Generelt om Institutionsregisteret

Institutioner omfattet af institutionsregisteret

For enheder med elever gælder det, at en enhed kan blive oprettet i Institutionsregisteret, hvis enheden har uddannelse som det primære formål og uddannelsen er godkendt til at modtage offentligt tilskud eller er SU-, SVU- eller VEU-berettiget. Der skal indberettes elevaktivitet på afdelinger og enheder uden afdelinger.

Der skelnes i Institutionsregisteret mellem forskellige typer enheder: hovedskoler (enhedsart = 0 eller enhedsart = 1) og afdelinger (enhedsart = 2). I brugerhåndbogen benævnes disse en som hovedskoler, afdelinger eller enheder (både hovedskoler og afdelinger). En afdeling er knyttet til en hovedskole (juridisk enhed), og er et sted, hvor der indberettes elevaktivitet. En afdeling kan derfor have en anden adresse end adressen for hovedskolen, men vil altid være tilknyttet hovedskolen. En hovedskole kan have flere afdelinger, hvor der udbydes forskellig undervisning. Se afsnit "4.1. Hierarkisk Struktur" for beskrivelse af de forskellige enhedsarter.

Institutioner som ikke er omfattet af institutionsregisteret

Enheder oprettes ikke i Institutionsregisteret, hvis formålet med oprettelsen er at indgå i rabatordninger, låneordninger eller lignende arrangementer. Institutioner oprettes heller ikke for at fremvise uddannelser. Enheder, der i Institutionsregisteret er klassificeret som enheder med elever, nedlægges, hvis der ikke indberettes elevaktivitet. Endvidere er virksomhedsforlagt undervisning, praktik, driftsoverenskomst eller privatfinansieret kursusvirksomhed ikke tilstrækkeligt grundlag for oprettelse af en enhed i Institutionsregisteret. 

Oprettelse af institutioner

STYRELSEN FOR IT OG LÆRING varetager opgaven med at tildele de enkelte enheder institutionsnumre og dermed oprette dem i Institutionsregisteret. Enhederne oprettes på baggrund af konkrete henvendelser fra enten Undervisningsministeriet eller de kommuner/– regioner, der administrerer de enkelte enheder. For institutioner underlagt et andet ressort end Undervisningsministeriet oprettes institutionerne på baggrund af henvendelser fra de relevante ressortministerier.
Statslige, selvejende statslige eller selvejende private enheder (værdi 1, 4 og 5 i variablen ejerkode) oprettes alle kun, hvis oprettelsen er sket i henhold til enhedens vedtægter, og hvis denne er indberettet til Undervisningsministeriet. Når Undervisningsministeriet har modtaget henvendelsen, tager de kontakt til STYRELSEN FOR IT OG LÆRING, som så opretter enheden.
Kommunale, regionale, selvejende kommunale eller selvejende regionale enheder (værdi 2, 6, 7 og 8 i variablen ejerkode) oprettes alle på baggrund af henvendelser fra kommunen/regionen til STYRELSEN FOR IT OG LÆRING.
Hvis en enhed ønsker at blive oprettet, skal institutionen enten kontakte Undervisningsministeriet eller den administrerende kommune/region, som derefter kontakter STYRELSEN FOR IT OG LÆRING.
Enheder kan oprettes foreløbigt, indtil institutionen er endeligt godkendt af Undervisningsministeriet. Enheden får tildelt et midlertidigt institutionsnummer, som dog kun skal bruges i begrænset omfang, da enheden endnu ikke er endeligt godkendt. Enheden får endvidere koden ”9” i tællingsrelation.
Når enheden er godkendt til oprettelse, tildeles den et sekscifret institutionsnummer. Institutionsnummeret tildeles den nye enhed efter en gennemgang af allerede benyttede institutionsnumre (både aktive og nedlagte), idet nedlagte enheder bibeholdes i registeret af hensyn til historikken.
Det er vigtigt at pointere, at institutionsnummeret ikke er informationsbærende, men tildeles automatisk i fortløbende nummerserie.

