Optagelse.dk er en portal til ansøgning om optagelse på en ungdomsuddannelse. I forbindelse med din ansøgning om optagelse på en ungdomsuddannelse behandler Styrelsen for It og Læring dine personoplysninger. Behandlingen af personoplysningerne sker efter reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven. Nedenfor kan du læse nærmere om behandling af dine personoplysninger.

Kort intro til behandling af personoplysninger i Optagelse.dk

Styrelsen for It og Læring drifter og udvikler Optagelse.dk. Styrelsen klargør ansøgninger om optagelse på en ungdomsuddannelse til den centrale elevfordeling og deler personoplysningerne med kommunernes ungeindsats, regionerne og de involverede skoler. Regionerne er ansvarlige for elevfordelingen, mens kommunernes ungeindsats er ansvarlig for uddannelsesvejledningen.

Formålet med at behandle dine personoplysninger

Formålet med Styrelsen for It og Lærings behandling af dine personoplysninger i Optagelse.dk er at danne uddannelsesparathedsvurderinger ud fra skolernes indberetning af elevoplysninger, faglige forudsætninger (standpunktskarakterer) samt personlige, sociale og praksisfaglige forudsætninger til styrelsen.

Derudover klargør Styrelsen for It og Læring ansøgningerne til optagelsesprocessen hos regionerne og de involverede skoler samt videregiver oplysningerne til kommunernes ungeindsats.

Styrelsen knytter beviser, karakterer og uddannelsesparathedsvurderinger samt oplysninger fra CPR-registeret og DAWA (Danmarks Adresser) til dine ansøgninger.

Når du søger en uddannelse, som er omfattet af elevfordeling, henter styrelsen oplysninger fra SKAT for at bestemme forældreindkomsten.

Styrelsen for It og Læring anvender oplysningerne i ikke-personhenførbar form til brug for statistik.

Hjemmelsgrundlaget for behandling af personoplysninger

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysningerne i Optagelse.dk er:

  • § 4-8, 12, 22 og 23 i Bekendtgørelse om uddannelsesparathedsvurdering, uddannelsesplaner og procedurer ved valg af ungdomsuddannelse (Procedurebekendtgørelsen).
  • § 2 c – 2 g og 14 i Bekendtgørelse af lov om vejledning om uddannelse og erhverv samt pligt til uddannelse, beskæftigelse m.v. (Vejledningsloven).
  • Lov nr. 880 af den 21. juni 2022: Kapacitetsfastsættelse og elevfordeling på de gymnasiale ungdomsuddannelser
  • Databeskyttelsesforordningen. Europaparlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger mv.
  • Databeskyttelsesloven. Lov nr. 502 af 23. maj 2018 om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger.

Styrelsen for It og Læring indsamler data til statistiske formål. Retsgrundlaget for indsamlingen er:

  • § 17 i Bekendtgørelse om uddannelsesparathedsvurdering, uddannelsesplaner og procedurer ved valg af ungdomsuddannelse (Procedurebekendtgørelsen).

Hvilke personoplysninger behandles?

Styrelsen behandler almindelige personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6. De bilag, som vedhæftes ansøgningerne, kan dog indeholde personfølsomt indhold.

Styrelsen behandler:

  • CPR-nummer
  • Navn
  • Adresse
  • Kommune
  • E-mail
  • Telefonnummer
  • Skoletilknytning
  • Studievalgsportfolio
  • Standpunkts- og prøvekarakterer og eksamensgennemsnit
  • Beviser
  • Uddannelsesparathedsvurdering og bilag, som kan indeholde vejlederens vurdering af ansøgerens personlige og sociale forudsætninger
  • Tekniske oplysninger relateret til dit MitID
  • Ansøgningsdata og prioritering af uddannelsesønsker
  • Transporttid mellem bopæl og de gymnasiale uddannelser
  • Forældre- eller værgeoplysninger
  • Forældreindkomst
  • De oplysninger og bilag, som ansøger vedhæfter sin ansøgning 

Hvem får behandlet oplysninger, og hvor kommer oplysningerne fra?

Elever i 8., 9. og 10. klasse, ansøgere til ungdomsuddannelserne, værger og forældre, medarbejdere på uddannelsesinstitutioner og den kommunale ungeindsats samt medarbejdere fra Styrelsen for It og Læring samt medarbejdere fra Uddannelses- og Forskningsstyrelsen får behandlet personoplysninger i Optagelse.dk.

