Videresend funktionen er pt. slået fra

Optagelse.dk har i øjeblikket deaktiveret videresend funktionen grundet en funktionsombygning der ikke vil være på færdig inden skolerne begynder at modtage ansøgninger.
Vi forventer at den forbedrede videresend funktion bliver aktiveret i løbet af marts eller april måned.
(8. januar 2020)


Om videresend funktionen

Med ansøgningsrunden til skoleåret 2019/2020 har Optagelse.dk introduceret en teknisk understøttelse af videresende af ansøgninger inde i Optagelse.dk.
Det er et krav, at alle videresendte ansøgninger benytter denne funktion i Optagelse.dk, Da afsluttende standpunktskarakterer, afsluttende UPV samt eksamensresultater mv. i juni skal eftersendes til den institution, som eleven forventes at starte på efter sommerferien

Vejledningen henvender sig til: primært til administrative medarbejdere på gymnasier med adgang til Optagelse.dk, der skal sende ansøgninger videre, efter regionernes fordelingsudvalg har været igennem deres process med fordeling af ansøgere.
Videresend funktionen er ikke begrænset til gymnasiale ansøgere. Alle institutioner, som modtager ansøgninger til en ungdomsuddannelse, kan sende disse videre til den relevante institution, herunder også til UU i elevens hjemkommune.

  • NB: Det er ikke muligt at videresende imellem underinstitutioner under samme hovedinstitution.
  • NB: Vær særligt opmærksom på, at ansøgninger der videresendes ikke skifter type. Har et gymnasium modtaget en ansøgning og for eksempel sender ansøgningen videre til en 10. klasse, vil 10. klassen modtage ansøgningen som en gymnasial ansøgning med de udfordringer, dette giver. Skal ansøgningen videresendes til en anden type uddannelse, anbefaler vi, at ansøgningen i stedet sendes til ansøgers lokale UU-center, så de kan foretage et omvalg for ansøgeren. Med et omvalg skifter ansøgningen type, dermed vil modtagende institution modtage ansøgningen korrekt. Læs mere om Foretag omvalg her


Videresend knappen findes på ansøgningsoversigten i Optagelse.dk.


Hvordan videresendes en ansøgning?

Marker den eller de elever, der skal videresendes til samme institution, i tjekboksene til venstre, klik derefter på knappen Videresend.

I den følgende pop-op vises informationer om ansøgningerne, der ønskes videresendt.
De ansøgninger, der ikke kan videresendes, vises også sammen med en årsag. Videresendelse blokeres typisk kun, hvis ansøgningen allerede er afsendt.

I samme pop-op vælger du den institution, du ønsker at sende de valgte ansøgninger til.
Du kan filtrere og søge på navn eller institutionsnummer. Hvis du vil filtrere, vælger du blot Kategori og Type, hvorefter du klikker på Søg uden at skrive noget i fritekstfeltet.
Vælg en institution fra søgeresultatet – også hvis der kun er et resultat.

Hvis du tekstsøger, kan du vælge, om du vil filtrere før søgning.


Når modtagende institution er fundet markeres denne med et klik og derefter klikker du på Send.



Når du har klikket på Send, vender du tilbage til oversigten. De videresendte ansøgere skifter status til 'Sendt til en anden institution'.
Ansøgningen er nu videresendt og klar til afhentning hos den institution, du valgte.



Hvordan modtages videresendte ansøgninger?

Når en institution modtager en videresendt ansøgning, vises den på ansøgningsoversigten som alle andre uafhentede ansøgninger.

  • NB: Det sendes ikke en email-notifikation fra Optagelse.dk om nyankomne videresendte ansøgninger.

Der er flere steder på oversigten, hvor det vises, at ansøgningen er en videresendt ansøgning. Status vil være 'Modtaget fra en anden institution'.

Hvis du ønsker kun at se de ansøgninger, du har modtaget fra andre institutioner, kan du sætte flueben i feltet Vis kun ansøgninger modtaget fra en anden institution.

Hvis din institution er en hovedorganisation, skal du være opmærksom på, at ansøgninger modtaget fra andre institutioner kan være sendt til institutioner, som hører under din institution. Hvis du vil være sikker, kan du i feltet Institution vælge dine underinstitutioner og se, hvilke ansøgninger, der er sendt til dem. Figurerer en ansøgning kun på listen for din hovedinstitution, er den sendt til denne.

Når en videresendt ansøgning modtages på en underinstitution, vil den også altid kunne ses på hovedinstitutionen, men modtages den på hovedinstitution, kan den kun ses der.


Videresendte ansøgninger ender altid som den type (Erhverv, Gymnasial eller 10. klasse), ansøgningen er videresendt fra. 

Hvad ser ansøgeren under processen?

Ansøgeren kan ikke selv se, hvem der aktuelt behandler ansøgningen.
Det er op til modtagende institution at orientere ansøger om en evt. videresendelse.



Ansøgerens skole og UU kan se, hvem der behandler ansøgningen. 

Status over videresendte ansøgninger

Knappen Se sendte ansøgninger giver et overblik over de ansøgninger, du eller andre på din institution har afsendt til en anden institution.

Hvis du har sendt en ansøgning til en forkert institution, kan institutionen sende ansøgningen tilbage til dig eller evt. blot sende videre til den korrekte institution.





. Det er op til modtagende institution at orientere ansøger om en evt. videresendelse.