Rettelser til institutionsoplysninger

Rettelser til enhedernes oplysninger sendes løbende til STYRELSEN FOR IT OG LÆRING, og rettelserne kan for kommunale, regionale, selvejende kommunale eller selvejende regionale (værdi 2, 6, 7 og 8 i variablen ejerkode) alle rettes uden videre godkendelse.
For statslige, selvejende statslige eller selvejende private enheder (værdi 1, 4 og 5 i variablen ejerkode) skal rettelser af institutionsnavn og alle adresseoplysninger altid være i overensstemmelse med enhedens vedtægter. STYRELSEN FOR IT OG LÆRING videresender derfor ovennævnte enheders ønsker til rettelser til godkendelse i Styrelsen for Undervisning og Kvalitet, Økonomisk-Administrativt Center. De videregående uddannelser hører nu under Uddannelses- og Forskningsministeriet. Herudover er enheden forpligtet til at sikre, at ændringer i navnet på enhedens leder, adresseoplysninger, CVR-nummer, P-nummer, samt e-mail, telefonnummer og web-adresse er opdateret. Dette sker ved at orientere UVM (mail: stuk@stukuvm.dk) og STYRELSEN FOR IT OG LÆRING (se vejledningen: Indmeld ændringer til STILs support) om ændringen.
De relevante kontaktpersoner i Undervisningsministeriet for de enkelte områder er vist nedenfor i forhold til variablen institutionstype 3. Uddybende kontaktoplysninger på kontaktpersonerne, findes bagerst i denne vejledning.
Vibeke B. Knudsen, Tannie Maria Andersen, Ingegrete Funder 1013 Friskoler og private grundskoler 1015 Specialskoler for børn 1016 Dagbehandlingstilbud og behandlingshjem 1062 Private gymnasier og Hf-kurser
Wanpen Christiansen: 1010 Efterskoler med særligt tilbud
1011 Efterskoler 1022 Folkehøjskoler 1023 Frie fagskoler
Kirsten Nielsen 1061 Gymnasier og Hf-kurser 1063 Studenterkurser
Kirsten Nielsen: 1053 Voksenuddannelsescentre
Gilda Daugaard: 1025 Produktionsskoler
Nicolai Ebsen, Uddannelses- og Forskningsministeriet 1085 Professionshøjskoler 1121 Centre for Videregående Uddannelser (CVU) 1122 Enkeltstående MVU-institutioner 1131 Universiteter 2022 Centre for undervisningsmidler
Kristian L. Ziegler: 1071 Erhvervsskoler
Sylvana Romero Kjeldsen: 1072 Private udbydere af AMU og EUD
Henriette Nielsen
1026 Særlig tilrettelagt ungdomsuddannelse 2023 Studievalgscentre
Skal ikke tjekkes med UVM: 1021 Daghøjskoler
Øvrige henvendelser rettes til Jørgen Nielsen.
Rettelser foretages af de relevante kontaktpersoner i Undervisningsministeriet, men skulle kontaktpersonen med retterettighederne ikke være til stede, og rettelsen har stor vigtighed, kan STYRELSEN FOR IT OG LÆRING kontaktes af en anden af brugerne og rettelsen udføres herfra.

Nedlæggelse af institutioner

Enheder må ikke nedlægges, hvis der indberettes elevaktivitet på enheden.
For statslige, selvejende statslige eller selvejende private enheder (værdi 1, 4 og 5 i variablen ejerkode) skal nedlæggelser godkendes i Undervisningsministeriet og være i overensstemmelse med enhedens vedtægter.
For de øvrige enheder nedlægges institutionen efter henvendelse fra enten enheden selv eller den administrerende kommune/region

Oprettelse af afdelinger

For statslige, selvejende statslige eller selvejende private enheder (værdi 1, 4 og 5 i variablen ejerkode) skal oprettelser af afdelinger godkendes i Undervisningsministeriet.

