Skolen kan modtage ansøgninger i hele ansøgningsperioden, som den er angivet i jeres udbud.
Der er grundlæggende to måder at afhente ansøgningerne på:
- Via et eksternt system, der kan afhente direkte i Optagelse.dk. Gymnasierne benytter f.eks. Lectio eller Ludus til dette. Benytter I sådan en løsning, skal I rådføre jer med systemleverandøren om afhentning.
- Afhentning direkte i Optagelse.dk. Man kan afhente alle typer 10. klasses ansøgninger direkte i Optagelse.dk, uanset om man benytter et eksternt system eller ej. Vejledningen herunder beskriver denne proces.
Du skal have rettigheden ’Optagelse: Skolemedarbejder’ for at kunne afhente og se ansøgninger i Optagelse.dk. Læs mere om adgange og rettigheder her.
Fremgangsmåde – sådan finder du ansøgningerne
- Klik på det skoleår, du vil hente ansøgninger for
- Du får nu vist en oversigt over alle ansøgninger til det skoleår, du har valgt.
Download ansøgninger
Under overskriften ’Ansøgninger og bilag’ finder du link til at downloade ansøgningerne som hhv. CSV- og Excel fil. Alle ansøgninger downloades i samme fil, og her kan der sorteres på forskellige parametre - for eksempel på 'Ansøgning senest opdateret'. Det er ikke muligt at hente ansøgninger enkeltvis.
Vær opmærksom på, at eventuelle bilag ikke bliver hentet automatisk, men skal hentes for hver ansøgning. |
Download bilag
Du kan downloade alle bilag som 1 samlet zip fil. Bilagene lægges i mappestruktur, der identificeres med ansøgers navn.
Du kan også hente bilag for den enkelte ansøgning ved at klikke på linket i Bilag-kolonnen. Her kan du hente hvert bilag enkeltvis.
Alle bilagsnavne tilføjes en kombination af tal og bogstaver i slutningen af bilagsnavnet. Denne tilføjelse til bilagsnavnet er baseret på ansøgerens personnummer, og muliggør skelnen mellem ansøgernes bilag, da flere ansøgere ellers vil have bilag med identiske bilagsnavne
Karakter- og eksamensbevis vil altid være tilgængelige som både XML- og PDF-filer.
Ændringer i ansøgninger og bilag
Du kan få overblik over eventuelle ændringer i ansøgninger og bilag på denne måde:
- Ændringer vises i udgangspunktet for det seneste døgn. Det seneste døgns ændringer opsummeres i den blå informations-boks.
- Ønsker du at se ændringer for en anden periode, kan du ændre det i datovælgeren.
- I tabellen er ændrede ansøgninger og bilag markeret med blåt.
- Opdaterede ansøgninger. Har en ansøger opdateret sin ansøgning, skal du hente filen med alle ansøgninger for at få de seneste opdateringer.
Hvis der er ændringer i bilagene til en ansøgning, vil den pågældende ansøgning altid stå som ændret – også selvom det kun er bilag, der er ændret.
- Opdaterede bilag. Har en ansøger opdateret et eller flere bilag, skal du klikke på bilag-linket i kolonnen 'Bilag'. I oversigten over bilag for den pågældende ansøgning, vil ændrede bilag være markeret med blåt. Du kan vælge kun at hente det ændrede bilag ved at klikke på linket i tabellen. Alternativt kan du hente samtlige bilag til ansøgningen som zip-fil ved at klikke på linket under tabellen.
- Slettede ansøgninger. Har en ansøger valgt at slette sin ansøgning, vil ansøgningen ikke længere fremgå af CSV- og Excel-filerne. Vær opmærksom på, at slettede ansøgninger ikke fremgår som ændringer, der er opsummeret i den blå informations-boks.
|
Mail om status
Hvis det ønskes kan Optagelse.dk sende en statusmail til skolens mailadresse. Det er den adresse der er angivet i institutionsregisteret vi sender til.
Der bliver sendt en mail hvis der oprettes nye ansøgninger eller sker ændringer til allerede oprettede ansøgninger.
Hvis der er tvivl om hvilke ansøgninger der er opdateret, kan du i Excel udtrækket i den kolonne, som hedder "Ansøgning senest opdateret", finde den nye eller ændrede ansøgning.