Hovedskoler og afdelinger

4.1 Hierarkisk struktur

Registeret har en hierarkisk opbygning, idet det er muligt for hver juridisk enhed (hoved-skole) at oprette en underordnet enhed (afdeling), jf. nedenstående.

Enhedsart = 0:

Enheden er enkelt opbygget, dvs. at den ikke har underordnede afdelinger. Enheden er både juridisk enhed såvel som fysisk uddannelsessted. Enheden er af-regningsenhed for økonomi og registreringsenhed for elevaktivitet.

Enhedsart = 1:

Enheden er en overordnet juridisk enhed (hovedskole) med underordne-de enheder. Enheden repræsenterer sig selv og underliggende afdelinger som juridisk enhed.
En enhed med underordnede enheder oprettes med to institutionsnumre i registeret. Et institutionsnummer for hovedskolen (juridisk enhed) og et nummer for afdelingen til-knyttet den juridiske enhed. Alle øvrige underenheder oprettes ligeledes som afdelinger tilknyttet den juridiske enhed. En hovedskole skal derfor mindst have to afdelinger. Al indberetning vedr. elevaktivitet registreres og indberettes på afdelingerne. Der er således ikke elevaktivitet på hovedskolen. Den juridiske enhed er afregningsenhed for økonomi.

Enhedsart = 2:

Enheden er en afdeling under en juridisk enhed (hovedskole)For alle enheder skal følgende forhold være opfyldt, jf. definitionen af variablen enhedsart senere i denne vejledning.
Bemærk i øvrigt.
Der må ikke være navnesammenfald mellem afdelinger knyttet til den samme hovedskole.
Afdelinger er registreringsenheder for elevaktivitet. Afdelinger er ikke afregningsenheder for økonomi. Al afregning er tilknyttet hovedskolen for afdelingen.
Hvis der ikke indberettes elevaktivitet på en afdeling, nedlægges denne.
En afdeling skal referere til en hovedskole.

Hvornår skal hierarkisk struktur anvendes?

For statslige, selvejende statslige eller selvejende private enheder (værdi 1, 4 og 5 i variablen ejerkode)

gælder det, at hvis det af en enheds vedtægter fremgår, at der er tilhørende afdelinger, skal denne eller disse enheder oprettes som afdeling(er). For folkeskoler, kommunale enheder og institutioner omfattet af aftalen om elevfordeling, jf. afsnit om oprettelse af afdelinger, har institutioner med kommunalt ejerforhold (værdi 2 i variablen ejerkode) pligt til at registrere alle deres afdelinger i Institutionsregisteret. Det for-udsættesforudsættes, at der er elevaktivitet (Danmarks Statistiks indsamlinger) tilknyttet afdelingen (til brug for indberetninger). Denne elevaktivitet skal registreres og indberettes på afdelingen. Endvidere gælder det, at hvis enheden har elevaktivitet på enheder beliggende i forskellige kommuner, skal enhederne oprettes som afdelinger. Herudover kan afdelinger blive oprettet i institutionsregistret, hvis de har elevaktivitet.
For enheder som ikke er selvejende

gælder det, at hvis enheden har elevaktivitet på enheder beliggende i forskellige kommuner, skal enhederne der oprettes som afdelinger. .

Bemærk i øvrigt

Der må ikke være navnesammenfald mellem afdelinger knyttet til den samme hovedskole.

Afdelinger er registreringsenheder for elevaktivitet. Afdelinger er ikke afregningsenheder for økonomi. Al afregning er tilknyttet hovedskolen for afdelingen.

Hvis der ikke indberettes elevaktivitet på en afdeling, nedlægges enheden.

Herudover kan afdelinger blive oprettet i Institutionsregisteret, hvis de har elevaktivitet.

Hvornår kan hierarkisk struktur anvendes?

I visse situationer kan der oprettes afdelinger, selvom dette ikke er et krav. Hierarkisk struktur kan anvendes, når undervisning foregår på flere adresser. Endvidere kan uddannelsesaktivitet indenfor flere uddannelsesområder defineret efter institutionstype 3 begrunde oprettelse af afdelinger. Selvom undervisning foregår på flere adresser eller indenfor flere uddannelsesområder, er oprettelse af afdelinger ikke et krav, med mindre undervisning foregår i flere kommuner eller afdelinger er specificeret i den selvejende institution. For folkeskoler, kommunale enheder og institutioner omfattet af aftalen om elevfordeling er dette dog ikke gældende jf. afsnittet ovenfor "Hvornår skal hierarkisk struktur anvendes?"En afdeling skal referere til en hovedskole.

4.2 Enhedsart

Variablen enhedsart angiver, om enheden er en hovedskole, afdeling eller en enhed uden underliggende enheder.
Variablen enhedsart fungerer i et samspil med variablen hovedskole/institution, hvor der refereres til den overordnede hovedskole (juridiske enhed). Nedenfor følger definitioner af ovenstående begreber.

En enhed med elevaktivitet kan optages i Institutionsregisteret, hvis enheden har ud-dannelse uddannelse som primære formål og uddannelserne er godkendt til at modtage tilskud eller er SU-, SVU- eller VU-berettiget.

4.3 Hovedskole/afdeling

Denne variabel skal ikke udfyldes, da den kodes automatisk, så den følger inddelingen fra variablen enhedsart.

4.4 Hovedskole/institution

Denne variabel udfyldes kun for afdelinger.
Variablen angiver det sekscifrede institutionsnummer, som afdelingen er underlagt (hovedskole/juridisk enhed).