Dokumentoplysninger

Ændringshistorik

Indhold

Indledning

Dette dokument beskriver strukturen for de oplysninger, som FGU-institutionerne skal indberette til STIL, Styrelsen for It og Læring. STIL anvender oplysningerne til statistiske formål.

Indberetning af data fra institutionerne skal foretages via STIL's modtagestation. Modtagestationen er udviklet til, at der skal ske en "system til system"-udveksling. Det betyder i praksis, at institutionens studieadministrative system skal have funktioner til at eksportere data og varetage selve dataudvekslingen.

Indberetningen skal ske 12 gange årligt mellem den 2. og den 5. i måneden, og alle ændringer siden seneste indberetning skal overføres til STIL's modtagestation.

Bemærk, at elever indberettes med information om al relevant aktivitet på FGU, og dette gælder både for igangværende elever, tilmeldte elever og tilmeldte/igangværende elever de seneste tre måneder. Tidligere elever skal indberettes til Datavarehuset, hvis der sker en ændring i deres registrerede oplysninger relevant for denne indberetning, og disse elever skal ligeledes indberettes med al historik.

Fra og med 1. juni 2022 er der 12 indberetningsperioder på et skoleår, startende med indberetningen den 2. – 5. juni 2022.

Hvis en institution skifter administrativt system eller fusionerer, skal dette meddeles til STIL.

I afsnit 4-5 gennemgås struktur og indhold i de oplysninger, der skal indberettes.

Hvem skal indberette?

Alle FGU-institutioner skal indberette oplysninger beskrevet i dette dokument.

Af systemmæssige årsager er det vigtigt, at der ved eventuel genindberetning eller forsøg på ny indberetning i den samme indberetningsperiode anvendes samme indberettende enhed.

Der findes to forskellige institutionsbegreber i indberetningen:

1. Uddannelsesinstitution: Uddannelsesansvarlig (hoved-)institution
2. Undervisningssted: Institution (afdeling), hvor der undervises

Uddannelsesinstitutionen (1.) er ansvarlig for, at indberetningen finder sted.

Hvilke personer skal indberetningen omfatte

Indberetningen skal omfatte alle elever på institutionen, som er eller har været tilmeldt afsøgningsforløb, basisforløb, almen grunduddannelse, produktionsgrunduddannelse og/eller erhvervsgrunduddannelse i indberetningsperioden eller de foregående tre måneder. Ligeledes skal tidligere tilmeldte/igangværende elever indberettes, hvis der sker ændringer i oplysninger relevant for denne indberetning.

Hvilke oplysninger skal indberettes?

Nedenstående figur 1 illustrerer indberetningsstrukturen.

Figur 1. Indberetningsstrukturen for forberedende grunduddannelse.

Nedenfor i figur 2 er det samlede XML Schema vist. Elementerne heri gennemgås i det efterfølgende afsnit 5, hvor udsnit af skemaet vises.
Indholdet beskrives i skemaformat med følgende kolonner:

• Felt: Navn på feltet, der skal indberettes.
• Beskrivelse: Uddybende beskrivelse af feltet.
• Felttype: Typen af feltets indhold, fx tal, tekst, dato eller mere specifik type.
• Lovlige værdier: Udmelding af lovlige værdier, som må indberettes i feltet.
• Obligatorisk: Angivelse af, om det er obligatorisk at indberette det pågældende felt.
• Nøglefeltet: Angivelse af, om der er tale om et felt, der indgår i identifikationen af en record.

Figur 2. Det samlede XML Schema.

Hvad skal indberettes for hvert element?

Indberetningshoved

Figur 3. Struktur, Indberetningshoved.

Tabel 1. Indberetningshoved.

Elev

En elev defineres som kombination af personid, uddannelse startdato og FGU-institution (Undervisningssted).

En elev indgår kun én gang i den enkelte indberetning. En person behandles således som to forskellige elever, hvis personen skifter undervisningssted, uddannelse eller påbegynder samme uddannelse igen med ny uddannelsesstartdato efter afbrud.
Startniveau i dansk og matematik angives én gang for hver person, når personen starter på FGU. Derefter skal denne oplysning ikke ændres.

Slutniveau for EGU- og PGU-elever angives kun for de personer, som går på erhvervsgrunduddannelsen (EGU) og produktionsgrunduddannelsen (PGU).

Afgangsårsag indberettes, når eleven er afsluttet på FGU – enten fordi eleven er færdig, afbryder eller flytter til en anden institution.

Al relevant FGU-aktivitet for personen på FGU-institutioner (undervisningssteder) indberettet af uddannelsesinstitutionen skal indberettes, uanset hvornår aktiviteten har fundet sted.

Figur 4. Struktur, Elev.

Tabel 2. Elev.

Afgangsårsag

Pr. 1. februar 2022 er der centralt udmeldt et sæt nye ensartede afgangsårsager på tværs af datavarehusets indberetninger. Tabel 3 beskriver koblingen mellem gamle og nye afgangsårsager.

De nye afgangsårsager skal anvendes til afgange fra og med den 1. februar 2022.

De gamle afgangsårsager skal anvendes på ændringer for perioden før den 1. februar 2022.

Tabel 3. Afgangsårsag.

Skoleperiode

Figur 5. struktur, skoleperiode

Tabel 4. Skoleperiode

Tabel 5. Oversigt over gyldige skoleperiode-koder

Speciale (uddannelsesspor)

FGU-elevers uddannelsesspor angives som et speciale.

Elever på afsøgningsforløb har ikke et speciale. Derfor angives specialet med '0'. Ligeledes angives speciale også til '0', hvis elever går på et basisforløb uden speciale (spor).

Figur 6. Struktur, Speciale.

Tabel 6. Speciale.

Praktikophold

Figur 7. Struktur, Praktikophold.

Tabel 7. Praktikophold.

Det er ikke alle elever, der har et praktikophold. Praktik registreres kun for de elever, der går på en erhvervsgrunduddannelse (EGU).

Erhvervstræning indberettes ikke som praktik til statistikindberetningen.

Fravær

Fravær indsamles for alle elever under skoleophold. Det indsamles som lektionsfravær opgjort på dagsniveau. Fravær opgøres ud fra, om fraværet dækker over lovligt eller ulovligt fravær. Fravær indsamles ikke for elever i praktik.

Lovligt fravær dækker over fravær, hvor eleven ikke mister sin skoleydelse, mens ulovligt fravær dækker over fravær, hvor eleven mister sin skoleydelse.

Derudover skal der for hver elev indberettes det antal minutter pr. dag, som eleven burde have deltaget i.

Der indberettes dagligt for eleven. Det betyder, at fravær også registreres de dage, hvor eleven ikke har noget fravær. Der registreres med 0 minutters fravær.

Der må kun indberettes fraværsoplysninger frem til og med dagen før indberetningen foretages.

Figur 8. Struktur, Fravær.

Tabel 8. Fravær.