Introduktion
Formålet med brugerscenarierne herunder er at præcisere Elevdatabasens forventninger til, hvordan data indberettes fra SA-systemet ved forskellige begivenheder.
Dette dokument dækker scenarier for de gymnasiale uddannelser i forhold til den opdaterede grænsefladebeskrivelse v2.0, der inkluderer indberetning af nye felter: indmeldtOptagetDato, afgangsaarsag og slutDato.
Forudsætninger for hver indberetning
Følgende elementer skal være angivet for at sende en indberetning:
- CPR
- Hovedinstitution
- Afdeling
- Uddannelseskode
- IndmeldtOptagetDato
- Elevskoleperiode (ikke krav, men hvis der indberettes elevskoleperioder, skal følgende oplysninger indgå)
- Uddannelsesversion
- Skoleperiode
- Startdato
Scenarier for indberetning af elever på gymnasiale uddannelser
Når felterne indmeldtOptagetDato, afgangsaarsag og slutDato tilføjes i indberetningen til Elevdatabasen (version 2), indberettes data om eleverne som illustreret herunder. Ilustrationerne viser data om eleven i SA-systemet med markering af de elementer, der skal indberettes:
Elev optages på en uddannelse og gennemfører uddannelsen i ét sammenhængende forløb med én eller flere skoleperioder
Eleven indberettes med dato for elevens optagelse og de registrerede skoleperioder. Så længe eleven er i gang, indberettes afgangsårsag og slutdato ikke:
Når eleven har afsluttet (eller afbrudt) sin uddannelse, suppleres indberetning med afgangsårsag og slutdato:
Elev optages på en uddannelse, men afgangsmeldes og genoptager senere samme uddannelse (CØSA-formål) på samme afdeling
Elevdatabasen rummer i sin nuværende struktur ikke muligheden for at bevare flere forløb med hver sin afgangsårsag og slutdato. Indberetningen begrænser sig derfor til de oplysninger, der afspejler elevens aktuelle situation.
Når eleven har genoptaget uddannelsen, indberettes oplysninger uden afgangsårsag og slutdato. Den forrige afgangsårsag og slutdato skal ikke indberettes til Elevdatabasen, når eleven har genoptaget sin uddannelse:
Når eleven senere afslutter sin uddannelse eller afgangsmeldes af anden årsag, suppleres indberetningen med oplysning om nyeste afgangsårsag og slutdato:
Bemærk, at en elev-entitet i Elevdatabasen er identificeret entydigt ved (person-id, inst.nr, cøsa-formål). Hvis samme person skifter uddannelse (andet CØSA-formål) eller skifter afdeling (andet inst.nr), skal elevens forløb indberettes som separate elev-indberetninger til Elevdatabasen.
De illustrerede scenarier vedrører derfor alene den situation, hvor den samme person genoptager samme uddannelse (cøsa-formål) på samme afdeling (instnr).
Elev optages på en uddannelse, men afgangsmeldes før undervisningen starter
Denne elev indberettes alene med dato for optagelse, afgangsårsag og slutdato. Skoleperioder indberettes ikke.
Eksempler på typiske scenarier for en gymnasieelev
Herunder er angivet de typiske scenarier, som skal indberettes for en gymnasieelev.
Eksempler på requests kan findes i Elevdatabasens grænsefladebeskrivelse: Grænsefladebeskrivelse v2.0
| Scenarie | Hvad der sker |
|---|---|
| En elev starter i 1.G på et gymnasium | En elev oprettes i det studieadministrative system på en gymnasial uddannelse. På den dag, hvor det registreres, at eleven starter på uddannelsen, indberettes elevens data til Elevdatabasen. Data der skal indberettes er:
|
| En elev afslutter 1.G på et gymnasium | En elev registreres som afsluttet på 1.G i det studieadministrative system på en gymnasial uddannelse. På den dag hvor det registreres, at eleven afslutter 1.G, indberettes elevens data til Elevdatabasen. Der skal fortsat indberettes personoplysninger, institutionsoplysninger og uddannelsesoplysninger som vist ovenfor. Den allerede indberettede elevskoleperiode skal indberettes igen, nu med en slutdato:
|
| En elev fortsætter i 2.G på et gymnasium | En elev registreres som startende på 2.G i det studieadministrative system på en gymnasial uddannelse. På den dag hvor det registreres, at eleven starter på 2.G, indberettes elevens data til Elevdatabasen. Der skal fortsat indberettes personoplysninger, institutionsoplysninger og uddannelsesoplysninger. Den allerede indberettede elevskoleperiode for 1.G indberettes igen, og nu tilføjes en elevskoleperiode for 2.G. Der skal endnu ikke indberettes en slutdato (selv om den er planlagt) da den endnu ikke er indtruffet, og derfor ikke er sikker på at komme til at passe for den aktuelle elev.
