Om videresend funktionen
Optagelse.dk understøtter en teknisk videresendelse af ansøgninger. Det er et krav, at alle videresendte ansøgninger benytter denne funktion i Optagelse.dk. Grunden til dette er, at afsluttende standpunktskarakterer, afsluttende UPV samt eksamensresultater mv. i juni skal eftersendes til den institution, som eleven forventes at starte på efter sommerferien. Ved at have benyttet videresend i Optagelse.dk, flyder disse informationer automatisk til rette institution.
Denne vejledning er primært rettet mod administrative medarbejdere på gymnasier, erhvervsskoler og 10. klasser med adgang til Optagelse.dk, som skal sende en eller flere ansøgninger videre.
Funktionen videresend benyttes også efter at regionernes fordelingsudvalg har været igennem deres proces med fordeling af ansøgere til de gymnasiale uddannelser.
De kommunale ungeindsatser kan ikke benytte videresend. De benytter derimod omvalgs funktionen og foretager dermed omvalg af uddannelsesønsker. Læs evt. mere om funktionen omvalg og processen med omvalg af uddannelsesønsker i denne artikel.
OBS: Man kan ikke videresende imellem afdelinger af samme institution.
Der er to hovedtyper af videresend:
- Videresend én ansøgning.
- Videresend flere ansøgninger på en gang, samt videresend en ansøgning modtaget fra en uden-for-skole ansøger.
- Knappen 'Videresend' findes på ansøgningsoversigten i Optagelse.dk:
Hvordan videresendes en eller flere ansøgninger?
- Marker den eller de ansøgninger, du vil videresende, i tjekboksene til venstre. Klik derefter på knappen 'Videresend'
- Vælger du at videresende ansøgninger, der er slettet eller allerede videresendt, får du en advarsel om, at du ikke kan videresende dem
- Vælger du en ansøgning, der er slettet/videresendt og andre ansøgninger, der ikke er, får du ingen advarsel - men det er kun den/de ansøgninger, du faktisk kan videresende, du arbejder videre med.
Videresend én ansøgning
- Videresender du én ansøgning af gangen startes følgende forløb:
- Her vil du kunne vælge én af tre muligheder. De tre muligheder er:
- Et af ansøgerens andre uddannelsesønsker - Her kan du sende ansøgningen direkte videre til en af ansøgerens andre prioriteter, dog med det forbehold, at har ansøgeren kun ét ønske, er denne mulighed slået fra
- Anden institution med samme udbudstype - Her kan du sende til andre institutioner med samme udbudstype, som ansøgningen er ved nu. Er ansøgningen for eksempel modtaget som et 10. klasses ønske, kan du med dette valg sende den videre til enhver anden 10. klasse (uanset 10. klasses type)
- Den kommunale ungeindsats - Ligger det nye ønske både uden for ansøgerens prioriteringsliste og den udbudstype, som ansøgningen er ved nu, kan du altid sende ansøgningen til ansøgers lokale kommunale ungeindsats (KUI), som så vil kunne foretage et omvalg sammen med ansøgeren. Læs evt. mere om funktionen omvalg og processen med omvalg af uddannelsesønsker i denne artikel.
Hver mulighed er beskrevet i detaljer herunder.
Et af ansøgerens andre uddannelsesønsker
- Når du vælger andre uddannelsesønsker, kommer nedenstående frem, der viser ansøgers prioriteringsliste
- På listen vil den institution, der har ansøgningen lige nu (din institution), være inaktiv, da du ikke kan videresende til dig selv:
- Vælg den uddannelse, som ansøgningen skal sendes til, og klik på knappen 'Næste'
- Vær opmærksom på, at er et af ønskerne 'Andet/Meddelelser om andre aktiviteter', vil dette ønske også være inaktivt. Skal ansøgningen sendes til 'Andet/Meddelelser om andre aktiviteter', skal du gå et trin tilbage med knappen 'Tilbage' og vælge 'Send til den kommunale ungeindsats' i stedet.
- På næste trin vises et resumé af hvilke ansøgere, du er ved at afsende og hvortil. Derudover skal du angive en årsag til, at ansøgningen videresendes. Årsagerne er følgende:
- Ikke bestået optagelsesprøve - Kan ansøger ikke optages på baggrund af optagelsesprøveresultat, sendes ansøgning videre med denne begrundelse
- Anden institution ønsket - Ønsker ansøgeren samme uddannelsestype - blot på en anden institution - skal du vælge denne årsag
- Gymnasium ønsket - Ønsker ansøgeren gymnasium, vælger du denne årsag
- Hf ønsket - Ønsker ansøger hf, vælger du denne årsag
- Eud ønsket - Ønsker ansøger eud, vælger du denne årsag
- 10. klasse ønsket - Ønsker ansøger 10. klasse, vælger du denne årsag
- Andre aktiviteter ønsket - Ønsker ansøger meddelelse om andre aktiviteter, vælger du denne årsag
- Fordelingsudvalg - Skal ansøgningen videresendes pga. fordelingsudvalgets afgørelse, vælger du denne årsag
- Anden årsag - Er der ingen af ovenstående årsager, der passer til, hvorfor ansøgningen skal videresendes, kan du vælge denne årsag. Da der ikke er noget felt, hvor du kan skrive årsagen, er det en god idé at tage fat i den institution, du videresender til, så de ved, hvorfor ansøgningen bliver videresendt til dem.
