Indberetninger sker enten fra skolernes administrative systemer eller via manuel indtastning direkte i Karakterdatabasen. Manuelt indberetning er som udgangspunkt kun for skoler der ikke har et administrativt system. Bemærk at hvis skolen har flere afdelinger registreret i institutionsregistret, skal I indberette på afdelingens institutionsnummer.

Du kan altid indberette til karakterdatabasen. Dog skal du være opmærksom på de generelle frister i skoleåret. Bemærk at hvis skolen har flere afdelinger registreret i institutionsregistret, skal I indberette på afdelingens institutionsnummer.

→ Se generelle frister i skoleåret i årshjulet for grundskoler

For at indberette gennem et administrativt system kræver det en dataaftale på tilslutning.stil.dk. Indberetter du til Karakterdatabasen.dk fra skolens administrationssystem, kan Styrelsen for It og Læring (STIL) ikke hjælpe med indberetning, da STIL ikke er leverandør af jeres administrationssystem. Vi er derfor nødt til at henvise til at kontakte leverandøren (supporten) bag jeres administrative system, som kan hjælpe med indberetningen. 

→ Læs hvordan man godkender dataaftaler på tilslutning.stil.dk

Det samme gælder hvis du skal annullere eller ændre en karakter på en eller flere elever. Du indtaster de korrekte informationer i dit administrative system, og skal herefter sende til Karakterdatabasen.dk. Der er forskellige metoder til at slette og ændre ved de forskellige leverandører.

Skoler, der indberetter karakterer, skal bruge elevens CPR-nummer eller administrativt CPR-nummer (som er udstedt af fx Udlændingestyrelsen). Karakterdatabasen understøtter ikke fiktive CPR-numre. Hvis eleven ikke har et CPR-nummer, skal skolen henvende sig til bopælskommunen eller Udlændingestyrelsen. 

→ Læs mere om udstedelse af administrative CPR-numre i denne artikel.