|
| En elev afslutter 2.G på et gymnasium | En elev registreres som afsluttet på 2.G i det studieadministrative system på en gymnasial uddannelse. På den dag hvor det registreres, at eleven afslutter 2.G, indberettes elevens data til Elevdatabasen. Der skal fortsat indberettes personoplysninger, institutionsoplysninger og uddannelsesoplysninger, samt alle tidligere elevskoleperioder på skolen.
|
| En elev fortsætter i 3.G på på et gymnasium | En elev registreres som startende på 3.G i det studieadministrative system på en gymnasial uddannelse. På den dag hvor det registreres, at eleven starter på 3.G, indberettes elevens data til Elevdatabasen. Der skal fortsat indberettes personoplysninger, institutionsoplysninger og uddannelsesoplysninger. Den allerede indberettede elevskoleperiode for 1.G og 2.G indberettes igen, og der tilføjes en elevskoleperiode for 3.G. Der skal endnu ikke indberettes en slutdato (selv om den er planlagt) da den endnu ikke er indtruffet, og derfor ikke er sikker på at komme til at passe for den aktuelle elev.
|
| En elev afslutter 3.G på et gymnasium | En elev registreres som afsluttet på 3.G i det studieadministrative system på en gymnasial uddannelse. På den dag hvor det registreres, at eleven afslutter 3.G, indberettes elevens data til Elevdatabasen. Afgangsårsag (fx 113=Fuldført) samt Slutdato indberettes i uddannelsesoplysningerne. Der skal fortsat indberettes personoplysninger og institutionsoplysninger samt alle tidligere elevskoleperioder på skolen.
|
Andre mulige scenarier for en gymnasieelev under uddannelse
Herunder er angivet andre scenarier, som er mulige at indberette for en gymnasieelev.
| Scenarie | Hvad der sker |
|---|---|
| En elev starter i 4.G | En elev registreres som startende på 4.G i det studieadministrative system på en gymnasial uddannelse. På den dag, hvor det registreres, at eleven starter på 4.G, indberettes elevens data til Elevdatabasen. Indberetningen skal indeholde en adgangsvej, der giver adgang til 4.G. Hvis ikke der er indberettes en adgangsvej, der berettiger til 4.G, afvises indberetningen. Der skal fortsat indberettes personoplysninger, institutionsoplysninger og uddannelsesoplysninger, samt alle tidligere elevskoleperioder på skolen. Der skal endnu ikke indberettes en slutdato på den sidste skoleperiode (selv om den er planlagt) da den endnu ikke er indtruffet. |
| En elev afslutter 4.G på et gymnasium | En elev registreres som afsluttet på 4.G i det studieadministrative system på en gymnasial uddannelse. På den dag, hvor det registreres, at eleven afslutter 4.G, indberettes elevens data til Elevdatabasen med slutdato og afgangsårsag (fx 113=Fuldført). Der skal fortsat indberettes personoplysninger, institutionsoplysninger og uddannelsesoplysninger, samt alle tidligere elevskoleperioder på skolen. |
| En elev går på orlov | En elev går på orlov. På den dag, hvor det registreres i det studieadministrative system, at eleven skal på på orlov, indberettes orloven til Elevdatabasen. Indberetningen skal indeholde afgangsårsag (112=Orlov) og Slutdato. Indberetningen skal have slutdato på alle tilknyttede elevskoleperioder, så eleven efterfølgende ikke har nogen åbne skoleperioder. |
| En elev kommer tilbage fra orlov | Hvis en elev vender tilbage til samme uddannelse på samme institution, indberettes eleven påny fra systemet med alle skoleperioder, men nu uden de tidligere indberettede Afgangsårsag og Slutdato. Hvis eleven genoptager et tidligere klassetrin, registreres oplysningerne i flere skoleperioder på samme måde som elever, der går om (fremgår senere i denne tabel). |
| En elev afgår ved døden | En elev afgår ved døden under sin skolegang. Den dag, eleven registreres som død i det studieadministrative system, indberettes elevens data til elevdatabasen. Indberetningen skal indeholde afgangsårsag (114=Elev afgået ved døden) og Slutdato. Indberetningen skal have slutdato på alle tilknyttede elevskoleperioder, så eleven efterfølgende ikke har nogen åbne skoleperioder. Indberetningen skal indeholde personoplysninger, institutionsoplysninger og uddannelsesoplysninger, samt alle tidligere elevskoleperioder på skolen. |
En elev stopper på en uddannelse | En elev stopper på en uddannelse på en institution af private årsager. Den dag, hvor det registreres at eleven stopper på uddannelsen, skal der laves en indberetning til Elevdatabasen. Afgangsårsagen (103=Private årsager) og slutdato skal indberettes. Indberetningen skal også have slutdato på alle tilknyttede elevskoleperioder, så eleven efterfølgende ikke har nogen åbne skoleperioder. Indberetningen skal indeholde personoplysninger, institutionsoplysninger og uddannelsesoplysninger, samt alle tidligere elevskoleperioder på skolen. |
