Dokumentoplysninger

Ændringshistorik

Indhold

1- Indledning

Dette dokument beskriver strukturen for de oplysninger, som FGU-institutionerne skal indberette til STIL, Styrelsen for It og Læring. STIL anvender oplysningerne til statistiske formål.

Indberetning af data fra institutionerne skal foretages via STIL's modtagestation. Modtagestationen er udviklet til, at der skal ske en ”system til system”-udveksling. Det betyder i praksis, at institutionens studieadministrative system skal have funktioner til at eksportere data og varetage selve dataudvekslingen.

Hvis en institution skifter administrativt system eller fusionerer, skal dette meddeles til STIL.

I afsnit 4-5 gennemgås struktur og indhold i de oplysninger, der skal indberettes.

2 - Hvem skal indberette?

Alle FGU-institutioner skal indberette oplysninger beskrevet i dette dokument.

Af systemmæssige årsager er det vigtigt, at der ved eventuel genindberetning eller forsøg på ny indberetning i den samme indberetningsperiode anvendes samme indberettende enhed.

Der findes to forskellige institutionsbegreber i indberetningen:

1. Uddannelsesinstitution: Uddannelsesansvarlig (hoved-)institution
2. Undervisningssted: Institution (afdeling), hvor der undervises

Uddannelsesinstitutionen (1.) er ansvarlig for, at indberetningen finder sted.

3 - Hvilke personer skal indberetningen omfatte

Indberetningen skal omfatte alle elever, som er eller har været tilmeldt afsøgningsforløb, basisforløb, almen grunduddannelse, produktionsgrunduddannelse og/eller erhvervsgrunduddannelse samt praktikforløb.

Disse elever indberettes med information om al relevant aktivitet på FGU, og dette gælder både for igangværende elever, tilmeldte elever og tilmeldte/igangværende de seneste tre måneder.

Indberetningen skal ske 12 gange årligt mellem den 2. og den 5. i måneden.

Bemærk, at elever indberettes med information om al relevant aktivitet på FGU, og dette gælder både for igangværende elever, tilmeldte elever og tilmeldte/igangværende de seneste tre måneder. Elever afmeldt inden for de seneste tre måneder (uanset årsag til afmeldingen) indberettes ligeledes.

Tidligere elever skal indberettes til Datavarehuset, hvis der sker en ændring i deres registrerede oplysninger relevant for denne indberetning.

For alle elever gælder, at de altid skal indberettes med al historik på institutionen. Dvs. al relevant FGU-aktivitet, herunder fravær for personen på afdelinger (undervisningssteder) indberettet af uddannelsesinstitutionen, skal indberettes ved hver indberetning, uanset hvornår aktiviteten har fundet sted. På denne måde har datavarehuset altid fuld historik for personen.

4 - Hvilke oplysninger skal indberettes?

Nedenstående figur 1 illustrerer indberetningsstrukturen.

Figur 1. Indberetningsstrukturen for forberedende grunduddannelse.

Nedenfor i figur 2 er det samlede XML Schema vist. Elementerne heri gennemgås i det efterfølgende afsnit 5, hvor udsnit af skemaet vises.

Indholdet beskrives i skemaformat med følgende kolonner:

• Felt: Navn på feltet, der skal indberettes.
• Beskrivelse: Uddybende beskrivelse af feltet.
• Felttype: Typen af feltets indhold, fx tal, tekst, dato eller mere specifik type.
• Lovlige værdier: Udmelding af lovlige værdier, som må indberettes i feltet.
• Obligatorisk: Angivelse af, om det er obligatorisk at indberette det pågældende felt.
• Nøglefeltet: Angivelse af, om der er tale om et felt, der indgår i identifikationen af en record.

Figur 2. Det samlede XML Schema.

5 - Hvad skal indberettes for hvert element?

5.1 - Indberetningshoved

Figur 3. Struktur, Indberetningshoved.

Tabel 1. Indberetningshoved.

5.2 - Elev

En elev defineres som kombination af indberettende enhed, person, uddannelse og startdato.

En elev kan godt være tilknyttet flere afdelinger (Undervisningssteder) under uddannelsen.

