff8ef73</ser:IndberetningsId>
</ser:StatusRequest>

<StatusResponse xmlns="http://service.elevdatabasen.stil.dk/">
    <Status>COMPLETE</Status>
</StatusResponse>

<soap:Fault>
    <soap:Code>
        <soap:Value>soap:Receiver</soap:Value>
    </soap:Code>
    <soap:Reason>
        <soap:Text xml:lang="en">Indberetningen på indberetningsid 7814 er ugyldig</soap:Text>
    </soap:Reason>
    <soap:Detail>
        <InvalidIndberetning xmlns="http://service.elevdatabasen.stil.dk/">
            <ErrorCode>Indb-2004</ErrorCode>
            <ErrorMessage>Data på indberetningen er ugyldig.</ErrorMessage>
            <Status>FAILED</Status>        
            <Indberetningsdetaljer>
		        <Indberetningsdetalje>
			        <Fejlkode>Elev-08</Fejlkode>
			        <Fejlbeskrivelse>Gyldig-fra dato 2022-03-01 for afgangsårsagen '27' skal ligge inden for afgangsårsagens gyldighedsperiode. Startdato: 1970-01-01, slutdato: 2022-01-31</Fejlbeskrivelse>
		        </Indberetningsdetalje>
		        <Indberetningsdetalje>
			        <Fejlkode>Inst-01</Fejlkode>
			        <Fejlbeskrivelse>Institutionsnummeret 213213 findes ikke</Fejlbeskrivelse>
		        </Indberetningsdetalje>
	        </Indberetningsdetaljer>
        </InvalidIndberetning>
    </soap:Detail>
</soap:Fault>

Ping

Operationen har følgende struktur for request og response

Parametre for request

Parametre for response

<ser:Ping/>

<PingResponse xmlns="http://service.elevdatabasen.stil.dk/">
	<Status>up</Status>
</PingResponse>