Oplysningerne om eleverne i 8., 9. og 10. klasse er tastet af eleven, en vejleder eller en administrativ medarbejder. Oplysningerne kommer fra:

  • Grundskolerne
  • Styrelsens karakterdatabase
  • Styrelsens bevisdatabase
  • CPR-registeret
  • Danmarks Adresser (DAWA)
  • Bilag, der er uploadet af ansøgeren.

Oplysningerne om de ansøgere til ungdomsuddannelserne, der ikke går i 8., 9. eller 10. klasse, er tastet af ansøger, en vejleder eller en administrativ medarbejder. Oplysningerne kommer fra:

  • Grundskolerne
  • Styrelsens karakterdatabase
  • Styrelsens bevisdatabase
  • CPR-registeret
  • Danmarks Adresser (DAWA)
  • Bilag, der er uploadet af ansøgeren.

Oplysningerne om værger og forældre kommer fra:

  • CPR-registeret
  • SKAT. Dette gælder ved ansøgning om optagelse på en gymnasial uddannelse omfattet af elevfordeling.

Oplysningerne om medarbejdere på uddannelsesinstitutioner og den kommunale ungeindsats kommer fra indtastning af medarbejderen selv. Brugerens privilegier sættes i NemLogin.

Oplysningerne om medarbejdere fra Styrelsen for It og Læring samt medarbejdere fra Uddannelses- og Forskningsstyrelsen kommer fra Elevdatabasen hos Styrelsen for It og Læring.

Hvem har adgang til at se og behandle dine personoplysninger?

Følgende aktører har adgang til at se og behandle dine personoplysninger:

  • Grundskoler
  • Den kommunale ungeindsats (vejledere)
  • De modtagne skoler: ungdomsuddannelserne fx gymnasier, erhvervsskoler og 10. klasser
  • Regionerne
  • Styrelsen for It og Læring

Grundskoler har adgang til at se og behandle personoplysninger i uddannelsesparathedsvurderingen. Adgangen gælder for alle skolens elever.

Den kommunale ungeindsats har adgang til at se og behandle personoplysninger i uddannelsesparathedsvurderingen for de elever, der går på skoler, som er knyttet til det pågældende vejledningscenter. Derudover har den kommunale ungeindsats adgang til at se ansøgningerne fra ansøgere, der har bopæl i de kommuner, hvor vejledningscentret har en vejledningsforpligtigelse. Det gælder, hvis ansøgeren har søgt med MitID.

De modtagende skoler har adgang til at se personoplysninger tilknyttet uddannelsesparathedsvurderingen samt behandle dine ansøgninger.

Regionerne har adgang til at behandle de oplysninger, som er nødvendige for at udføre regionens opgaver i forbindelse med optagelsesprocessen.

Styrelsen for It og Læring har adgang til at se personoplysninger i supportøjemed. Styrelsen behandler oplysninger i uddannelsesparathedsvurderingen samt personoplysninger fra CPR-registret, DAWA og SKAT i forbindelse med din ansøgning.

Derudover har Børne- og Undervisningsministeriet og Danmarks Statistik adgang til at se personoplysningerne i pseudonymiseret form som led i det statistiske arbejde.

Styrelsen overfører ikke dine personoplysninger til modtagere uden for EU og EØS.

Hvor længe behandles personoplysningerne

Styrelsen opbevarer personoplysningerne i Optagelse.dk frem til, at de slettes efter hver ansøgningsrunde. Dog gemmer styrelsen CPR-nummer og oplysninger om uddannelsesparathedsvurdering for:

  • Elever i 8. og 9. klasse og indtil 2 år efter, at eleverne er gået ud af 9. klasse
  • Elever i 10. klasse og 1 år efter, at eleverne er gået ud af 10. klasse.

Dette skyldes det forlængede retskrav om optagelse på en gymnasial uddannelse.

Dine rettigheder

Er du forpligtet til at afgive oplysninger?

Hvis du ønsker at søge om optagelse på en ungdomsuddannelse i Danmark, er det obligatorisk for dig at sende dine ansøgninger via Optagelse.dk. Du er ikke forpligtet til at afgive oplysninger, men konsekvensen af dette er, at du ikke kan søge om optagelse på en ungdomsuddannelse i Danmark.