Tilhørsforholdet til undervisningsstederne angives i elevens skoleperioder, praktikperioder og fraværsregistreringer.

En elev indgår kun én gang i den enkelte indberetning med samme dato for uddannelsesstart. En person behandles således som to forskellige elever, hvis personen skifter uddannelse eller påbegynder samme uddannelse igen med ny uddannelsesstartdato efter et egentligt afbrud.

Startniveau i dansk og matematik angives én gang for hver elev, når eleven starter på FGU. Principielt skal denne ikke ændres, men er det skolens opfattelse, at elevens startniveau har været et andet end det indberettede, skal det ændres og vil indgå i det næstkommende indberetning. Det kan således være nødvendigt at ændre startniveauer i tilfælde, hvor eleven har været indberettet til STIL før der kunnet foretages en egentlig vurdering af niveauerne.

Slutniveau for EGU- og PGU-elever angives kun for de personer, som går på erhvervsgrunduddannelsen (EGU) og produktionsgrunduddannelsen (PGU).

Afgangsårsag skal indberettes, når eleven ophører på FGU – enten fordi eleven er færdig, afbryder eller flytter til en anden uddannelsesinstitution.  

Datoen for ophør angives i feltet Udd_slutdato.

En person har højest én afgangsårsag for hver påbegyndelse som elev, og ved efterfølgende påbegyndelser som elev på FGU, skal personen oprettes som en ny elev, dvs. en allerede afsluttet elev må ikke genåbnes ved at flytte uddannelsesslutdatoen til en senere dato.

En person må ikke begynde som elev for anden gang, inden første elevperiode er slut.

Elever med afgangsårsag ”101 Ej mødt / adgangskrav ej opfyldt / ansøgning trukket” indgår ikke i statistikkerne (koden er ikke egnet til opgørelser over, hvor mange, der ikke møder op, opfylder adgangskrav eller lignende).

Figur 4. Struktur, Elev.

Tabel 2. Elev.

5.3 - Skoleperiode

Figur 5. struktur, skoleperiode

Tabel 3. Skoleperiode

Elever på afsøgningsforløb har ikke et speciale. Derfor angives specialet med ’0’. Ligeledes angives speciale også til ’0’, hvis elever går på et basisforløb uden speciale (spor).

Hvis elevens aktivitet på en skoleperiodekode fortsættes på en anden uddannelsesversion, opdeles skoleperioden i to skoleperioder med samme skoleperiodekode, og tilhørende specialekode men med forskellig uddannelsesversion og startdato. Ligeledes deles ved skift af skoleperiodekode og specialekode.

Samme elev må ikke indberettes med tidsoverlappende skoleperioder.

Hvis eleven skifter til et andet undervisningssted, skal skoleperioderne efterfølgende indberettes på det nye undervisningssted og den igangværende skoleperiode deles i tid på de to undervisningssteder.

Hvis en elev har aktivitet på flere skoleperioder på samme tidspunkt, indberettes kun den ene. Så eleven på ethvert tidpunkt kun har én skoleperiode. I den forbindelse prioriteres mellem skoleperioderne i følgende rækkefølge (lavest prioritet nævnt først): Afsøgningsforløb, Basisforløb, Årselevpulje til basisforløb, Uddannelsesspor, Årselevpulje, Kommunal forlængelse.

5.4 - Praktikophold

Figur 6. Struktur, Praktikophold.

Tabel 4. Praktikophold.

Det er ikke alle elever, der har et praktikophold. Praktik registreres kun for de elever, der går på en erhvervsgrunduddannelse (EGU).

Erhvervstræning indberettes ikke som praktik til i FGU-indberetningen til Datavarehuset..

P-nummeret for praktikopholdets arbejdssted angives og dette korresponderer med oplysninger i CVR-registeret. Skifter eleven fra ét arbejdssted til et andet under praktikopholdet, så deles praktikopholdet i to dele, hvor anden del har startdato dagen efter den første dels slutdato. P-nummeret er obligatorisk for aftaler med startdato fra og med 1. november 2023.