- Når der er valgt en årsag, klikker du på 'Send' og derved sendes ansøgningen videre med det samme.
Anden institution med samme udbudstype
- Når du videresender til en institution af samme type som din, skal du blot skrive et søgeord i feltet. Du kan søge på både institutionsnavn eller institutionsnummer
- Når den ønskede institution er dukket op under søgefeltet, markerer du den og klikker på 'Næste'. Derefter vælger du årsag som beskrevet ved videresendelsestypen 'Et af ansøgerens andre uddannelsesønsker' i det ovenstående. Herefter videresendes ansøgningen.
- Dukker den rette institution ikke op, kan det enten være fordi, at den institution, du søger, ikke udbyder den type, ansøgningen har - eller at institutionen ikke har et aktivt udbud, der kan søges
- Der findes 4 typer, der kan sendes imellem, men det skal være fra samme type til samme type. Typerne er:
- Gymnasiale uddannelser (stx, hhx, htx, pre-IB, 2 årig stx)
- Erhvervsuddannelser (EUD, EUX)
- Hf
- 10. klasse.
Den kommunale ungeindsats
- Hvis ansøgningen skal videresendes til den kommunale ungeindsats i ansøgerens hjemkommune, skal du vælge denne funktion
- Ansøgers hjemkommune afgøres ud fra den kommune, ansøger har på sin adresse i ansøgningen:
Videresend flere ansøgninger
- Videresender du flere ansøgninger på én gang, kan du kun vælge videresend til 'Anden institution med samme udbudstype':
- Når du klikker på 'Næste', kommer du videre til fritekstsøgningen. Der skal du blot skrive søgeord i feltet. Du kan søge på både institutionsnavn eller institutionsnummer
- Der findes 4 typer, der kan sendes imellem:
- Gymnasiale uddannelser (stx, hhx, htx, pre-IB, 2 årig stx)
- Erhvervsuddannelser (EUD, EUX)
- Hf
- 10. klasse.
- Når den ønskede institution er dukket op under søgefeltet, markerer du den og klikker på 'Næste'
- På næste trin vises et resumé af hvilke ansøgere, du er ved at afsende og hvortil. Derudover skal du angive en årsag til, at ansøgningerne videresendes:
- Når årsagen er valgt, klikker du på 'Send', og herved videresendes alle de markerede ansøgninger.
Videresend en ansøgning modtaget fra en uden-for-skole ansøger
Uden-for-skole ansøgninger kan ikke sendes til omvalg ved KUI eller til andre prioriteter på deres liste. De kan kun videresendes til institutioner med samme udbudstype som det ønskede. Processen er ellers den samme som ved videresend flere ansøgninger.
Hvordan modtages videresendte ansøgninger?
- Når en institution modtager en videresendt ansøgning, vises den på ansøgningsoversigten som alle andre uafhentede ansøgninger
- OBS: Der sendes ikke en e-mailnotifikation fra Optagelse.dk om nyankomne, videresendte ansøgninger
- Der er flere steder på oversigten, hvor det vises, at ansøgningen er en videresendt ansøgning. Status vil være 'Modtaget fra en anden institution'
- Hvis du udelukkende ønsker at se de ansøgninger, du har modtaget fra andre institutioner, kan du sætte flueben i feltet 'Vis kun ansøgninger modtaget fra en anden institution'
- Hvis din institution er en hovedorganisation, skal du være opmærksom på, at ansøgninger modtaget fra andre institutioner kan være sendt til institutioner, som hører under din institution. Hvis du vil være sikker, kan du i feltet 'Institution' vælge dine underinstitutioner og se hvilke ansøgninger, der er sendt til dem. Figurerer en ansøgning kun på listen for din hovedinstitution, er den sendt til denne
- Når en videresendt ansøgning modtages på en underinstitution, vil den også altid kunne ses på hovedinstitutionen - men modtages den på hovedinstitutionen, kan den kun ses der:
Hvad ser ansøgeren under processen?
- Ansøgeren kan ikke selv se, hvem der aktuelt behandler ansøgningen
- Det er op til modtagende institution at orientere ansøger om en eventuel videresendelse
- Ansøgerens skole og den kommunale ungeindsats kan se, hvem der behandler ansøgningen:
Status over videresendte ansøgninger
- Knappen 'Se sendte ansøgninger' giver et overblik over de ansøgninger, som du eller andre på din institution har videresendt til en anden institution:
- Hvis du har sendt en ansøgning til en forkert institution, kan institutionen sende ansøgningen tilbage til dig eller eventuelt blot sende ansøgningen videre til den korrekte institution.