Optagelse.dk er en obligatorisk selvbetjeningsløsning. Selv om du er fritaget for at bruge Optagelse.dk, skal dine ansøgninger stadig sendes via Optagelse.dk. Du kan fx få hjælp af en vejleder til dette.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til indsigt i behandlingen af dine oplysninger. Det kan du gøre ved at logge på Optagelse.dk og se hvilke oplysninger, der er registreret om dig. Hvis du vil have indsigt i oplysninger, som en vejleder behandler om dig i forbindelse med din ansøgning til en ungdomsuddannelse, må du rette henvendelse til din vejleder eller skolen.

Som registreret i Optagelse.dk kan du kontakte den kommune eller region, som behandler dine personoplysninger, hvis du ønsker at vide mere om de personoplysninger, som regionen eller  kommunen behandler om dig.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig rettet. Nogle oplysninger kan du selv rette ved at logge på og rette oplysningerne. Andre oplysninger skal skolen eller vejlederen rette. Hvis du mener, at din skole eller vejleder har registreret urigtige oplysninger, skal du kontakte skolen eller vejlederen.

Du kan rette dine adresseoplysninger via borger.dk.  

Ret til sletning

Du har ret til at få slettet oplysninger om dig selv, når der ikke længere er brug for oplysningerne til varetagelse af styrelsens eller skolens opgave, og når de ikke længere er relevante for din ansøgning. Optagelse.dk sletter derfor dine oplysninger efter hver ansøgningsrunde. Det sker en gang årligt. Dog gemmer vi CPR-nummer og oplysninger om din uddannelsesparathedsvurdering, fra du går i 8. klasse og indtil 2 år efter, at du er gået ud af 9. klasse og, fra du går i 10. klasse og 1 år efter, du er gået ud af 10. klasse. Det er på grund af det forlængede retskrav om optagelse på en gymnasial uddannelse.

Ret til begrænsning af behandling

Du har som udgangspunkt ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger. Optagelse.dk behandler dog kun personoplysninger til varetagelse af de opgaver, som ved lov er pålagt styrelsen, kommunen, regionerne og uddannelsesinstitutionerne.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger. Du kan dog ikke gøre indsigelse mod den del af behandlingen, der følger af lovgivningen.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Retten til dataportabilitet gælder, når en bruger anmoder om, at data overføres fra én dataansvarlig til en anden i forbindelse med skift af tjenesteudbyder på forbrugerretligt grundlag. Da registrering af personoplysninger i Optagelse.dk er et lovkrav, og da det ikke er muligt at anvende et andet system end Optagelse.dk til ansøgninger på uddannelsesinstitutioner i Danmark, kan du ikke få transmitteret dine oplysninger fra Optagelse.dk til et andet system. Du har dog til enhver tid ret til indsigt i dine oplysninger jf. ovenfor.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder på www.datatilsynet.dk.

Hvem er den dataansvarlige og kontaktoplysninger på denne

Styrelsen for It og Læring er dataansvarlig for datagrundlaget i Optagelse.dk. Styrelsen klargør de personoplysninger, som regionerne og skolerne skal bruge i forbindelse med behandling af de ansøgninger, du sender i Optagelse.dk.

Styrelsen for It og Læring er desuden dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger for de elever, der er indskrevet på andre grundskoler end folkeskoler.

Styrelsen for It og Læring er ikke dataansvarlig for hele ansøgningsprocessen. Kommunerne, regionerne og de modtagne skoler er ansvarlige for forskellige områder.

Hvis du har spørgsmål til styrelsens behandling af dine personoplysninger eller, du vil benytte dig af dine rettigheder, finder du vores kontaktoplysninger her:

Styrelsen for It og Læring
Vester Voldgade 123
1552 København V
Tlf. 3392 5000
Mail: info@stil.dk

Hvem er databeskyttelsesrådgiveren og kontaktoplysninger på denne

Ministeriet har en koncernfælles databeskyttelsesrådgiver, som bl.a. rådgiver styrelsen om reglerne for behandling af personoplysninger og overvåger ministeriets efterlevelse af reglerne. Dette omfatter Børne- og Undervisningsministeriets departement og de to styrelser: Styrelsen for Undervisning og Kvalitet samt Styrelsen for It og Læring.

Ministeriets databeskyttelsesrådgiver er chefkonsulent Karsten Vest Nielsen. Databeskyttelsesrådgiveren kan kontaktes på e-mail: dpo@uvm.dk eller på tlf.: 2016 7513.

Klagemuligheder

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde dine personoplysninger behandles.

Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.