Indberetning af data

Det overordnede princip for indberetningerne til Elevdatabasen er, at data sendes fra de studieadministrative systemer, så snart nye eller ændrede data registreres på de enkelte skoler. Alle ændringer indberettes senest dagen efter registreringen.

Hvis du er i tvivl om hvordan din skole i praksis indberetter til Elevdatabasen skal du kontakte leverandøren for skolens studieadministrative system.

Fremtidige oplysninger

Som udgangspunkt skal historiske data om elever altid indberettes til Elevdatabasen. Historiske oplysninger om elever, der er registreret i systemet før skolen starter sin indberetning til Elevdatabasen, kan dog undtages fra indberetningen. 

Der er mulighed for at indberette fremtidig oplysninger om elever til Elevdatabasen (hændelser i fremtiden, fx i forbindelse med oprulning af elever). Dette er dog valgfrit. Hvis der fra det elevadministrative system sendes fremtidig oplysninger, så skal disse data holdes opdateret og indberettes på lige fod med øvrige data ved ændringer. Fx skal kommende skoleperioder for en elev, der forlader skolen, lukkes. Se eksempler på ændringer i i afsnittet Scenarier for indberetning - gym (version 2 af indberetningswebservice).

Systemer, der indberetter i henhold til de strammere regler i den hidtidige grænsefladebeskrivelse (version 1), kan fortsat vælge at gøre det. Grænsefladebeskrivelsen opdateres i løbet af 2023 for at afspejle disse ændringer.

Tidsfrist for indberetning af data

Alle leverandører skal kunne indberette data for elever på gymnasiale uddannelser til Elevdatabasen produktion pr. 1. marts 2023. Umiddelbart efter denne dato forventes det at skolerne indberetter til Elevdatabasen. 

Datakvalitet

Elevdatabasen sikrer at der kun kan indberettes elevdata på gyldige kombinationer af uddannelser og skoler. Indberetningen godtages heller ikke hvis skoleperioders slutdato er før startdatoen. Ved fejlindberetning returneres en beskrivende fejlbesked, som formodentligt kan føre til korrekte indberetninger. Hvis det ikke er tilfældet indeholder fejlbeskeden også et correlationID, som kan sendes til Elevdatabasens support-kanal, sammen med en beskrivelse af problemet. Det er skolernes eget ansvar at ændringer i elevers data indberettes, herunder start og afslutning af skoleperioder, fx skift af klassetrin. Elever har normalt kun en uafsluttet skoleperiode af gangen.

Anvendelse af indberettet data

Elevdatabasen er STILs nye grunddatasystem for data om elever i grundskolen og de gymnasiale uddannelser. Elevdatabasen vil på sigt afløse skolernes indberetning af elevdata til statistiske og administrative formål. En væsentlig begrundelse for at indføre Elevdatabasen er at sikre at datakvaliteten er høj og elevoplysningerne er aktuelle, til gavn for en række ministerielle og skolerettede systemer. Det er et vigtigt mål at sikre at skolerne kun skal indberette elevdata ét sted, som øvrige systemer kan bruge som datakilde.