Efterhånden som leverandørerne begynder at indberette data om elever vil STIL gennemgå og vurdere kvaliteten af disse. Herefter kan retningslinjerne blive revurderet.

Hvilke elever skal indberettes? 

Indberetningen af data til Elevdatabasen omfatter alle børn og unge, der er omfattet af undervisningspligten.

Lovgrundlag

Elever indberettes med den uddannelseskode, der følger af det lovgrundlag, der sætter rammerne for elevens uddannelse. Disse koder er udmeldt i Uddannelsesmodellen som CØSA-formål. Nedenfor er angivet uddannelseskoderne på grundskoleområdet med dertilhørende lovgrundlag. Links i tabellen henviser til den seneste bekendtgørelse for det enkelte område 19. dec. 2022. For senere ændringer og tilføjelser henvises til Retsinformation.

Indberetning af data

Det overordnede princip for indberetningerne til Elevdatabasen er, at data sendes fra de elevadministrative systemer, så snart data registreres ude på de enkelte skoler. Alle ændringer indberettes senest dagen efter registreringen. Fx ved nyt skoleår indberettes alle elever med nyt skoleår (skoleperiode) med en startdato, mens det forrige skoleår også indberettes med en afslutningsdato.

Fremtidige oplysninger

Som udgangspunkt skal historiske data om elever altid indberettes til Elevdatabasen. Historiske oplysninger om elever, der er registreret i systemet før skolen starter sin indberetning til Elevdatabasen, kan dog undtages fra indberetningen. 

...

Systemer, der indberetter i henhold til de strammere regler i den hidtidige grænsefladebeskrivelse (version 1), kan fortsat vælge at gøre det. Grænsefladebeskrivelsen opdateres i 2023 for at afspejle disse ændringer.

Tidsfrist for indberetning af data

Alle leverandører skal kunne indberette data for grundskoleelever til Elevdatabasen produktion pr. 1. august 2023. Umiddelbart efter denne dato igangsættes indberetning for skolerne. 

Datakvalitet

Elevdatabasen sikrer at der kun kan indberettes elevdata på gyldige kombinationer af uddannelser og skoler. Indberetningen godtages heller ikke hvis skoleperioders slutdato er før startdatoen. Ved fejlindberetning returneres en beskrivende fejlbesked, som formodentligt kan føre til korrekte indberetninger. Hvis det ikke er tilfældet indeholder fejlbeskeden også et correlationID, som kan sendes til Elevdatabasens support-kanal, sammen med en beskrivelse af problemet. Det er derimod skolernes eget ansvar at ændringer i elevers data indberettes, herunder start og afslutning af skoleperioder, fx skift af klassetrin. De fleste elever har kun en uafsluttet skoleperiode af gangen.

Anvendelse af indberettet data

Elevdatabasen er STILs nye grunddatasystem for data om elever i grundskolen og de gymnasiale uddannelser. Elevdatabasen vil på sigt afløse skolernes indberetning af elevdata til statistiske og administrative formål. En væsentlig begrundelse for at indføre Elevdatabasen er at sikre at datakvaliteten er høj og elevoplysningerne er aktuelle, til gavn for en række ministerielle og skolerettede systemer. Det er et vigtigt mål at sikre at skolerne kun skal indberette elevdata ét sted, som øvrige systemer kan bruge som datakilde.

Elever skal have gyldige personnumre

Elevdatabasen registrerer kun elever, der kan valideres i CPR-registret. Det vil sige personer der har et dansk personnummer, eller et administrativt personnummer. Et administrativt personnummer tildeles typisk udenlandske borgere, der bor i Danmark. Fiktive personnumre accepteres ikke. Læs eventuelt mere her: https://cpr.dk/cpr-nyt/nyhedsarkiv/2014/jun/administrative-personnumre