Særligt for folkeskoler

Skoler med såkaldt afdelingsstruktur er skoler med undervisning på forskellige, geografisk adskilte matrikler. En afdeling under en skole forstås som enhed, hvori der foregår undervisning i mere end blot et enkelt eller et par fag, og som er beliggende således, at der er en klar geografisk afstand til andre undervisningssteder ved skolen.  En afdeling kan dermed godt bestå af flere matrikler, såfremt disse ligger geografisk samlet. En svømme- eller idrætshal, der ligger afsondret fra øvrige undervisningssteder, anses således ikke som et særskilt undervisningssted. En geografisk samlet skole kan ikke opdeles i afdelinger.

Definitionen følger af forarbejdet til folkeskoleloven, lovforslag 'L 60 Forslag til lov om ændring af lov om folkeskolen, lov om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v., lov om institutioner for erhvervsrettet uddannelse og forskellige andre love.'

Særligt for institutioner omfattet af aftalen om elevfordeling

For institutioner omfattet af aftalen om elevfordeling forstås en afdeling som en geografisk lokation, hvor institutionen har tilskudsudløsende uddannelses- eller undervisningsaktiviteter. En sådan afdeling er geografisk placeret på en eller flere matrikler, der kan identificeres som én fysisk undervisningshelhed, dvs. en lokation og dertilhørende bygninger mv., som er nødvendige for at gennemføre undervisningen. Dertilhørende bygninger mv. dækker fx over lejede lokaler, hvor dele af enhedens undervisningsaktivitet gennemføres. En afdeling har én hovedadresse, der udgøres af den adresse, der fremgår af Institutionsregisteret.

Definitionen på afdelinger for disse institutioner følger af bemærkningerne til ’Lov om ændring af lov om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v., lov om institutioner for erhvervsrettet uddannelse, lov om private institutioner for gymnasiale uddannelser og lov om de gymnasiale uddannelser (Kapacitetsfastsættelse og elevfordeling på de gymnasiale ungdomsuddannelser)’, afsnit 3.1.2.4. Institutioner og afdelinger.

Hierarkisk struktur

For alle enheder skal følgende forhold være opfyldt, jf. definitionen af variablen enhedsart senere i denne vejledning.
Bemærk i øvrigt.
Der må ikke være navnesammenfald mellem afdelinger knyttet til den samme hovedskole.
Afdelinger er registreringsenheder for elevaktivitet. Afdelinger er ikke afregningsenheder for økonomi. Al afregning er tilknyttet hovedskolen for afdelingen.
Hvis der ikke indberettes elevaktivitet på en afdeling, nedlægges denne.
En afdeling skal referere til en hovedskole.

Hvornår skal hierarkisk struktur anvendes?

For statslige, selvejende statslige eller selvejende private enheder (værdi 1, 4 og 5 i variablen ejerkode) gælder det, at hvis det af en enheds vedtægter fremgår, at der er tilhørende afdelinger, skal denne eller disse enheder oprettes som afdeling(er). For folkeskoler, kommunale enheder og institutioner omfattet af aftalen om elevfordeling, jf. afsnit om oprettelse af afdelinger, har institutioner med kommunalt ejerforhold (værdi 2 i variablen ejerkode) pligt til at registrere alle deres afdelinger i Institutionsregisteret. Det forudsættes, at der er elevaktivitet (Danmarks Statistiks indsamlinger) tilknyttet afdelingen. Denne elevaktivitet skal registreres og indberettes på afdelingen. Endvidere gælder det, at hvis enheden har elevaktivitet på enheder beliggende i forskellige kommuner, skal enhederne oprettes som afdelinger.
For enheder som ikke er selvejende gælder det, at hvis enheden har elevaktivitet på enheder beliggende i forskellige kommuner, skal der oprettes afdelinger. Herudover kan afdelinger blive oprettet i Institutionsregisteret, hvis de har elevaktivitet.

Hvornår kan hierarkisk struktur anvendes?

I visse situationer kan der oprettes afdelinger, selvom dette ikke er et krav. Hierarkisk struktur kan anvendes, når undervisning foregår på flere adresser. Endvidere kan uddannelsesaktivitet indenfor flere uddannelsesområder defineret efter institutionstype 3 begrunde oprettelse af afdelinger. Selvom undervisning foregår på flere adresser eller indenfor flere uddannelsesområder, er oprettelse af afdelinger ikke et krav, med mindre undervisning foregår i flere kommuner eller afdelinger er specificeret i den selvejende institution. For folkeskoler, kommunale enheder og institutioner omfattet af aftalen om elevfordeling er dette dog ikke gældende jf. afsnittet ovenfor "Hvornår skal hierarkisk struktur anvendes?".