| En elev skifter uddannelse på samme institution/afdeling | En elev skifter fra én uddannelse til en anden uddannelse på samme institution. Når en elev tilknyttes en ny uddannelseskode, anses det for at være et uddannelsesskift i Elevdatabasen. På samme dag, som registreringen finder sted i det studieadministrative system, indberettes nedenstående. Der skal laves en indberetning, hvor eleven afslutter den oprindelige uddannelse ved at der sættes afgangsårsag (107=Uddannelsesskift) og slutdato på uddannelsesoplysningerne. Ligeledes sættes slutdato på den åbne skoleperiode. Efterfølgende skal der ikke være nogen skoleperioder uden slutdato. I nedenstående eksempel skifter eleven fra stx til hf. Efterfølgende sendes en indberetning med den nye uddannelse til elevdatabasen, i dette tilfælde starter eleven på hf. |
En elev skifter afdeling, men fortsætter uddannelsen på en anden afdeling under samme hovedinstitution | Afdelingen, der afgiver eleven, indberetter Slutdato for forløbet samt en slutdato på elevens åbne skoleperiode. Indberetningen omfatter dog ikke nogen afgangsårsag, når eleven flytter afdeling på samme hovedinstitution. Der findes i dag ikke nogen centralt udmeldt afgangsårsag for denne begivenhed. Indberetningen skal ske på samme dag, som registreringen finder sted i det studieadministrative system. Efterfølgende må der ikke være nogen skoleperioder uden slutdato. I eksemplet illustreres et skifte til en afdeling inden for samme hovedinstitution Elevens nye afdeling opretter eleven i det studieadministrative system. Samme dag laves en indberetning til Elevdatabasen der indeholder personoplysninger, institutionsoplysninger og uddannelsesoplysninger. Der skal kun indberettes de skoleperioder, hvor eleven har gået på den indberettende institution. Uddannelseskoden er den samme som på den tidligere institution. |
En elev skifter institution (ikke afdeling) | En elev fortsætter samme uddannelse på en anden institution. Institutionen, der afgiver eleven, indberetter Slutdato, Afgangsårsag (108=Uddannelse fortsættes på anden institution) samt en slutdato på elevens åbne skoleperiode. Indberetningen skal ske på samme dag, som registreringen finder sted i det studieadministrative system. Efterfølgende må der ikke være nogen skoleperioder uden slutdato. Elevens nye institution opretter eleven i det studieadministrative system. Samme dag laves en indberetning til elevdatabasen der indeholder personoplysninger, institutionsoplysninger og uddannelsesoplysninger. Der skal kun indberettes de skoleperioder, hvor eleven har gået på den indberettende institution. Uddannelseskoden er den samme som på den tidligere institution. |
En elev går på en uddannelse, hvor institutionen sammenlægges med en anden institution og får nyt institutionsnummer | En elev går på en institution, der sammenlægges med en anden institution. De sammenlagte institutioner får nyt hovedinstitutions- og/eller afdelingsnummer. Elevens aktuelle elevskoleperiode afsluttes på den tidligere hovedinstitution og afdeling. I forhold til indberetning til Elevdatabasen, skal dette scenarie behandles præcist som scenariet ovenfor. |
| En elev går 2.G om | En elev skal gå 2.G om. Eleven fortsætter på samme uddannelse og institution. Der sendes en indberetning, der lukker 2.G. Indberetning skal også indeholde den nye 2.G skoleperiode. Der må ikke være mere end én åben skoleperiode i indberetningen. |
| En elev får nyt personnummer | Hvis en elev får et nyt personnummer, skal der laves en ny indberetning med det nye personnummer. Der skal ikke foretages en indberetning på det gamle personnummer. |
Elev trækker sig før uddannelsens start | Indberetning af eleven afsluttes med afgangsårsag 101 (Ej mødt / adgangskrav ej opfyldt / ansøgning trukket) og afgangsdato. Indberetningen indeholder ikke skoleperioder, da eleven ikke når at påbegynde uddannelsen. |
Sletning af forkert indberetning | En tidligere indberetning indeholdt forkert data vedr. afdeling, personnummer eller uddannelse. Der skal derfor sendes en Slet-operation til Elevdatabasen. |
Indberetter på en tidligere forkert oprettet indberetning. fx nye datoer | Hvis en tidligere indberetning indeholdt forkert start- og/eller slutdato, skal der indsendes en ny indberetning med de rigtige datoer. |
Elev starter via adgangsvejen, der ikke er ordinær. fx Team Danmark 4-årig | Hvis en elev starter på en uddannelse med en adgangsvej, der ikke er ordinær, skal der i indberetningen udfyldes en adgangsvej. Fx adgangsvejen 'TD' (Team Danmark). |