Praktikopholdet knyttes til det undervisningssted, eleven primært er tilknyttet. Skifter eleven fra ét undervisningssted til et andet under praktikopholdet, så deles praktikopholdet i to dele, hvor anden del har startdato dagen efter den første dels slutdato.

5.5 - Fravær

Fravær indberettes for alle elever under skoleophold. Det indberettes som lektionsfravær opgjort på dagsniveau. Fravær opgøres ud fra, om fraværet dækker over godkendt eller ikke godkendt fravær. Fravær indberettes ikke for elever i praktik.

Godkendt fravær dækker over fravær, hvor eleven ikke mister sin skoleydelse, mens ikke godkendt fravær dækker over fravær, hvor eleven mister sin skoleydelse.

Derudover skal der for hver elev indberettes tilbudt undervisning pr. dag i minutter.

Der indberettes fravær for hver elev for hver dag. Det betyder, at der også registreres for de dage, hvor eleven ikke har noget fravær. Det registreres med 0 minutters fravær.

Der må kun indberettes fraværsoplysninger frem til og med dagen før indberetningen foretages.

Hvis en elev er sat til at deltage i undervisning på to forskellige undervisningssteder samme dag, skal både fravær og antal minutter, som eleven kan deltage. indberettes på hvert enkelt undervisningssted.

Figur 7. Struktur, Fravær.

Tabel 8. Fravær.

6 - Bilag 1 - Indberetning med historik

Alle indberetninger for en elev skal indeholde fuld historik på aktivitet og fravær for personen.

Hvis en person har været elev flere gange (eksempelvis påbegyndt FGU og afbrudt på uddannelsesinstitutionen og på et senere tidspunkt igen påbegyndt FGU på samme uddannelsesinstitution), indberettes aktivitet for alle personens elevforhold på den pågældende uddannelsesinstitution.

På denne måde har datavarehuset altid fuld historik for personen.

I indberetningsfiguren ses, hvorledes tre indberetninger af samme elev på samme uddannelsesinstitution gradvist udvides med nye skoleperioder i løbet af elevens skoleforløb, og den seneste indberetning (Indberetning 3) omfatter således alle elevens skoleperioder registreret på indberetningstidspunktet og i den mest opdaterede version.

Bilag 1 figur 1 – visualisering af indberetning med fuld historik

Den samme fremgangsmåde benyttes ligeledes for elevens praktikophold og fravær.

6.1 - Andre cases

6.1.1 - Hvordan slettes en elev?

Elever, der ikke skal indgå i statistikken, kan indberettes med afgangsårsagen:  ”101 Ej mødt / adgangskrav ej opfyldt / ansøgning trukket” samt en skoleperiode, der slutter samme dag som startdatoen. Al aktivitet (skoleperioder, praktikophold og fravær) indberettet tidligere for samme personid, på samme uddannelsesinstitution og med samme startdato slettes.

Elever med kode 101 indgår ikke i statistikkerne (koden er ikke egnet til opgørelser over, hvor mange, der ikke møder op, opfylder adgangskrav eller lignende).

6.1.2 - Hvordan korrigeres en elevs oplysninger?

Hvis eleven korrekt nok går på skolen, men er blevet oprettet med forkert elevstartdato eller skoleperioder, skal eleven blot indberettes med fuld historik på de rettede perioder og med den korrekte elevstartdato. I disse tilfælde arkiveres de gamle (ukorrekte) perioder, så de ikke indgår i statistikkerne, mens de senest indberettede skoleperioder indgår.

6.1.3 - Elev, der stopper efter første dag

For elever, der stopper efter første dag, er det nu muligt at indberette uddannelsesstart og uddannelsesslut på samme dato samt skoleperioder med startdato og slutdato med samme dato. Eleven skal registreres med afgangsårsagen ’103 Private årsager’.

6.1.4 - Person starter og stopper flere gange

En person, der f.eks. starter og stopper som elev 3 gange på samme uddannelsesinstitution, indberettes som 3 elever med hver sin uddannelsesstartdato og uddannelsesslutdato – og dermed også hver sin afgangsårsag.

Personens 3 elever indberettes med al tilhørende historik, efter tidskriterierne i Kapitel 3 - Hvilke personer skal indberetningen omfatte.