Om videresend funktionen

Optagelse.dk understøtter i dag en teknisk videresendelse af ansøgninger.
Det er et krav, at alle videresendte ansøgninger benytter denne funktion i Optagelse.dk. Grunden til dette er, at afsluttende standpunktskarakterer, afsluttende UPV samt eksamensresultater mv. i juni skal eftersendes til den institution, som eleven forventes at starte på efter sommerferien. Ved at have benyttet videresend i Optagelse.dk flyder disse informationer automatisk til rette institution. 

Vejledningen er primært rettet til administrative medarbejdere på gymnasier, erhvervsskoler og 10. klasser med adgang til Optagelse.dk, der skal sende en eller flere ansøgninger videre.
Denne metoder benyttes også efter, regionernes fordelingsudvalg har været igennem deres process med fordeling af ansøgere til de gymnasiale uddannelser.
De kommunale ungeindsatser kan ikke benytte videresend. De benytter derimod omvalgs funktionen.
Man kan ikke videresende imellem afdelinger af samme institution.

Webinar om Videresend

Onsdag d 1. april 2020 blev der afholdt et webinar omkring videresend funktionen. Du kan finde en optagelse af det webinar på denne side, hvis du ikke kunne deltage, eller hvis der er noget, du gerne vil se igen.


Der er to hovedtyper af videresend

  • Videresend én ansøgning.
  • Videresend flere ansøgninger på en gang, samt videresend en ansøgning modtaget fra en uden-for-skole ansøger.


Knappen Videresend findes på ansøgningsoversigten i Optagelse.dk.


Hvordan videresendes en eller flere ansøgninger?

Marker den eller de ansøgninger, du vil videresende, i tjekboksene til venstre, klik derefter på knappen Videresend.
Vælger du at videresende ansøgninger, der er slettet eller allerede videresendt, får du en advarsel om, at du ikke kan videresende dem.
Vælger du en ansøgning, der er slettet/videresendt og andre ansøgninger, der ikke er. Får du ingen advarsel, men det er kun den/de ansøgninger, du faktisk kan videresende, du arbejder videre med.


Videresend én ansøgning

Videresender du én ansøgning af gangen startes følgende forløb.

Her vil du kunne vælge én af tre muligheder. De tre muligheder er:

  • Et af ansøgerens andre uddannelsesønsker - Her kan du sende ansøgningen direkte videre til en af ansøgerens andre prioriteter, dog med det forbehold at har ansøgeren kun ét ønske, er denne mulighed slået fra.
  • Anden institution med samme udbudstype - Her kan du sende til andre institutioner med samme udbudstype, som ansøgningen er ved nu. Er ansøgningen for eksempel modtaget som et 10. klasses ønske, kan du med dette valg sende den videre til enhver anden 10. klasse (uanset 10. klasses type)
  • Den kommunale ungeindsats - Ligger det nye ønske både uden for ansøgerens prioriteringsliste og den udbudstype ansøgningen er ved nu, kan du altid sende ansøgningen til ansøgers lokale kommunale ungeindsats (KUI), som så vil kunne foretage et omvalg sammen med ansøgeren.

Hver mulighed er beskrevet i detaljer herunder.

Et af ansøgerens andre uddannelsesønsker

Når du vælger andre uddannelsesønsker, kommer nedenstående frem, der viser ansøgers prioriteringsliste.
På listen vil den institution, der har ansøgningen lige nu (din institution), være inaktiv, da du ikke kan videresende til dig selv.

Vælg den uddannelse, som ansøgningen skal sendes til og klik på Næste.
Vær opmærksom på at, er et af ønskerne Andet/Meddelelser om andre aktiviteter, vil dette ønske også være inaktivt. Skal ansøgningen sendes til Andet/Meddelelser om andre aktiviteter, skal du gå et trin tilbage med knappen Tilbage og vælge Send til den kommunale ungeindsats i stedet.

På næste trin vises et resumé af hvilke ansøgere, du er ved at afsende og hvortil. Derudover skal du angive en årsag til at ansøgningen videresendes. Årsagerne er følgende:

  • Ikke bestået optagelsesprøve - Kan ansøger ikke optages på baggrund af optagelsesprøveresultat sendes ansøgning videre med denne begrundelse
  • Anden institution ønsket - Ønske ansøgeren samme uddannesestype blot på en anden institution, skal du vælge denne årsag
  • Gymnasium ønsket - Ønsker ansøgeren gymnasium, vælger du denne årsag
  • Hf ønsket - Ønsker ansøger hf, vælger du denne årsag
  • Eud ønsket - Ønsker ansøger eud, vælger du denne årsag
  • 10. klasse ønsket - Ønsker ansøger 10. klasse, vælger du denne årsag
  • Andre aktiviteter ønsket - Ønsker ansøger meddelelse om andre aktiviteter, vælger du denne årsag
  • Fordelingsudvalg - Skal ansøgningen videresendes pga. fordelingsudvalgets afgørelse, vælger du denne årsag
  • Anden årsag - Er der ingen af ovenstående årsager, der passer til, hvorfor ansøgningen skal videresendes, kan du vælge denne årsag. Da der ikke er noget felt, hvor du kan skrive årsagen, er det en god idé at tage fat i den institution, du videresender til, så de ved, hvorfor ansøgningen bliver videresendt til dem.

