Indhold

Om Elevdatabasen

Elevdatabasen er BUVMs fælles register for oplysninger om elever, der er indskrevet på en uddannelse under Børne- og Undervisningsministeriets ressort.

Elevdatabasen skal understøtte administrative opgaver på tværs af Børne- og Undervisningsministeriets it-systemer, herunder gennemførelse af prøver, indberetning af beviser og ansøgning til ungdomsuddannelserne. Allerede i efteråret vil optagelsen til ungdomsuddannelserne være afhængig af en korrekt registrering og indberetning af elever til Elevdatabasen.

Elevdatabasen skal også sikre bedre data til brug for Børne- og Undervisningsministeriets statistiske opgaver og mindske behovet for tilbagevendende indberetninger fra institutioner/afdelinger.  

På sigt kan Elevdatabasen danne grundlag for opgaver hos andre myndigheder.

Aktuelt arbejder STIL sammen med alle systemleverandører på at implementere indberetningen og indlæse og kvalitetssikre data for gymnasiale uddannelser og grundskolen.

Elevoplysninger, der skal indberettes til Elevdatabasen

Følgende oplysninger om elever indberettes til Elevdatabasen (pr. 1. august '23):

• CPR-nummer
• Igangværende uddannelse og tilknytning til institution/afdeling
• Klassetrin (0-10 for grundskole og 1-4 for gymnasiale uddannelser), klassebetegnelse og oplysning om klassen er årgangsopdelt.
• Oplysning om eleven modtager specialundervisning i minimum ni timer pr. uge, herunder om eleven modtager undervisning i en specialklasse (kun grundskole)
• Oplysning om eleven er hjemmeundervist eller ikke følger uddannelsen på fuld tid på denne afdeling (kun grundskole)
• Oplysning om eleven følger en forlænget (3- eller 4-årig) gymnasial uddannelse (kun gymnasiale uddannelser) 
• Start- og sluttidspunkt for hver skoleperiode med ovenstående oplysninger, inklusiv historik

Indberetning til Elevdatabasen anvender CPR-nummer som identifikation for en elev. Øvrige CPR-oplysninger (navn, adresse m.m.) indberettes ikke til Elevdatabasen.

Data om elever, der indberettes til Elevdatabasen, skal opfylde følgende kriterier:

1. Eleven har et ordinært eller administrativt CPR-nummer, som er registreret i CPR-registret. Hvis eleven har skiftet CPR-nummer, skal indberetningen ske med elevens aktuelle CPR-nummer.
2. Eleven er indskrevet på en afdeling (enhedsart 2 i Institutionsregistret) - eller en selvejende institution uden afdelinger (enhedsart 0). For at undgå unødig omregistrering tillader Elevdatabasen indberetning af elever på en gymnasial hovedinstitution, hvis eleven er startet før 1. august 2023. 
3. De indberettede oplysninger udgør samlet set en lovlig kombination af oplysninger om elevens uddannelse og status (defineret i uddannelsesmodellen. For tekniske detaljer henvises til Grænsefladebeskrivelsen).  

Personoplysninger i Elevdatabasen behandles alene til formål, der følger af ministeriets opgaver eller med hjemmel i anden lovgivning.

Særlige oplysninger for elever i grundskolen

Elever i grundskolen indberettes til Elevdatabasen med oplysning om klassetype og elevtype. Det er derfor vigtigt, at disse oplysninger registreres korrekt.

De relevante værdier af klassetype og elevtype fremgår af skemaet i afsnittet Klassetyper og elevtyper i indberetninger til Elevdatabasen i denne beskrivelse. Vær opmærksom på, at det elevadministrative system kan rumme mulighed for at registrere andre kombinationer af oplysninger, fordi disse tillades i Uddannelsesmodellen. Sådanne kombinationsmuligheder vil blive accepteret i indberetningen, men vil indgå i det efterfølgende kvalitetsarbejde med "bløde kvalitetskontroller".  

Elever, der modtager specialundervisning kan have et tilhørsforhold til enten en specialklasse eller en almen klasse. Dette tilhørsforhold er nærmere beskrevet i §8 + 9 i specialundervisningsbekendtgørelsen https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2014/693 og afsnit 40 i Vejledning om folkeskolens specialundervisning og anden specialpædagogisk bistand (retsinformation.dk). I tvivlstilfælde henvises til Styrelsen for Undervisning og Kvalitet.

(information kommer:) Fastsættelse af klassetrin (for hjemmeunderviste og klasser, der ikke er årgangsopdelt) 

Kilder til data i Elevdatabasen

Elevoplysninger indberettes til Elevdatabasen fra institutionens/afdelingens elevadministrative system. 

Elever på gymnasiale uddannelser indberettes allerede til Elevdatabasen.

Elever på grundskole-uddannelser (0-10. klasse) forventes indberettet til Elevdatabasen fra starten af skoleåret 2023/24. STIL opfordrer allerede nu kommuner og institutioner til at koordinere lokalt og kontakte systemleverandøren for administration af denne adgang.  

Institutioner og afdelinger, der ikke indberetter data fra et elevadministrativt system, skal indtaste oplysninger om eleverne i et nyt selvbetjeningssystem i Elevdatabasen. Systemet er under udvikling, og vil være til rådighed for institutioner og afdelinger i løbet af sidste halvår '23.

Datakvalitet og registreringspraksis

Datakvalitet i Elevdatabasen er alfa-omega, når disse data skal understøtte ministeriets opgaver, administration og statistik. 

Kvaliteten rummer tre væsentlige dimensioner, som alle stiller krav til skolens registreringspraksis:

1. Komplethed: data i Elevdatabasen rummer relevante oplysninger om alle elever på alle institutioner/afdelinger. Dette kræver, at alle institutioner/afdelinger indberetter alle relevante data om alle elever tilknyttet institutionen/afdelingen.
2. Korrekthed: data i Elevdatabasen er i overensstemmelse med den faktiske virkelighed. Dette kræver, at fejl og uoverensstemmelser berigtiges.  
3. Aktualitet: data i Elevdatabasen afspejler den til enhver tid gældende virkelighed. Dette kræver at ændringer registreres, så snart de kendes.

Kvaliteten af data sikres bedst ved kilden, som er institutionens/afdelingens registrering af oplysningerne. Det er derfor den registrerende institution/afdelings ansvar at medvirke til en høj datakvalitet.

En god datakvalitet stiller derfor krav til en hensigtsmæssig registreringspraksis:

1. I starten af skoleåret er alle oplysninger up-to-date, så oplysninger om klasser og elever er korrekte. 
2. Ændringer, der sker i løbet et skoleår, registreres snarest muligt, og med en korrekt dato for ikrafttræden. Dette sker helt naturligt, når elever mangler adgang til UNI-Login. Men det er særligt vigtigt også at være opmærksom på ændringer, som ikke umiddelbart "dukker op til overfladen". Dette gælder fx når en elev forlader institutionen eller bliver visiteret til at modtage specialundervisning i mere end ni timer pr. uge. 

STIL vil løbende følge kvaliteten af data og være i dialog med både institutioner/afdelinger og leverandører i bestræbelserne på at opretholde en høj datakvalitet. SITL arbejder med "bløde kvalitetskontroller", som løbende overvåges i Elevdatabasen. Disse kontroller vil ofte basere sig på data indberettet fra flere forskellige institutioner/afdelinger. Herved kan det fx sikres, at den samme elev ikke indberettes fejlagtigt fra flere institutioner/afdelinger. Disse kontroller vil løbende blive forfinet og tilpasset.