Alle institutioner der benytter Optagelse.dk skal have mindst én Optagelse.dk brugeradministrator.

En Optagelse.dk brugeradministrators primære funktion er at vedligeholde hvilke kolleger der har adgang til Optagelse.dk samt styre hvilke rettigheder hver medarbejder har. Brugeradministrator tildeler også adgang til diverse eksterne systemer der skal kunne synkroniserer data med Optagelse.dk

Det anbefales at have flere brugeradministratorer på enhver institution i tilfælde af skift at medarbejder signatur og længereværende fravær.