Når der er valgt en årsag, klikker du på Send og derved sendes ansøgningen videre med det samme. 


Anden institution med samme udbudstype

Når du videresender til en institution af samme type som din, skal du blot skrive et søgeord i feltet. Du kan søge på både institutionsnavn eller institutionsnummer.
Når den ønskede institution er dukket op under søgefeltet, markerer du den og klikker på Næste. Derefter vælger du årsag som beskrevet ved videresendelsestypen Et af ansøgerens andre uddannelsesønsker, herefter videresendes ansøgningen.

Dukker den rette institution ikke op, kan det enten være fordi, den institution, du søger, ikke udbyder den type ansøgningen har, eller at institutionen ikke har et aktivt udbud, der kan søges. 
Der findes 4 typer, der kan sendes imellem, men det skal være fra samme type til samme type, typerne er:

  • Gymnasiale uddannelser (stx, hhx, htx, pre-IB, 2 årig stx)
  • Erhvervsuddannelser (EUD, EUX)
  • Hf
  • 10. klasse


Den kommunale ungeindsats

Hvis ansøgningen skal videresendes til den kommunale ungeindsats i ansøgerens hjemkommune, skal du vælge denne funktion. Ansøgers hjemkommune afgøres ud fra den kommune, ansøger har i sin adresse i ansøgningen.

Videresend flere ansøgninger

Videresender du flere ansøgninger på én gang, kan du kun vælge videresend til Anden institution med samme udbudstype.

Når du klikker Næste, kommer du videre til fritekstsøgningen, der skal du blot skrive søgeord i feltet. Du kan søge på både institutionsnavn eller institutionsnummer.
Der findes 4 typer, der kan sendes imellem:

  • Gymnasiale uddannelser (stx, hhx, htx, pre-IB, 2 årig stx)
  • Erhvervsuddannelser (EUD, EUX)
  • Hf
  • 10. klasse

Når den ønskede institution er dukket op under søgefeltet, markerer du den og klikker på Næste,

På næste trin vises et resumé af hvilke ansøgere, du er ved at afsende og hvortil. Derudover skal du angive en årsag til at ansøgningerne videresendes. 

Når årsagen er valgt, klikker du på Send, og herved videresendes alle de markerede ansøgninger.

Videresend en ansøgning modtaget fra en uden-for-skole ansøger

Uden-for-skole ansøgninger kan ikke sendes til omvalg ved KUI eller til andre prioriteter på deres liste. De kan kun videresendes til institutioner med samme udbudstype som det ønskede.

Processen er ellers den samme som ved videresend flere ansøgninger. 

Hvordan modtages videresendte ansøgninger?

Når en institution modtager en videresendt ansøgning, vises den på ansøgningsoversigten som alle andre uafhentede ansøgninger.

  • NB: Det sendes ikke en email-notifikation fra Optagelse.dk om nyankomne videresendte ansøgninger.

Der er flere steder på oversigten, hvor det vises, at ansøgningen er en videresendt ansøgning. Status vil være Modtaget fra en anden institution.

Hvis du ønsker kun at se de ansøgninger, du har modtaget fra andre institutioner, kan du sætte flueben i feltet Vis kun ansøgninger modtaget fra en anden institution.

Hvis din institution er en hovedorganisation, skal du være opmærksom på, at ansøgninger modtaget fra andre institutioner kan være sendt til institutioner, som hører under din institution. Hvis du vil være sikker, kan du i feltet Institution vælge dine underinstitutioner og se hvilke ansøgninger, der er sendt til dem. Figurerer en ansøgning kun på listen for din hovedinstitution, er den sendt til denne.

Når en videresendt ansøgning modtages på en underinstitution, vil den også altid kunne ses på hovedinstitutionen, men modtages den på hovedinstitution, kan den kun ses der.



Hvad ser ansøgeren under processen?

Ansøgeren kan ikke selv se, hvem der aktuelt behandler ansøgningen.
Det er op til modtagende institution at orientere ansøger om en eventuel videresendelse. 



Ansøgerens skole og den kommunale ungeindsats kan se, hvem der behandler ansøgningen. 

Status over videresendte ansøgninger

Knappen Se sendte ansøgninger giver et overblik over de ansøgninger, du eller andre på din institution har videresendt til en anden institution.

Hvis du har sendt en ansøgning til en forkert institution, kan institutionen sende ansøgningen tilbage til dig eller eventuelt blot sende ansøgningen videre til den korrekte institution.