Nedlæggelse af afdelinger

For statslige, selvejende statslige eller selvejende private enheder (værdi 1, 4 og 5 i variablen ejerkode) skal nedlæggelser af afdelinger godkendes i Undervisningsministeriet.
For alle øvrige enheder nedlægges afdelinger efter henvendelser fra kommunen/regionen.
Der kan dog ikke være elevaktivitet tilknyttet en afdeling, der nedlægges.

Sammenlægning og fusioner blandt institutioner

Når to eller flere enheder enten fusioneres eller sammenlægges, er der flere mulige scenarier. Vedr. fusioner er der nedenfor skitseret de tre mulige scenarier:

1. To eller flere ”enkle” enheder (enhedsart = 0) fusionerer

Der oprettes en ny juridisk enhed (enhedsart = 1) - en hovedskole - som oprettes med de samme oplysninger som den af "enkle" enheder, der varetager administrationen for den nye fusionerede enhed. De gamle enheder bevarer deres oprindelige institutionsnumre og ændres til afdelinger (enhedsart = 2). Disse tilknyttes herefter den nye hovedskole som afdelinger. 

2. En eller flere ”enkle” enheder fusionerer med en enhed med afdelinger

Her er hovedreglen, at de ”enkle” enheder ændres til afdelinger (enhedsart = 2). Den juridiske enhed – hovedskolen – findes i forvejen og får de gamle enheder tilknyttet som afdelinger.

3. To eller flere juridiske enheder (hovedskoler) med afdelinger fusioneres

To eller flere enheder med afdelinger (enhedsart = 1) kan fusionere ved at bevare den ene juridiske enhed og lade alle afdelinger pege på denne som den nye juridiske enhed. Den overflødige juridiske enhed nedlægges og får tilføjet en flyttekode, der peger på den nye juridiske enhed.

Vedr. sammenlægninger er der to mulige scenarier, der er skitseret nedenfor:

1. To eller flere enheder sammenlægges i en af de eksisterende enheder

To eller flere ”enkle” enheder sammenlægges til én enhed, svarende til en af de oprindelige enheder. De øvrige enheder nedlægges, og tilføjes flyttekode der peger til den sammenlagte enhed.

2. To eller flere enheder sammenlægges i en ny enhed

To eller flere ”enkle” enheder sammenlægges til en ny enhed (en enhed på en ny adresse). De oprindelige enheder nedlægges, og tilføjes en flyttekode, der peger på den nye enhed.
Alle oprettelser af fusioner og sammenlægninger foregår i overensstemmelse med de retningslinjer, der er stillet op i forhold til oprettelser af enheder.

Deling af institutioner

Der er flere mulige scenarier i forbindelse med deling af institutioner, heri blandt:

1. En ’enkel’ enhed opdeles i flere enheder uden afdelinger

Enhedens institutionsnummer videreføres til en af de fortsættende institutioner, mens nye institutionskoder oprettes for resten af institutionerne.

2. En juridisk enhed med afdelinger opdeles og flere hierarkiske institutioner opstår

Den juridiske enheds institutionsnummer videreføres til en af de fortsættende institutioner, mens nye institutionsnumre oprettes for de nye juridiske enheder. I det omfang det er nødvendigt, oprettes afdelinger, der peger på de juridiske enheder. Ellers fortsætter afdelingernes institutionsnumre med at have status af afdelinger, men pegende på de juridiske enheder, der passer til den nye situation.

Konsekvenser af ændringer i Institutionsregisteret

Ændringer i oplysningerne kan medføre ændringer i alle de systemer, som anvender data fra Institutionsregisteret. Særligt oprettelse, nedlæggelse og ændringer af tællingsrelation, ejerforhold, institutionstype, enhedsart og tilhørsforhold mellem afdelinger og hovedskoler har konsekvenser i forbindelse med brugen af oplysninger fra Institutionsregisteret.